Executive Assistant - IT System and Service management Solutions (M/W/D)

Job description

. Für unsere Abteilung IT System and Service Management Solutions suchen wir eine/n hoch organisierte/n, proaktive/n und exzellenzorientierte/n Executive Assistant, die/der das Management der Abteilung bei strategischen sowie operativen Aufgaben im Tagesgeschäft unterstützt. Die gesuchte Person übernimmt eine zentrale Rolle innerhalb der Abteilung und fungiert als Schnittstelle zwischen Management, technischen Teams sowie internen und externen Stakeholdern der Würth-Gruppe. Sie trägt aktiv zur operativen Effizienz der Abteilung und zur Koordination von Aktivitäten in einem dynamischen und internationalen IT-Umfeld bei. Aufgaben Unterstützung des Abteilungsmanagements bei der täglichen Organisation und operativen Steuerung. Koordination komplexer Terminkalender, internationaler Meetings, Workshops und Termine mit internen sowie externen Stakeholdern der Würth-Gruppe. Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen, Teammeetings und abteilungsbezogenen Aktivitäten. Erstellung von Präsentationen, Management-Reports, Protokollen und Dokumentationen zur Unterstützung von IT-Projekten und strategischen Initiativen. Verwaltung und Nachverfolgung von Fristen, Follow-ups und bereichsübergreifenden Aktivitäten unter Sicherstellung der vereinbarten Prioritäten. Förderung einer effizienten Kommunikation zwischen Management, technischen Teams, Unternehmensbereichen sowie internationalen Ansprechpartnern innerhalb der Würth-Gruppe. Unterstützung bei der Koordination von Initiativen im Bereich IT-Services, Service Management und digitaler Transformation. Professionelle Korrespondenz und Kommunikation in fließendem Italienisch, Deutsch und Englisch. Organisation und Pflege der Abteilungsdokumentation unter Gewährleistung von Genauigkeit, Vertraulichkeit und hoher Informationsqualität. Mitwirkung bei der Optimierung organisatorischer, administrativer und kommunikativer Prozesse innerhalb der Abteilung. Das bringen Sie mit Abgeschlossenes Studium der Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbare Ausbildung. Sehr gute Kenntnisse der italienischen, deutschen und englischen Sprache (Niveau C1/C2). Hohe Eigenmotivation sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten in komplexen und sich ständig verändernden Umgebungen zu managen. Proaktive Arbeitsweise, Problemlösungskompetenz und hohe Detailgenauigkeit. Hervorragende Kommunikations- und Beziehungsfähigkeiten sowie starke Serviceorientierung. Ausgeprägtes konzeptionelles Denkvermögen und die Fähigkeit, auch bei hoher Arbeitsbelastung die richtigen Prioritäten zu setzen. Hohe Diskretion im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen. Interesse an IT-Themen sowie die Fähigkeit, effektiv mit technischen und managementorientierten Teams zusammenzuarbeiten. Bereitschaft zu Dienstreisen. Nice to have: Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Position in einem internationalen Umfeld. Wir bieten Zusammenarbeit mit einem hochqualifizierten und motivierten Team. Möglichkeit, an internationalen Projekten innerhalb und außerhalb der Würth-Gruppe mitzuwirken. Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeitsmodell (3 Tage Homeoffice pro Woche). Attraktives Vergütungspaket. Unternehmensbonus, der in eine breite Palette von Welfare-Leistungen und Services umgewandelt werden kann. Kontinuierliche Weiterbildung sowie die Möglichkeit, vom Unternehmen finanzierte Zertifizierungen zu erwerben. Unfallversicherung und ergänzende Krankenversicherung. Ein junges und dynamisches Arbeitsumfeld mit regelmäßigen Mitarbeiterveranstaltungen wie Sportaktivitäten, informellen Abendessen, kulturellen Ausflügen und vielem mehr.