Executive Assistant

Job description

Als Executive Assistant bij InPost Nederland ben je de rechterhand van onze CEO en een belangrijke schakel binnen onze Nederlandse organisatie. Je zorgt ervoor dat de CEO haar tijd en aandacht kan richten op de onderwerpen die de grootste impact hebben op onze organisatie. Tegelijkertijd help je het leadership team om structuur, focus en voortgang te houden in een organisatie die volop in beweging is. Deze rol gaat daarom verder dan traditioneel agendabeheer. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten, bereidt belangrijke overleggen voor en zorgt dat besluiten en acties worden opgevolgd. Je beweegt gemakkelijk tussen strategische onderwerpen en praktische zaken en weet precies wanneer je moet organiseren, wanneer je moet signaleren en wanneer je zelf actie onderneemt. Over InPost InPost is een van de grootste Europese spelers in out-of-home delivery. Met ons netwerk van pakketautomaten en pick-up-and-drop-offlocaties maken we het verzenden, ontvangen en retourneren van pakketten eenvoudiger en flexibeler voor consumenten en webshops. Onze organisatie groeit snel. Inmiddels zijn we actief in negen Europese landen en verwerken we jaarlijks meer dan een miljard pakketten. In Nederland zijn we volop in ontwikkeling. Met de integratie van Mondial Relay in het InPost-merk bouwen we verder aan een sterk en herkenbaar out-of-home-deliverynetwerk in de Nederlandse markt. Dat betekent dat we in een interessante fase zitten. We zijn onderdeel van een grote internationale organisatie, maar hebben in Nederland tegelijkertijd de dynamiek van een groeiende organisatie waarin veel gebeurt en waarin processen voortdurend verder worden ontwikkeld. Als Executive Assistant speel je een belangrijke rol in die ontwikkeling. Jij zorgt ervoor dat de CEO en het leadership team goed voorbereid zijn, de juiste prioriteiten kunnen stellen en dat belangrijke besluiten en acties niet blijven liggen. Jouw rol Je werkt nauw samen met onze CEO en ondersteunt daarnaast het Nederlandse leadership team. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, begrijpt wat er binnen een organisatie speelt en weet vooruit te kijken. Je bent verantwoordelijk voor het effectief organiseren van de agenda en werkzaamheden van onze CEO. Daarbij kijk je verder dan alleen het plannen van afspraken. Je: Beheert proactief de agenda en bewaakt de prioriteiten van de CEO Denkt mee over welke afspraken wanneer plaatsvinden en wie daarbij aanwezig moet zijn Organiseert en boekt nationale en internationale zakenreizen, inclusief vluchten, hotels en vervoer Bereidt belangrijke meetings voor door agenda’s, stukken en relevante achtergrondinformatie te verzamelen Bewaakt acties, deadlines en follow-ups uit belangrijke overleggen Bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders Schakelt zelfstandig met senior stakeholders binnen onze internationale organisatie Kijkt vooruit naar wat eraan komt en zorgt dat de CEO goed voorbereid is op belangrijke gesprekken, meetings en ontwikkelingen Management en governance Naast je directe ondersteuning van de CEO help je mee om het managementritme van de Nederlandse organisatie goed te organiseren. Je: Organiseert MT- en leadershipteam-meetings en andere belangrijke overlegmomenten Ondersteunt de wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse managementcyclus Coördineert belangrijke momenten zoals business reviews, budgetrondes, strategische sessies en townhalls Zorgt dat agenda’s en relevante stukken tijdig beschikbaar zijn Legt besluiten en acties vast en bewaakt de opvolging Brengt structuur en overzicht in een organisatie die snel groeit en verandert Je bent hierbij niet alleen uitvoerend. Je denkt mee, signaleert waar zaken beter kunnen en neemt initiatief om processen en werkwijzen te verbeteren. Office en organisatie Ook rondom het Nederlandse kantoor zorg je ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt. Je: Coördineert praktische zaken rondom het kantoor Bent aanspreekpunt voor leveranciers, facilitaire zaken en dagelijkse officevraagstukken Organiseert teamdagen, events, offsites en bezoeken van internationale collega’s Signaleert waar processen slimmer of efficiënter kunnen en pakt verbeteringen zelfstandig op Springt waar nodig bij op ad-hoconderwerpen die passen bij een snelgroeiende organisatie We zoeken iemand die van nature vooruitdenkt, structuur brengt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en niveaus binnen de organisatie. Je hebt: Meerdere jaren ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol op senior niveau Ervaring met het ondersteunen van een CEO, directie of senior management Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten Een proactieve houding: je wacht niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om gemakkelijk met verschillende stakeholders te schakelen Een hoge mate van discretie en verantwoordelijkheidsgevoel Het vermogen om rustig en effectief te blijven wanneer prioriteiten veranderen Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk Affiniteit met een internationale, dynamische en snelgroeiende werkomgeving Bij InPost krijg je de kans om een belangrijke rol te spelen binnen een organisatie die volop in beweging is. Je werkt direct samen met de CEO en het leadership team en krijgt daarmee een uniek inzicht in de manier waarop een internationale organisatie wordt aangestuurd. Je kunt rekenen op: Een brede en verantwoordelijke functie met veel zelfstandigheid Directe samenwerking met de CEO en het Nederlandse leadership team Een internationale werkomgeving met korte lijnen Ruimte om processen en werkwijzen daadwerkelijk te verbeteren Een organisatie die volop groeit en verandert De mogelijkheid om zichtbaar bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van InPost Nederland Klaar om onderdeel te worden van InPost? Wil jij een sleutelrol spelen in de ondersteuning van onze CEO en bijdragen aan een organisatie die de manier waarop mensen hun pakketten ontvangen en retourneren verandert? Dan maken we graag kennis met je. InPost Group is een internationale speler in e-commerce logistiek en pakketbezorging. In Nederland opereert InPost Group onder andere via Mondial Relay . We werken iedere dag aan betrouwbare, efficiënte en klantgerichte oplossingen voor het verzenden en ontvangen van pakketten. Bij InPost Group geloven we dat ons succes begint bij onze mensen. Daarom bieden we een dynamische werkomgeving waarin je ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen, initiatief te nemen en mee te bouwen aan onze groei. Onze medewerkers vormen het hart van onze organisatie. Samen zorgen we ervoor dat onze logistieke processen soepel verlopen en klanten kunnen rekenen op een betrouwbare dienstverlening. Onze kernwaarden Samenwerking: door intern en extern samen te werken, bereiken we meer. Klantgerichtheid: we denken vanuit de behoeften van onze klanten. Ondernemerschap: we zien kansen, nemen initiatief en durven beslissingen te nemen.