Executive Assistant (m/w/d) des CEO | Teilzeit (max. 24 Std.)

Job description

WERTX ist keine Beratung. WERTX ist der Inside-Partner für Familienunternehmen in Übergangsphasen — die Boutique, die mitarbeitet, Verantwortung trägt und, wenn es passt, übernimmt. Wir sind Menschen, die ins Unternehmen reingehen, wenn es wirklich zählt. Wir bringen Klarheit in Zahlen, Ruhe in Strukturen und Stabilität in die Führung. Wir arbeiten mit, sortieren, entscheiden, lösen, so lange, bis es funktioniert. In Übergängen, Nachfolgen und herausfordernden Phasen übernehmen wir Verantwortung und sind der ehrlichste Partner, den man rufen kann. Und wenn es trägt, bleiben wir – als langfristiger Beteiligungspartner. Unser USP? Unsere Crew. High-Quality-Menschen, die ihren Basic Shit richtig gut machen: ehrlich, menschlich, verlässlich. Sie sind WERTX. Und am Ende genau das, was unsere Kunden wirklich brauchen und buchen. Aufgaben Deine Rolle: Der Fels in der Brandung. Als Executive Assistant (EA) bist Du die zentrale Schnittstelle zwischen Tobias (Co-Founder + Managing Partner), unserem Team und externen Partnern. Du arbeitest direkt mit Tobias sowie eng mit Greta (Head of People, Brand + Culture) zusammen und sorgst dafür, dass sich das Management voll auf das Kerngeschäft konzentrieren kann. Deine Hauptaufgaben - mit starkem Verantwortungsbewusstsein und Feingefühl. Als Executive Assistant bei WERTX übernimmst Du die Schlüsselrolle zur Sicherstellung der Handlungsfähigkeit des Managements. Deine Hauptaufgaben sind: CEO-Backbone & Filter: Du hältst Tobias proaktiv den Rücken frei und agierst als erste und entscheidende Filterinstanz. Dazu gehört die eigenverantwortliche Betreuung des Postfachs, wobei Du nicht-prioritäre Anfragen selbstständig im Namen von Tobias abschließt. Intuitive Entlastung & Voraussicht: Du erkennst unaufgeforderte Themen (intern und extern), die dem Management entgangen sind, und gibst empathische, initiativreiche Hinweise. Du verstehst unser Geschäft schnell und nutzt dieses Wissen, um Abläufe zu optimieren. Netzwerk- und Event-Organisation: Du recherchierst, initiierst und organisierst aktiv die Präsenz von Tobias und WERTX in der Region durch die professionelle Koordination der Teilnahme an relevanten Vereinen, Veranstaltungen und Business-Netzwerken. Administrative Exzellenz: Du stellst durch schnelle und eigenverantwortliche Handlung sicher, dass alltägliche Doings glatt durchlaufen und Unklarheiten geklärt werden. Das beinhaltet die Vorbereitung und saubere Ablage von Dokumenten, die effiziente Koordination von Todos und Informationen mit internen Mitarbeitenden und externen Partnern. Executive Content Creation: Du erstellst und optimierst zügig professionelle Präsentationen für Kunden- und interne Meetings, die unsere Botschaften visuell unterstützen. Digitale Effizienz & System-Adoption: Du optimierst unsere Arbeitsabläufe, indem Du neue digitale Tools schnell, intuitiv und eigenständig evaluierst und in den Office-Management-Alltag integrierst. Qualifikation Dein Profil – Mehr als nur Organisationstalent. Du bist der menschliche Anker und die vertrauenswürdige Stütze des Managements. Du bringst ausgeprägte emotionale Intelligenz und die Fähigkeit, Situationen und Stimmungen intuitiv einzuschätzen. Wir suchen eine empathische Persönlichkeit, die absolut loyal und diskret ist und als souveräner Sparringspartner agiert: Der "Business-Mindset": Du hast großes Interesse und die Fähigkeit unser Geschäftsmodell tiefgehend zu verstehen. Proaktivität & Initiative: Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst notwendige Schritte selbstständig. Deine Arbeitsweise ist gekennzeichnet durch hohe Eigeninitiative, Lösungsorientierung und die Fähigkeit zur Priorisierung. Digitale Souveränität: Du bist ein digitaler Native, sicher im Umgang mit gängigen Office-Suiten und hast keine Angst, neue digitale Workflows zu etablieren. Erfahrung: Du bringst fundierte Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition mit, idealerweise im dynamischen Beratungs- oder Dienstleistungsumfeld. Sprachen: Sichere Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift (Bestechendes Ausdrucksvermögen ist essenziell). Benefits Was der Arbeitsmarkt vielleicht als Benefits betrachtet, sehen wir als selbstverständlich: Wenn frischer Wind weht, schließen einige die Fenster, Andere setzen die Segel: wir haben die Erfahrung gemacht, dass auch junge Leute unglaublich schnell in unseren Themen sich einarbeiten und bei Kunden tolle Ergebnisse liefern können. Wir setzen einen großen Wert auf die eigene Motivation. Also, wenn Du Ehrgeizig bist und bereit bist Dich in unseren Themen reinzubeißen, melde Dich. Work smart statt work hard: ein "frischer Kopf" und mehr Wert als eine "Rechenmaschine". In unserem Alltag beraten wir und setzen Themen um bei Unternehmen und für Unternehmer:innen in komplexen Situationen. Dafür braucht man stets ausgeruhte und ausgeglichene Mitarbeiter:innen. Wir erwarten normale Arbeitszeiten, jedoch nicht mehr als die vereinbarten Stunden pro Woche. Die Zeiteinteilung ist jedem selbst überlassen. Wichtig ist, dass die Arbeit in der richtigen Zeit und Qualität erledigt wird. Und wenn es zu viele Themen auf dem Tisch sind? Rechtzeitige Kommunikation ist der Schlüssel. Wir sind ein Team und als Solches, greifen wir einander stets unter die Arme. Neue Wege für Familie und Karriere: Privat- und Berufsleben muss miteinander vereinbar sein, um Erfolge für unsere Kunden und Zufriedenheit für unsere Mitarbeiter:innen zu erzielen. Flexibilität und Offenheit gehören zu unseren wichtigsten Werten. Erzähle uns was Dir wichtig ist und lass uns gemeinsam Wege finden wie wir Deine Möglichkeiten und Bedürfnisse miteinander integrieren können. Gemeinsam auf Kurs: wir Leben aus Ideen und Unterstützung von jedem Einzelnen von uns. Wir sind ein Team, eine Crew. Als solches unterstützen wir einander stets, mit unseren Stärken und unsere zeitlichen Kapazitäten. Der gemeinsame Erfolg als Team kommt zuerst. Einzelgänger sind fehl am Platz. Du spürst ein Lächeln im Gesicht? Gib uns die Chance Dich persönlich kennenzulernen.