Executive Assistant (m/w/d)

Job description

Du unterstützt unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bist gleichzeitig eine zentrale Anlaufstelle an unserem Standort in Puchheim. Du hältst organisatorisch die Fäden zusammen, bringst Menschen und Themen zusammen und sorgst dafür, dass die Zusammenarbeit im Alltag reibungslos funktioniert. Unterstützung der Geschäftsführung – Du unterstützt unsere Geschäftsführung – unseren amerikanischen Global CEO, der zwischen Florida (USA) und unserem globalen Hauptsitz in Puchheim tätig ist, sowie unseren deutschen Geschäftsführer – und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags. Leadership Coordination – Du koordinierst die Zusammenarbeit innerhalb unseres Leadership Teams, bereitest Leadership-Meetings vor und stellst die konsequente Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen sicher. Meeting Management – Du koordinierst Agenden und Unterlagen, dokumentierst Ergebnisse und sorgst für eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings. Internationale Zusammenarbeit – Du koordinierst die Zusammenarbeit mit internationalen Ansprechpartnern innerhalb der Allegion-Gruppe und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss über Länder- und Zeitzonen hinweg. Office Coordination – Du bist eine zentrale Anlaufstelle an unserem Standort in Puchheim, unterstützt organisatorische Abläufe und sorgst dafür, dass Informationen und Themen bei den richtigen Ansprechpartnern zusammenlaufen. Projekte – Du organisierst Meetings, Workshops und Mitarbeiterevents und koordinierst kleinere bereichsübergreifende Projekte. Integration – Du unterstützt die weitere Integration von ELATEC in die Allegion-Gruppe und koordinierst bereichsübergreifende Integrations- und Veränderungsinitiativen. Berufserfahrung – Du verfügst über mindestens drei Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Position, davon idealerweise mehrere Jahre in einem internationalen Umfeld. Organisation & Ownership – Du arbeitest strukturiert, setzt Prioritäten, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und übernimmst Verantwortung für Deine Aufgaben. Veränderungsbereitschaft – Du fühlst Dich in einem dynamischen und sich stetig wandelnden Umfeld wohl, gehst Veränderungen offen an und findest auch bei wechselnden Prioritäten pragmatische Lösungen. Kommunikationsstärke – Du gehst offen auf Menschen zu, kommunizierst souverän auf allen Hierarchieebenen und schaffst durch Deine verbindliche Art ein Umfeld, in dem Menschen gerne mit Dir zusammenarbeiten. Vertrauensposition – Du gehst jederzeit diskret mit sensiblen Informationen um und überzeugst durch Professionalität, Verlässlichkeit und Integrität. Flexibilität – Die Zusammenarbeit mit unserem Global CEO in den USA erfordert gelegentlich Termine über verschiedene Zeitzonen hinweg. Dafür bringst Du die notwendige zeitliche Flexibilität mit. Sprachkenntnisse – Du verfügst über Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1+/C2-Niveau und fühlst Dich in der Kommunikation mit internationalen Führungskräften und Ansprechpartnern sicher. Schlüsselrolle – Als zentrale Unterstützung unseres Global CEO und unseres deutschen Geschäftsführers trägst Du maßgeblich dazu bei, dass Führung und Zusammenarbeit bei ELATEC reibungslos funktionieren. Mittendrin statt nur dabei – Durch die enge Zusammenarbeit mit unserer Geschäftsführung und vielen Bereichen bei ELATEC bist Du nah an den Themen und Menschen im Unternehmen. Globales Umfeld – Du arbeitest an unserem globalen Hauptsitz in Puchheim und bist täglich mit Kolleginnen und Kollegen sowie Führungskräften aus Deutschland, den USA und der Allegion-Gruppe im Austausch. Gestaltungsspielraum – Du bringst eigene Ideen ein und gestaltest Abläufe sowie die Zusammenarbeit aktiv mit. Abwechslungsreiche Aufgaben – Executive Support, internationale Koordination, Projektorganisation und Eventmanagement sorgen für ein vielseitiges Aufgabengebiet. Arbeitsmodell – Flexible Arbeitszeiten und bis zu 50 % mobiles Arbeiten bieten Dir Flexibilität bei der Gestaltung Deines Arbeitsalltags. Attraktive Benefits – 30 Urlaubstage, 300 € Gesundheitsbudget, 30 % Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge sowie Firmenevents und weitere Benefits runden unser Angebot ab. Bereit für den nächsten Schritt? Dann bewirb Dich jetzt – Lebenslauf genügt, ein Anschreiben ist nicht erforderlich. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen! Hidden Champion – das trifft nicht nur sehr gut auf ELATEC als global tätiges Unternehmen, sondern auch auf unsere RFID-Leser zu. Kaum jemand bemerkt sie, und doch sind sie allgegenwärtig: beim Zugang zum Büro, am Drucker, im Aufzug oder an der Ladesäule. Mit über 35 Jahren Erfahrung sind wir Technologie- und in einzelnen Segmenten sogar Weltmarktführer – als Teil der Allegion plc. verbinden wir Mittelstands-Agilität mit globaler Reichweite.