Executive Assistant to the Founder

Job description

Direkte Zusammenarbeit mit den Inhabern München | Vollzeit Wir suchen keine klassische Assistenz. Wir suchen eine außergewöhnlich gut organisierte Persönlichkeit, die direkt mit dem Inhaber unseres Unternehmens zusammenarbeitet, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass Projekte, Termine und wichtige Themen zuverlässig vorankommen. Wer wir sind Die Piccola Ma Carina Development GmbH entwickelt hochwertige Wohnimmobilien und Luxushotels in München, dem Alpenraum und ausgewählten Destinationen in Deutschland und Österreich. Wir begleiten Projekte von der ersten Idee über Ankauf, Entwicklung, Finanzierung, Planung, Vertrieb und Realisierung bis zur Übergabe. Dabei arbeiten wir in einem kleinen, leistungsstarken Team mit kurzen Entscheidungswegen und einem hohen Qualitätsanspruch. Wir sind kein Konzern. Wir sind ein inhabergeführtes Unternehmen mit flachen Hierarchien, direkter Kommunikation und dem Anspruch, außergewöhnliche Projekte zu realisieren. Aufgaben Deine Rolle Du arbeitest eng mit den Inhabern zusammen und wirst zur zentralen organisatorischen Schnittstelle zwischen Projekten, Investoren, Planern, Beratern, Vertriebspartnern und dem internen Team. Dein Ziel ist es, Struktur zu schaffen, Prioritäten im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass wichtige Themen konsequent umgesetzt werden. Dabei kombinierst Du klassische Executive-Assistant-Aufgaben mit Projektkoordination und operativer Unterstützung im Tagesgeschäft. Deine Aufgaben Executive Assistant Steuerung und Koordination der Kalender des Inhaber Organisation von Geschäftsreisen, Hotels, Restaurants und Veranstaltungen Vorbereitung von Besprechungen und Terminen Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und offenen Punkten Unterstützung bei Korrespondenz und Dokumentenmanagement Vorbereitung von Unterlagen für Investoren-, Bank- und Geschäftspartnertermine Projektkoordination Vor- und Nachbereitung von Projektbesprechungen Erstellung und Pflege von Aufgaben- und Maßnahmenlisten Nachverfolgung von Entscheidungen und Fristen Koordination zwischen Projektleitung, Planern, Fachplanern und Beratern Pflege von Projektübersichten und Dokumentationen Unterstützung bei Ausschreibungen, Vergaben und Projektkommunikation Vertrieb & Unternehmensentwicklung Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems Nachverfolgung von Interessenten und Geschäftskontakten Unterstützung bei Vertriebs- und Marketingaktivitäten Vorbereitung von Präsentationen und Exposés Unterstützung bei Recruiting-Prozessen Optimierung interner Abläufe und digitaler Prozesse Qualifikation Wen wir suchen Du musst kein Immobilienentwickler sein. Wichtiger ist uns, dass Du hervorragend organisieren kannst, Verantwortung übernimmst und Dinge zuverlässig zum Abschluss bringst. Du passt zu uns, wenn Du: extrem strukturiert arbeitest mehrere Themen gleichzeitig im Blick behalten kannst proaktiv handelst und vorausdenkst gerne Verantwortung übernimmst verbindlich und lösungsorientiert arbeitest professionell mit vertraulichen Informationen umgehst sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse mitbringst Freude daran hast, Unternehmern den Rücken freizuhalten Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, Operations Manager oder Projektkoordinator ist von Vorteil. Benefits Was Dich erwartet Direkte Zusammenarbeit mit den Inhabern Ein außergewöhnlich breites und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien Ein junges, ambitioniertes Team Wunderschönes Büro in einem sanierten Altbau am Kaiser-Ludwig-Platz in München Flexible Arbeitszeiten Apple-Hardware Wellpass-Mitgliedschaft Deutschlandticket Regelmäßige Team-Events Unser Anspruch Wir suchen keine Person, die Aufgaben verwaltet. Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, mitdenkt und dafür sorgt, dass Dinge erledigt werden. Wenn Du Freude daran hast, in einem unternehmerischen Umfeld zu arbeiten und einen spürbaren Beitrag zum Erfolg eines wachsenden Unternehmens zu leisten, freuen wir uns auf Deine Bewerbung mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Einstiegszeitpunkt.