Executive Assistant (m/w/d) im Vorstandsbereich CIO/COO - Fokus Office Management

Job description

Als fokussierter Spezialfinanzierer mit klarer Stärke in Energy, Mobility, Engineering, Technology und Life Science unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Geschäftsmodelle weiterzuentwickeln. Im Immobilienbereich bieten wir 360‑Grad‑Kompetenz und tiefes Marktverständnis. Als Zentralbank bayerischer Sparkassen, Partner von Finanzinstitutionen und der öffentlichen Hand schaffen wir den finanziellen Rahmen und liefern Mehrwert, auf den Verlass ist. Was uns antreibt? Echter Fortschritt. Und der beginnt mit Dir – ganz gleich, ob Du im Kundenkontakt, in der IT oder in unseren zentralen Teams Teil unserer Mission bist. Mit Deiner Expertise und Deinem Branchen-Know-how trägst Du dazu bei, fundierte Entscheidungen zu treffen und Lösungen zu entwickeln, die langfristig wirken. Bei uns in der BayernLB ist Dein Beitrag Teil eines großen Ganzen und macht spürbar einen Unterschied. Komm an Bord und werde als #Fortschrittsfinanzierer Teil unseres Teams! Dein Team: Vorstands-Ressort CIO/COO Dein Standort: München Deine Mission In dieser Rolle verantwortest Du als Office Manager das operative Vorstandssekretariat im Bereich unseres CIO/COO und arbeitest eng und vertrauensvoll mit ihm sowie seiner fachlichen Assistenz zusammen. Mit Deiner proaktiven Haltung und Deinem ausgeprägten Organisationsgeschick sorgst Du für einen reibungslosen und effizienten Ablauf des Tagesgeschäfts und bist dafür überwiegend vor Ort präsent und zeitlich flexibel. Du übernimmst das gesamte Sekretariats- und Office-Management – inklusive professionellem Telefonservice, Management der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie strukturierter Ablage Du planst, koordinierst und überwachst Termine, Sitzungen und Geschäftsreisen des CIO/COO – einschließlich Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung. Du stellst sicher, dass alle notwendigen Informationen und Entscheidungsgrundlagen zu den Terminen vorliegen. Ggf. kümmerst Du Dich im Vorfeld um hierfür notwendige Besprechungs-/Abstimmungstermine. Du verantwortest die Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, wichtigen Terminen und Veranstaltungen. Du achtest auf die Einhaltung interner Richtlinien sowie relevanter regulatorischer Vorgaben im Rahmen Deiner Aufgaben. Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder (Mitarbeiter/innen, Geschäftspartner, Kunden, Presse) und repräsentierst den Vorstand sowie die BayernLB souverän und serviceorientiert. Du fungierst als Schnittstelle zu den Bereichen und bist in treibender Rolle für eine vertrauensvolle, konstruktive und zuverlässige Zusammenarbeit im Team (Führungskräfte im Ressort, Assistenz, Vorstandsfahrer). Deine Skills Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im gehobenen Management, idealerweise im Sekretariat eines Vorstands oder einer Bereichsleitung Hervorragende Anwenderkenntnisse in MS Office sowie eine ausgeprägte Affinität zu digitalen Tools und modernen Technologien Sehr strukturierte, präzise und selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten. Fundiertes Verständnis von Unternehmens- und Geschäftsprozessen im Finanzsektor, idealerweise im Bankenumfeld Du denkst voraus, erkennst frühzeitig Bedarfe und bringst aktiv Lösungsvorschläge ein Hohe Resilienz sowie das Vermögen sicher und eigenständig zu priorisieren Höchste Zuverlässigkeit, Integrität und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen Professionelles Auftreten mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten Bereitschaft zu einer überwiegend vor-Ort-basierten Tätigkeit sowie zu zeitlicher Flexibilität im Umfeld des Vorstands Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Sprachlevel C1) sowie gute Kenntnisse in Englisch (Sprachlevel B1) Unser Antrieb: Dass Du Dich auf jeden neuen Arbeitstag freust Dafür geben wir unser Bestes. Jede Menge Social Benefits wie flexible Arbeitszeitmodelle, attraktive Entwicklungsmöglichkeiten und der BayernLB Sportclub machen uns zu einem einzigartigen Arbeitgeber. Mehr über uns erfährst Du auf unserer Website. Die BayernLB fördert ein Arbeitsumfeld, das von Chancengleichheit, Vielfalt und gegenseitigem Respekt geprägt ist. Wir freuen uns auf alle Bewerbenden und ihre individuelle Vielfalt. Schwerbehinderte sowie diesen gleichgestellte Bewerbende werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung sowie Befähigung unter Berücksichtigung aller Umstände besonders berücksichtigt.