Executive Assistant inom Edukatus Alliance AB

Job description

Som Executive Assistant inom Edukatus Alliance arbetar du nära VD, koncernledning och styrelse och bidrar till att ledningsarbetet fungerar effektivt. Du skapar struktur och framförhållning, samordnar möten och underlag samt följer upp beslut och aktiviteter. I rollen ingår även ansvar för den dagliga kontors driften på vårt kontor i Stockholm. Du kombinerar kvalificerat administrativt stöd med praktisk samordning och ligger gärna steget före. Rollen passar dig som trivs med eget ansvar, många kontaktytor och att växla mellan planerade uppgifter och behov som uppstår under dagen. Din vardag kommer att bestå av en kombination av administrativa uppgifter, samordning, stöd och inte minst att förutse behov. Rollen passar dig som uppskattar ansvar, variation och möjligheten att påverka. Exempel på arbetsuppgifter Administrativt stöd till VD, koncernledning och styrelse. Koordinera möten samt boka resor, hotell och andra arrangemang. Sammanställa ärenden och föra protokoll vid ledningsgruppsmöten. Hantera, sammanställa och strukturera dokumentation. Ge administrativt stöd i verksamhets- och projekt relaterade frågor Säkerställa att möten är väl förberedda och att rätt underlag finns på plats Följa upp beslut, aktiviteter och deadlines efter lednings- och styrelsemöten. Ansvara för den dagliga kontors driften, exempelvis kontakt med leverantörer, inköp av kontorsmaterial, praktiska kontors frågor och samordning av gemensamma aktiviteter. Om dig Vi söker dig som är driven, nyfiken och lösnings orienterad. Du trivs i en roll där du får ta eget ansvar, skapa ordning och prioritera mellan olika uppgifter. Som person är du noggrann och lyhörd, med ett intresse för affärer, verksamhetsutveckling och att få saker att hända. Krav God administrativ förmåga och hög noggrannhet. Självgående arbetssätt och förmåga att förutse behov och ta egna initiativ. Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, PowerPoint, Word och Teams. Förmåga att snabbt sätta sig in i nya digitala verktyg och arbetssätt. Mycket god kommunikativ förmåga på svenska, både i tal och skrift Erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till chef eller ledning, exempelvis som Executive Assistant, VD-assistent eller i en motsvarande samordnande roll. God planerings- och samordnings förmåga samt ett serviceinriktat och proaktivt arbetssätt för att skapa en välfungerande och trivsam kontorsmiljö. Rollen innebär hantering av konfidentiell och känslig information och kräver därför mycket hög integritet, gott omdöme och professionalism. Meriterande Meriterande med intresse för AI-baserade verktyg och effektivisering av administrativa processer. Erfarenhet av att arbeta nära ledningsgrupper och/eller styrelse. Intresse för affärs- och organisationsutveckling Vi erbjuder En varierad roll med stort eget ansvar, mandat och möjlighet att påverka. Möjlighet att utveckla arbetssätt, rutiner och strukturer för ledningsstödet . Ett nära samarbete med ledning och övriga beslutsfattare. En central och förtroendefull roll med nära insyn i koncernens strategiska arbete Friskvårdsbidrag och andra personalförmåner. En arbetsmiljö som präglas av engagemang, nära samarbete och korta vägar från idé till beslut. Placering på Edukatus Alliance kontor på Riddargatan 12 i Stockholm Eftersom rollen omfattar ansvar för den dagliga kontors driften förväntas du vara regelbundet närvarande på kontoret i Stockholm. Resor kan förekomma i tjänsten. Tjänsten är på Heltid, en tillsvidareanställning med provanställning. Urval och intervjuer kan komma att ske löpande.