Executive Assistant & Office Manager / Adjoint de direction et gestionnaire de bureau

Job description

Overview Ottawa Tourism’s vision is to be one of Canada’s most visited, sustainable, vibrant, and valued urban destinations and the tourism authority for key economic development and city-building decisions in Ottawa. Ottawa Tourism's mission is to market and sell Ottawa as a compelling leisure and business destination and lead or participate in initiatives that improve Ottawa’s visitor experience. We contribute to the broader economic development objectives of the city and the success of our stakeholders and, by doing so, enrich the quality of life for all Ottawa residents. Reporting to the Vice President, Operations & Culture, the Executive Assistant & Office Manager is a trusted partner to the President & CEO, responsible for executive office coordination, board and committee governance support, office administration, stakeholder liaison, and executive project management.. The Executive Assistant will also manage the inventory of office supplies, equipment, and facilities to ensure a well-maintained and organized work environment. Ottawa Tourism places a strong emphasis on operational excellence. The Executive Assistant & Office Manager will play a vital role in ensuring the smooth operation of the office and supporting the leadership team. The Executive Assistant's responsibilities will encompass managing the President & CEO's schedule, coordinating meetings and events, handling correspondence, and ensuring timely follow-up on important matters. The role requires a high degree of organizational skill, attention to detail, and confidentiality. The Executive Assistant will also be responsible for adapting to evolving tasks and responsibilities and providing valuable feedback to enhance operational efficiency. This position is based out of the Ottawa Tourism offices in beautiful downtown Ottawa. Ottawa Tourism employs a hybrid work model, with some ability for all employees to work remotely. In some cases, certain positions will have an ongoing requirement to maintain a physical presence in the office. Such details will be discussed during the application process. Key Competencies Exceptional written and verbal communication skills. Strong organizational, administrative, and project management abilities. Sound judgment, discretion, and professionalism when handling confidential information. Ability to prioritize competing demands, think critically, and make effective decisions in a fast-paced environment. Strong stakeholder management, relationship-building, and interpersonal skills. Proactive, resourceful, and able to anticipate needs and solve problems independently. Adaptable, flexible, and able to work effectively both independently and collaboratively. Ability to exercise sound judgment and maintain focus on organizational priorities in support of executive-level decision-making. Primary Areas of Responsibility Proactively manage the CEO's time, ensuring focus on the organization's highest-impact strategic, governance, stakeholder, advocacy and leadership priorities. Assess incoming requests and recommend appropriate actions, delegation opportunities, or responses. Provide executive office management and administrative support to the President & CEO through effective coordination of information, priorities, communications and workflows. Balance and process expense reports, schedule and organize meetings, manage calendars, create and maintain files, and perform other executive administrative assignments as required. Support the Board of Directors and Board committees through meeting scheduling, agenda development, board portal administration, document management, minute coordination, action item tracking, governance records management, and support of annual governance processes Manage office administration and staff functions. Responsible for building maintenance requests, coordination of stakeholder ticket allocations, invitations and VIP event logistics, and social committee. Consistently exercising discretion in managing correspondence, information and all matters of confidentiality, escalating where appropriate. Organize and coordinate employee engagement activities, events, and initiatives to boost morale and foster a positive workplace culture. Assist in the development and execution of employee recognition programs. Provide administrative support to other members in the executive suite. Serve as a key liaison between the Executive Office and internal and external stakeholders, ensuring timely communication, follow-up and coordination of meetings, events and commitments. Prepare meeting materials, agendas, and presentations for CEO-led meetings. Coordinate meeting records and action tracking, using technology tools where appropriate, and ensure follow-up on decisions, commitments and next steps. Provide project coordination support on strategic initiatives led by the President & CEO, tracking milestones, deadlines, stakeholders and deliverables. Maintain executive action tracking systems and regularly monitor progress on CEO, executive leadership, board, and committee commitments. Leverage modern productivity tools, including Microsoft 365 Copilot and associated technologies, to improve efficiency, reporting, document preparation, meeting support and executive workflows. Arrange and coordinate domestic and international travel for the CEO, including flight bookings, hotel accommodations, and itineraries. Handle sensitive and confidential information with the utmost discretion, maintaining the highest level of professionalism and integrity. Ensure the CEO's office environment is organized and fully equipped with the necessary resources, supplies, and technology. Prioritize and filter requests for the CEO's time and attention, ensuring that the CEO's schedule remains focused on high-impact activities. Desired Qualifications 5 years’ related experience, providing administrative support at the executive level. Experience supporting a board of directors or governance process. Excellent communication skills and able to interact with various stakeholders in a professional manner. Strong organizational skills, attention to detail, and the ability to multitask. Proficiency in office software (e.g., Microsoft Office Suite) and digital communication tools. Ability to maintain composure and professionalism under pressure. Discretion and confidentiality in handling sensitive information. Strong problem-solving skills. Assets Bilingual in both of Canada’s official languages. Previous experience working in tourism, hospitality, or destination management/marketing. Experience working with board members. The Hiring Process Initial Phone Screen In-Depth Interview Reference checks Offer The decisions throughout the hiring process are made by Ottawa Tourism’s hiring team; Ottawa Tourism does not use AI in the hiring process. This process complies with privacy and employment laws across Canada. This role has become vacant due to an internal promotion. The expected salary for this position is $ 68,956 . Land Acknowledgement Ottawa Tourism is located and operates on the traditional and unceded territory of the Anishinaabe Algonquin people, who have travelled and inhabited these lands for millennia. Diversity, Equity & Inclusion Statement We place great value on the importance of diversity in our workforce, and we value inclusivity, trust, innovation and encourage applications from individuals who are members of under-represented or marginalized communities. We foster a diverse, equitable, and inclusive organization. We connect with Indigenous communities; we care about the planet our people and our industry, and we want our city to be accessible to all. To that end, we are committed to an objective hiring process which is free from discrimination based on any of the protected grounds as stated in Ontario's Human Rights Code. In an effort to ensure that the selection process is as objective as possible, applicants are invited to consider removing any indications on their application that might suggest age, place of origin, ethnic origin, disability, race, or any other protected ground. For example, applicants might choose to include the names and classification of degrees granted (i.e. Diploma in Project Management, with Honours), while excluding the name or location of the school. Accessibility Statement All applications will be considered as long as the applicant can demonstrate that they meet the essential qualifications as described in the job posting. Further to this, if you would like to request any additional accommodations based on one of the Code's protected grounds, we will be happy to help accommodate you. DEADLINE TO APPLY: Monday September 14th at 4pm Aperçu Relevant de la vice-présidente, Opérations et culture, l’adjoint de direction et gestionnaire de bureau est un partenaire de confiance du président-directeur général qui est responsable de la coordination du bureau de direction, du soutien de la gouvernance du conseil et des comités, de l’administration du bureau, de la liaison avec les parties prenantes et de la gestion de projets de la direction. L’adjoint de direction gérera aussi les stocks de fournitures de bureau, l’équipement et les installations pour garantir un environnement de travail bien entretenu et organisé. Tourisme Ottawa accorde une grande importance à l’excellence opérationnelle. L’adjoint de direction et gestionnaire de bureau jouera un rôle essentiel en assurant le bon fonctionnement du bureau et en soutenant l’équipe de direction. Les responsabilités de l’adjoint de direction consisteront à gérer l’emploi du temps du président-directeur général, à coordonner les réunions et les événements, à traiter la correspondance et à assurer un suivi en temps utile des questions importantes. Ce poste exige un haut degré d’organisation, de souci du détail et de confidentialité. L’adjoint de direction devra également s’adapter à l’évolution des tâches et des responsabilités et fournir une rétroaction précieuse pour améliorer l’efficacité opérationnelle. Principaux domaines de responsabilité Compétences exceptionnelles en communication écrite et verbale. Solides compétences en organisation, en administration et en gestion de projet. Bon jugement, discrétion et professionnalisme dans le traitement de renseignements confidentiels. Capacité à établir l’ordre de priorité d’exigences concurrentes, à faire preuve d’esprit critique et à prendre des décisions efficaces dans un environnement dynamique. Solides compétences en gestion des parties prenantes, en établissement de relations et en relations interpersonnelles. Proactivité, débrouillardise et capacité à prévoir les besoins et à résoudre les problèmes de façon autonome. Adaptabilité, souplesse et capacité à travailler efficacement tant de façon autonome que collaborative. Capacité à faire preuve d’un bon jugement et à demeurer concentré sur les priorités organisationnelles à l’appui de la prise de décisions à l’échelle de la direction. Compétences clés Gérer de façon proactive l’emploi du temps du président-directeur général, en se concentrant sur les priorités stratégiques et liées à la gouvernance, aux parties prenantes, à la sensibilisation et au leadership de l’organisation qui ont la plus grande incidence. Évaluer les demandes entrantes et recommander des occasions de délégation, des réponses ou des mesures appropriées. Fournir au président-directeur général du soutien administratif et à la gestion du bureau de direction en coordonnant efficacement les renseignements, les priorités, les communications et les flux de travail. Équilibrer et traiter des notes de frais, planifier et organiser des réunions, gérer des calendriers, créer et tenir à jour des dossiers, et effectuer d’autres tâches administratives de direction en fonction des besoins. Soutenir le conseil d’administration et les comités du conseil en planifiant des réunions, en préparant des ordres du jour, en administrant le portail du conseil, en gérant la documentation, en coordonnant les procès-verbaux, en faisant le suivi des mesures à prendre, en gérant les dossiers de gouvernance et en contribuant aux processus de gouvernance annuels. Gérer les fonctions d’administration du bureau et du personnel. Assumer la responsabilité des demandes d’entretien des bâtiments, de la coordination de l’attribution de billets aux parties prenantes, des invitations et de la logistique des événements de prestige, et du comité social. Faire constamment preuve de discrétion dans la gestion de la correspondance, des renseignements et de toutes les questions de confidentialité, en acheminant les cas à l’échelon supérieur, au besoin. Organiser et coordonner des activités, des événements et des initiatives de mobilisation des employés pour stimuler le moral de ces derniers et favoriser une culture positive en milieu de travail. Contribuer à l’élaboration et à l’exécution de programmes de reconnaissance des employés. Fournir du soutien administratif aux autres membres de la haute direction. Agir à titre de principal agent de liaison entre le bureau de direction et les parties prenantes internes et externes, garantissant une communication, un suivi et une coordination en temps opportun en ce qui concerne les réunions, les événements et les engagements. Préparer des documents de réunion, des ordres du jour et des dossiers de présentation pour les réunions dirigées par le président-directeur général. Coordonner les comptes rendus des réunions et le suivi des mesures à prendre, à l’aide d’outils technologiques lorsque cela est approprié, et veiller à faire le suivi des décisions, des engagements et des prochaines étapes. Fournir du soutien à la coordination de projets dans le cadre d’initiatives stratégiques dirigées par le président-directeur général, en faisant le suivi des jalons, des échéances, des parties prenantes et des produits livrables. Maintenir des systèmes de suivi des mesures de la direction et surveiller régulièrement les progrès des engagements du président-directeur général, de la haute direction, du conseil d’administration et des comités. Tirer profit des outils de productivité modernes, notamment de Microsoft 365 Copilot et de technologies connexes, pour améliorer l’efficacité, les rapports, la préparation de documents, le soutien des réunions et les flux de travail de la direction. Organiser et coordonner les déplacements nationaux et internationaux du président-directeur général, y compris les réservations de vols, les réservations d’hôtels et les itinéraires. Traiter des renseignements de nature délicate et confidentiels avec la plus grande discrétion, en maintenant le plus haut niveau de professionnalisme et d’intégrité. Veiller à ce que le bureau du président-directeur général soit organisé et doté des ressources, des fournitures et des technologies nécessaires. Classer par ordre de priorité et filtrer les demandes de temps et d’attention du président-directeur général, en veillant à ce que l’emploi du temps de ce dernier demeure axé sur les activités qui ont une grande incidence. Qualifications essentielles Cinq ans d’expérience connexes dans le domaine du soutien administratif à l’échelle de la direction. Expérience du soutien d’un conseil d’administration ou d’un processus de gouvernance. Excellentes compétences en communication et capacité à interagir avec diverses parties prenantes de manière professionnelle. Solides compétences en organisation, souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément. Maîtrise des logiciels de bureautique (par exemple, suite Microsoft Office) et des outils de communication numériques. Capacité à garder son sang-froid et à maintenir son professionnalisme sous pression. Discrétion et confidentialité dans le traitement de renseignements de nature délicate. Solides compétences en résolution de problèmes. Atouts Bilingue dans les deux langues officielles du Canada. Expérience dans le domaine du tourisme, de l’hôtellerie, ou de la gestion ou du marketing de destination. Expérience de la collaboration avec des membres du conseil d’administration. Les décisions prises tout au long du processus d’embauche relèvent de l’équipe d’embauche de Tourisme Ottawa; aucun recours à l’IA n’est intégré à ce processus. Le processus respecte les lois canadiennes en matière de protection de la vie privée et d’emploi. Ce poste est devenu vacant en raison d’une promotion à l’interne. Le salaire attendu pour ce poste s’établit à 68 956 $. DATE LIMITE DE CANDIDATURE : Le lundi 14 septembre à 16 h