Executive Assistant

Job description

Daikin France est une filiale de Daikin Europe N.V, elle-même filiale de Daikin Industries LTD. , créée en 1924 au Japon. Présent partout dans le monde, le groupe commercialise des systèmes de climatisation et de chauffage ultra performants pour tous les secteurs d’activités (résidentiel, commercial et industriel). L’innovation, la qualité des processus de fabrication et des services offerts à ses réseaux de distribution jusqu'aux utilisateurs, font de Daikin la Marque de référence des solutions de chauffage et de climatisation. En France, Daikin emploie près de 650 collaborateurs. Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons un(e) Executive Assistant / Assistant(e) du Président , véritable relais de confiance auprès de la Direction Générale et interlocuteur(trice) privilégié(e) des expatriés japonais et des visiteurs internationaux. Descriptif de poste Rattaché(e) au Président de Daikin France, l'Executive Assistant occupe un rôle central dans l'organisation et le bon fonctionnement des activités de la Direction Générale. Véritable partenaire de confiance , il/elle assure la gestion quotidienne des activités du Président, accompagne les expatriés japonais tout au long de leur parcours en France et contribue au rayonnement de l'entreprise à travers diverses missions de communication interne et d'organisation. Ce poste requiert un très haut niveau de confidentialité , de discrétion et de professionnalisme ainsi qu'une parfaite compréhension des environnements interculturels franco-japonais. Missions Principales Les 5 principales missions pour le poste sont les suivantes : 1.Assistance du Président Assurer la gestion et le suivi des dossiers confidentiels. Préparer les supports, présentations et documents nécessaires aux réunions de direction Rédiger, préparer et coordonner les communications internes du Président et de la Direction Générale (messages aux collaborateurs, notes d'information, annonces internes, supports de communication, etc.). Coordonner les réunions stratégiques en lien avec l'agenda complexe du Président Organiser les déplacements nationaux et internationaux. Coordonner les échanges avec les différentes directions internes et interlocuteurs externes. Contribuer à l'analyse et au suivi de données ou indicateurs nécessaires aux activités de la Direction. 2.Accompagnement des expatriés japonais Accompagner les expatriés japonais lors de leur arrivée en France et ce, jusqu'à leur départ. Assurer le suivi des démarches administratives : visas, titres de séjour, renouvellements, échange de permis de conduire, télépéage, abonnements divers.... Accompagner les expatriés et leur famille dans leurs démarches d'installation en France : recherche de logement, signature des baux, états des lieux, souscription des contrats et assurances, ouverture de compte bancaires.... Faciliter leur intégration au sein de l'entreprise et dans leur environnement local. Assurer la liaison avec les organismes institutionnels japonais en France (Ambassade du Japon, Chambre de Commerce Japonaise, associations japonaises)... 3.Accueil et coordination des visiteurs japonais Organiser et coordonner les visites des délégations japonaises Organiser l'intégralité des séjours des visiteurs japonais (de la préparation logistique à la mise en œuvre) : hébergement, restauration, transports privés, transferts aéroportuaires et services VIP... Assurer l'accueil des visiteurs et organiser leur programme de visite (assurer la traduction et l’interprétation des échanges, coordonner les échanges avec les différents départements de Daikin France, garantir une expérience visiteur conforme aux standards du Groupe...) Assurer le suivi administratif et budgétaire des frais liés aux visites et déplacements. 4.Gestion de la politique voyages Participer à la définition de la politique voyage de l'entreprise et être garant(e) de sa bonne application (Veiller à l'application des procédures internes et à l'optimisation des coûts de déplacement...) Coordonner les réservations de certains déplacements professionnels. Assurer la coordination et le suivi de fournisseurs ou partenaires externes dans le cadre de ses missions Administrer les outils et plateformes voyages de l'entreprise (agence de voyages, compagnies aériennes, ferroviaires et prestataires mobilité) Assurer le suivi des abonnements et profils voyageurs. Produire et analyser les reportings et statistiques liés aux déplacements professionnels. Contrôler les facturations, notes de frais et consommations des différents prestataires de mobilité. 5. Projets transverses Piloter et participer à l'organisation d'événements stratégiques et institutionnels du Groupe, en lien avec la Direction Générale et les différentes parties prenantes internes et externes. Participer à des projets stratégiques ou organisationnels confiés par la Direction Générale. Réaliser des études, analyses et suivis spécifiques selon les besoins de l'entreprise. Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs et organisationnels. Et toute autre tâche en lien avec ces missions qui pourrait être confiée. Votre profil Formation : Formation supérieure de type Bac+3 à Bac+5. Expériences : Expérience significative sur un poste d'Executive Assistant, Assistant(e) de Direction Générale ou Assistant(e) de Président. Expérience dans un environnement international fortement appréciée. Langues : Japonais : niveau bilingue impératif (écrit et oral). Une excellente compréhension de la culture, des codes professionnels et des usages japonais est indispensable Français : niveau courant à bilingue (écrit et oral) Anglais : bon niveau professionnel (écrit et oral) Compétences Requises Compétences Comportementales Excellentes capacités de rigueur, d'organisation et de planification. Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion. Diplomatie, travail en équipe Autonomie, réactivité et adaptabilité. Compétences Techniques Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office). Pourquoi nous rejoindre ? Rejoindre notre entreprise, c'est intégrer un environnement exigeant et bienveillant où votre expertise sera reconnue et valorisée. Nous vous proposons : Une rémunération attractive comprenant un 13ᵉ mois ainsi qu’un dispositif de rémunération variable ; Des primes de participation et d’intéressement ; Des jours de RTT selon le statut (13 jours pour les cadres, 11 jours pour les non-cadres) ; Des titres-restaurant d’une valeur faciale de 9 € ; Une mutuelle familiale avantageuse, sans surcoût lié à la composition du foyer ; Un dispositif d’épargne salariale ; Un accompagnement au développement professionnel grâce à une offre de formation riche et adaptée aux besoins de chacun ; De réelles perspectives d’évolution au sein d’un groupe international solide et en croissance ; Des projets à forte visibilité permettant de contribuer concrètement à la performance et à la transformation digitale de Daikin France ; Un environnement de travail favorisant l’autonomie, la responsabilisation et la prise d’initiative. Daikin Europe est une filiale de Daikin Industries Ltd. et le fournisseur principal des technologies de chauffage, de refroidissement, de ventilation, de purification de l'air et de réfrigération. L'entreprise conçoit, fabrique et commercialise un large portefeuille d'équipements, ainsi que des solutions sur mesure pour des applications résidentielles, commerciales et industrielles en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique (EMEA). À ce jour, Daikin EMEA emploie plus de 12 000 personnes dans plus de 59 filiales consolidées. Elle possède 12 grandes usines de fabrication situées en Belgique, en République Tchèque, en Allemagne, en Italie, en Espagne, en Turquie, en Autriche et au Royaume-Uni. Notre objectif est de mettre en œuvre des solutions durables et efficaces, afin de créer un climat favorable pour les générations à venir. Et tout cela n'est possible que grâce à nos collaborateurs qui représentent le cœur battant de notre entreprise. Good climate starts with people Chez Daikin, vous travaillez dans un environnement propice à la confiance, la créativité et l'amélioration continue. Ensemble, nous créons des solutions de qualité supérieure en encourageant des équipes talentueuses Vous aurez de multiples occasions d'apprendre et de vous épanouir. Nous sommes profondément attachés à une culture d'entreprise diversifiée et inclusive qui reflète les communautés que nous servons. Daikin France s’engage à étudier à compétences égales, toutes les candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.