Executive Assistant, PSA Japan

Job description

Collectors is the leading creator of innovative technology that provides value-added services for collectors worldwide. We grade, authenticate, vault, and sell millions of record-setting collectibles, all while modernizing and digitalizing the process to further our mission of helping collectors pursue their passions. We’re always on the lookout for talented people to join our growing team. Our services span collectible trading cards, autographs, comic books, coins, video games, event tickets, and memorabilia. Our subsidiaries include PSA, PCGS, Beckett, SGC, and Card Ladder. Since our founding in 1986, we have graded and authenticated millions of items. We employ more than 3000 people across our headquarters in Santa Ana, California and offices in New Jersey, Texas, Florida, Japan, Shanghai, Hong Kong, Canada, Mexico, Germany, and France. As part of our interview process, we request that candidates have their cameras on during video interviews. This helps foster meaningful conversation and allows us to create an experience that closely resembles our standard working environment. Certain interview steps may take place by phone. For remote roles, and at our discretion, candidates may be asked to participate in an on-site interview as part of the final stages of the process. We understand there may be occasional circumstances requiring accommodation and are happy to discuss them as needed. Your recruiter will be able to clarify expectations and answer any questions you have. コレクターズ（Collectors）は、世界中のコレクターの皆様に付加価値の高いサービスを提供する、革新的なテクノロジーのリーディングカンパニーです。私たちは、数百万点に及ぶ記録的な価値を持つコレクターズアイテムのグレーディング、真贋鑑定、保管、および販売を行っています。また、コレクターの皆様が自身の情熱を追求できるよう支援するというというミッションのもと、これらのプロセスの近代化とデジタル化にも注力しています。現在、成長を続ける私たちのチームに加わっていただける人材を常に募集しています。 当社のサービス対象は、トレーディングカード、サイン、コミック、コイン、ビデオゲーム、イベントチケット、メモラビリアなど多岐にわたります。主な傘下ブランドには、PSA、PCGS、Beckett、SGC、Card Ladderが含まれます。 1986年の創業以来、私たちは数百万点ものアイテムのグレーディング、と真贋鑑定を行ってきました。カリフォルニア州サンタアナの本社に加え、ニュージャージー、テキサス、フロリダ、日本、上海、香港、カナダ、メキシコ、ドイツ、フランスに拠点を構え、合計3,000名以上の従業員が活躍しています。 当社の面接プロセスの一環として、ビデオ面接の際はカメラをオンにしていただくようお願いしております。これにより、より充実した対話を促し、実際の職場環境に近い環境を再現するためです。なお、選考の段階によっては電話で実施する場合もございます。また、リモートワークの職種においても、弊社の判断により、選考の最終段階としてオンサイトでの面接をお願いする場合がございます。 状況によりは特別な配慮が必要となる場合があることも承知しておりますので、必要に応じて個別にご相談にのって承ります。詳細なプロセスやご期待に沿えるか等の確認につきましては、採用担当者からご説明いたしますので、ご不明な点がございましたらお気軽にご質問ください。 About PSA PSA is the world’s largest trading card, autograph and memorabilia authentication and grading service, Since its inception in 1991, PSA has certified over 40 million cards and collectibles with a cumulative declared value of over a billion dollars. Collectors Universe Japan GK which was established in 2018, provides PSA services to the Japanese market. As the only third-party grading service provider in Japan, PSA has emerged as the dominant leader in authentication and grading for trading cards in the region. PSAについて Professional Sports Authenticator (PSA) は世界最大そして最も信頼されている第三者トレーディングカード真贋鑑定・グレーディングサービス会社です。1991年の創業以来、PSAは4,000万枚以上のカードと1,000億円以上の累計申告価格の収集品を鑑定してきました。日本では、2018年に設立されたCOLLECTORS UNIVERSE JAPAN合同会社を通じて、PSAのサービスを提供しています。日本国内で唯一の第三者グレーディングサービスプロバイダーとして、PSAはトレーディングカードの真贋鑑定およびグレーディング分野において、国内市場で確固たるリーダー的地位を築いています。 募集要項 PSA Japanでは、ジェネラルマネージャー（GM）および日本リーダーシップチームを支えるエグゼクティブアシスタントを募集しています。 本ポジションは、GMのスケジュール・業務管理にとどまりません。経営会議体の運営、米国本社・グローバル経営陣との連携、来日役員の受け入れなどを通じて、250名を超える日本組織の経営を支えるポジションです。 日米の時差や言語・文化の違いをまたいで関係者をつなぎ、GMやリーダーシップチームが意思決定と事業推進に集中できる環境をつくることが期待されます。 日々の依頼に対応するだけではなく、必要な情報や準備を先回りして整え、経営のリズムと実行力を高めていく役割を担っていただきます。 本ポジションはGM直属となり、東京オフィスでの勤務（週[4]日出社）を想定しています。 主な業務内容（What You'll Do） スケジュール・優先順位管理： GMのスケジュール、優先順位、業務フローの管理。日米の時差を踏まえた本社会議（早朝・夜間を含む）の調整 リーダーシップチーム支援： 日本リーダーシップチームの日程調整、事務サポート、部門間の連携支援 経営会議体の運営： 週次LT会議、月次全マネージャー会議、OKRレビュー、本社とのビジネスレビュー等のアジェンダ作成、事前資料準備、議事録作成、アクションアイテムのフォロー 資料作成・コミュニケーション支援： 社内外向けのブリーフィング資料、意思決定資料、社内コミュニケーションの作成支援（日本語・英語） 来日役員・VIP対応： 米国本社およびグローバル経営陣の来日時の日程、会議、宿泊・移動、会食、取引先・パートナー訪問の手配、および当日のアテンド 本社との橋渡し： 背景や文脈の補足、簡易な翻訳などを通じて、日本チームと米国本社の円滑なコミュニケーションを支援 出張手配： GM・リーダーシップチームの国内外出張の手配およびロジスティクス管理 経費・申請管理： JOBCAN等を使用したGMの経費精算、社内稟議、請求確認、および関連部署との調整 イベント・オフサイト対応： 経営合宿、全社イベント、カードショーやパートナー会議等の業界イベントの調整・運営支援 業務改善・標準化： 会議運営、来客対応、各種申請フロー等に関するガイドライン・運用フローの作成・更新、および業務効率化に向けた改善提案 特命プロジェクト： 事業の成長に応じた特命プロジェクトや業務改善の推進 機密情報の管理： 経営情報・人事情報等の機密情報を適切に取り扱い、高い誠実さをもって業務を遂行 その他、GMおよびリーダーシップチームと連携した各種業務 応募資格・求める人物像（Who You Are） 役員秘書、エグゼクティブアシスタント、事業サポート等の関連業務で4年以上の実務経験をお持ちの方（スピード感のある環境での経験を重視します） 経営層、カントリーマネージャー、またはリーダーシップチームをサポートした経験をお持ちの方 常に指示を待つのではなく、自ら状況を判断し、優先順位を設定して業務を最後まで遂行できる方 目の前の依頼だけでなく、経営陣の予定や事業の動きを踏まえ、必要な準備や情報を先回りして整えられる方 複数の関係者や時差をまたいで、競合する優先順位を整理し、計画的に業務を進められる方 問題が発生した際に状況を整理し、関係者を巻き込みながら現実的な解決策を提案・実行できる方 社内外・日米のさまざまなステークホルダーと円滑にコミュニケーションを取り、信頼関係を構築できる方 高いホスピタリティを持ち、日本のビジネスマナーを踏まえたプロフェッショナルな立ち居振る舞いができる方 機密情報を適切に扱い、高い誠実さと判断力をもって行動できる方 ネイティブレベルの日本語でのコミュニケーション能力（口頭・文書）と、米国本社とのメール・会議・日程調整を日常的に行えるビジネスレベルの英語力をお持ちの方（TOEIC 850点以上が目安） Google Workspace（Docs、Sheets、Slides、Calendar等）およびMicrosoft Officeを使いこなせる方 変化の速い環境に柔軟に対応し、新しい業務や課題にも前向きに取り組める方 歓迎する経験・スキル 外資系企業またはグローバル企業での役員秘書・エグゼクティブアシスタント経験 海外役員の来日対応、国際出張手配の経験 経営会議・取締役会等の会議体運営の経験 社内イベントやオフサイトの企画・運営経験 英日・日英の翻訳、または簡易な通訳の経験 Slack、JOBCAN、Jira等の業務ツールや、AIツールを業務に活用した経験 トレーディングカード、コレクティブル、ポップカルチャーへの関心 このポジションの魅力 GM直下で、日本事業の経営判断や重要プロジェクトに近い立場から、組織運営の中核に携わることができるポジションです。 米国本社やグローバル経営陣と日常的に連携しながら、グローバル企業ならではのスピード感と視座の中で、ビジネス英語力と調整力を磨くことができます。 日常的なサポート業務にとどまらず、会議体運営や業務改善、特命プロジェクトを通じて、将来的に経営企画やビジネスオペレーションなど、より大きな責任を担うキャリアを目指すことができます。 Role Description PSA Japan is looking for an Executive Assistant to support the General Manager (GM) and the Japan Leadership Team. The role goes well beyond managing the GM's calendar. You will run the leadership meeting cadence, work with U.S. HQ and global executives, and host visiting executives. In doing so, you will help lead a Japan organization of more than 250 employees. You will connect stakeholders across time zones, languages, and cultures, so the GM and the Leadership Team can focus on decisions and on moving the business forward. Beyond handling day-to-day requests, you will anticipate what is needed and prepare it in advance, strengthening the leadership team's rhythm and execution. This role reports directly to the GM and is based at our Tokyo office, with on-site work expected [4] days a week. What You'll Do Calendar and priority management: Manage the GM's calendar, priorities, and workflows, including early-morning and evening meetings with U.S. HQ Leadership Team support: Handle scheduling and administrative support for the Japan Leadership Team, and help coordinate across functions Leadership meetings: Prepare agendas, pre-reads, and minutes, and track action items for weekly LT meetings, monthly all-manager meetings, OKR reviews, and business reviews with HQ Materials and communications: Help prepare briefings, decision materials, and internal communications in Japanese and English Visiting executives and VIPs: Plan itineraries, meetings, hotels, transport, dinners, and client and partner visits for U.S. and global executives visiting Japan, and accompany them on the day HQ liaison: Help the Japan team and U.S. HQ communicate smoothly by adding context and translating short materials Travel: Arrange domestic and international travel for the GM and Leadership Team, and manage logistics Expenses and approvals: Process the GM's expenses, internal approvals (ringi), and invoices using JOBCAN and similar tools, and coordinate with related departments Events and offsites: Help coordinate leadership offsites, company-wide events, and industry events such as card shows and partner meetings Process improvement: Write and update guidelines and workflows for meetings, visitor hosting, and approvals, and suggest ways to work more efficiently Special projects: Drive special projects and operational improvements as the business grows Confidentiality: Handle executive and HR information with discretion and integrity Other tasks in partnership with the GM and Leadership Team Who You Are 4+ years of experience as an executive assistant, executive secretary, or in business support, ideally in a fast-paced environment Experience supporting senior executives, a country manager, or a leadership team Works independently: judges situations, sets priorities, and follows through without constant direction Anticipates needs based on executives' schedules and business developments, and prepares ahead Manages competing priorities across many stakeholders and time zones in a structured way When issues arise, sorts out the facts, involves the right people, and proposes and carries out practical solutions Builds trusted relationships with internal and external stakeholders in both Japan and the U.S. Strong hospitality mindset and professional presence grounded in Japanese business etiquette Handles confidential information with integrity and sound judgment Native-level Japanese (spoken and written) and business-level English, comfortable with daily email, meetings, and scheduling with U.S. HQ (TOEIC 850+ as a guide) Proficient in Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar) and Microsoft Office Adapts quickly to a fast-changing environment and takes on new challenges with a positive attitude Preferred Experience and Skills EA or executive secretary experience at a foreign-affiliated or global company Experience hosting overseas executives in Japan and arranging international travel Experience running leadership or board meetings Experience planning and running internal events or offsites Japanese–English translation or informal interpretation experience Experience with Slack, JOBCAN, Jira, and AI productivity tools Interest in trading cards, collectibles, or pop culture Why This Role You will work directly under the GM, close to key business decisions and major projects, at the center of how the organization runs. Working with U.S. HQ and global executives every day, you will build your business English and coordination skills at the pace and scale of a global company. Beyond day-to-day support, running leadership meetings, improving processes, and leading special projects can lead to bigger roles in areas such as strategic planning or business operations. Reasons To Join Us: Social Insurance: All full-time employees are eligible for Employee Pension, Health Insurance, Workers Accident Insurance, Employment Insurance Paid Leaves: Our employees qualify for annual leaves and special leaves in accordance with the Company’s Rules of Employment Allowances: Employees are also offered commutation allowance in accordance with the Company’s Rules of Employment Benefits: Defined Contribution Pension Plan, Group Life Insurance, Group Long-Term Disability Insurance Employee Discounts: Employees receive discounts on select grading services for approved submissions Fun Working Environment: Our team members are invited to participate in celebrations, holiday events, and team-building activities 福利厚生: 社会保険：厚生年金、健康保険、労災保険、雇用保険 有給休暇：当社就業規則に基づき、年次休暇及び特別休暇の付与 諸手当：当社就業規則に基づき、通勤手当を支給 福利厚生：確定拠出年金制度（DC）、団体生命保険（GLI）、団体所得補償保険（GLTD） 従業員割引: 従業員が鑑定サービスを申し込む場合に割引料金が適用（要承認） 明るく楽しい職場環境: 祭事や祝日の行事をはじめ、チームビルディングなど様々な行事への招待 We are committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ethnicity, ancestry, religion, national origin, gender, sex, gender identity or expression, sexual orientation, age, citizenship, marital or parental status, disability, veteran status, or other class protected by applicable law. We believe that a team that represents a variety of backgrounds, perspectives, and skills will better service the diverse community of collectors we support. 当社は、人種、肌の色、民族性、家系、宗教、出身国、性別、セクシュアリティ、性自認または性表現、性的指向、年齢、市民権、婚姻状況や育児の有無、障がいの有無、退役軍人であるか否か、その他適用される法律で保護されるあらゆる属性にかかわらず、すべての方に平等な雇用の機会を提供することを約束します。さまざまな背景、視点、スキルを持つチームこそが、当社が支援する多様なコレクターコミュニティに対して、より良いサービスを提供できると信じています。 Residents of areas outside the United States: Please see the Collectors Global Privacy Policy, located here .