Executive Assistant

Job description

Rôle En tant qu’ Exécutive Assistant , vous avez la charge de la gestion d’agendas complexes, de trois Managing Directors et leurs équipes. Vous travaillerez en binôme avec deux autres assistant(e)s et assurez le bon fonctionnement du service et les différentes tâches administratives liées aux équipes. Vous devez orchestrer leurs rendez-vous et déplacements professionnels en prenant en compte les différents fuseaux horaires, où votre maîtrise de l’anglais sera un atout clé. Autonome dans l’organisation de voyages, vous supervisez chaque détail, de la réservation des billets d’avions et des hôtels, à l’organisation des transports. Vous êtes également responsable de la préparation logistique des réunions afin d’en garantir le bon déroulement, et gérez les notes de frais et la facturation. Profil Ayant témoigné d’ au moins 15 ans d’expérience en tant qu’Assistant(e) de Direction, vous êtes rigoureux(se) , organisé(e) et proactif(ve). Vous vous épanouissez dans un environnement dynamique où tout évolue rapidement. Avec des collaborateurs influents, vous faites preuve d’une aisance relationnelle et d’un excellent niveau de discours, tout en montrant une grande flexibilité face aux changements de dernière minute. La nature stratégique des dossiers traités nécessite un sens aigu de la confidentialité , que vous maîtrisez avec professionnalisme. Travaillant avec des équipes internationales, vous êtes parfaitement bilingue en anglais et à l’aise dans des environnements multiculturels. En contact permanent avec les deux autres assistantes, vous appréciez le travail en équipe notamment pour la coordination des rendez-vous et voyages en commun. Vous maitrisez Outlook, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et vous avez une aptitude à apprendre de nouveaux outils et systèmes. Une bonne communication et un bon esprit d’équipe sont essentiels pour réussir à ce poste où vous devez constamment vous challenger avec des Dirigeants aux attentes et personnalités différentes. Vous êtes flexible au niveau des horaires .