Executive Assistant & Operations Support (Teilzeit, 20h)

Job description

Wir sind eine schnell wachsende Performance-Marketing-Agentur mit Fokus auf E-Commerce- und Gesundheitsbrands. Unser Alltag ist dynamisch, projektgetrieben und geprägt von vielen parallelen Kundenprojekten, Shootings, Creatives, Influencern und internen Prozessen. Dafür suchen wir eine extrem strukturierte, zuverlässige und proaktive Person, die Ordnung schafft, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass Dinge wirklich erledigt werden. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt im Bereich Operations, Backoffice und Organisation. Aufgaben Backoffice & Buchhaltung (Priorität) Rechnungen sammeln, prüfen und organisieren Pflege von DATEV & Lexoffice Kommunikation mit Steuerberater Fehlende Unterlagen nachverfolgen Überblick über offene Rechnungen behalten Strukturierung von Dokumenten & Ablagen Projektmanagement & Operations Organisation von Shootings Koordination von UGC-Creatorn & Influencern Executive Assistance Kalender- und Terminmanagement Reiseplanung E-Mail-Organisation Reminder & Nachverfolgung offener Punkte Unterstützung im Recruiting-Prozess Team & Kommunikation Kommunikation mit externen Partnern Teilweise Kundenkommunikation Koordination innerhalb des Teams Qualifikation Das bringst du mit Extreme Struktur & Organisation Hohe Eigenverantwortung Zuverlässigkeit Schnelles Mitdenken Starke Kommunikationsfähigkeit Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten Follow-through: Dinge werden wirklich abgeschlossen Idealerweise: Erfahrung im Backoffice, Operations oder als Assistenz Erfahrung mit DATEV oder Lexoffice Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp Sicherer Umgang mit Google Workspace Gute Englischkenntnisse Was NICHT zu uns passt Chaotische Arbeitsweise Langsame Umsetzung Ständiger Bedarf an Anleitung Vergesslichkeit Fehlende Eigeninitiative „Ich warte auf Aufgaben“-Mentalität Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt und aktiv mitdenkt Benefits Wellpass-Mitgliedschaft Deutschlandticket Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Hohe Verantwortung & Ownership Moderne KI-gestützte Arbeitsprozesse Dynamisches und wachstumsorientiertes Umfeld Viel Gestaltungsspielraum Möglichkeit, langfristig mit der Rolle mitzuwachsen (Vollzeit) Spannende Projekte im Bereich Marketing, Content & Social Media Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern jemanden, der Verantwortung übernimmt, Struktur schafft und aktiv mitdenkt. Wenn du organisiert bist, Dinge gerne im Griff hast und Lust hast, in einem schnell wachsenden Umfeld echten Impact zu haben, freuen wir uns auf deine Bewerbung.