Executive Assistant to the Founder & CEO (d/w/m)

Job description

TENZ ist ein Schweizer Food-&-Drinks-Unternehmen mit tibetischen Wurzeln. Was als Spendenprojekt begann, ist heute ein wachsendes Familienunternehmen mit über 200 Mitarbeitenden. Mit eigener Produktion, Gastronomiebetrieben, Festivals & Events, Delivery sowie einem wachsenden B2B- und Retailgeschäft verbinden wir eine starke Marke mit unterschiedlichen Vertriebskanälen und Geschäftsmodellen. Du willst nah an Entscheidungen arbeiten und den Founder & CEO im Alltag spürbar entlasten? Als Executive Assistant bist du die zentrale operative Unterstützung im Executive Office und sorgst dafür, dass Zeit, Kommunikation, Meetings, Unterlagen und Follow-up zuverlässig und professionell funktionieren. Du arbeitest vorausschauend, hältst Prioritäten und Informationen zusammen und schaffst den organisatorischen Freiraum, den der CEO für Führung, Entscheidungen und Unternehmensentwicklung braucht. Dabei arbeitest du eng mit dem Chief of Staff sowie relevanten internen und externen Ansprechpartner:innen zusammen. Wir bieten Eine verantwortungsvolle Rolle mit direkter Zusammenarbeit mit Founder & CEO und hoher Nähe zur Geschäftsleitung Viel Eigenverantwortung und Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche und Entscheidungsprozesse Ein professionelles Executive Office mit klarer Aufgabenteilung zwischen Executive Assistant und Chief of Staff Unterstützung bei Aus- und Weiterbildungen 30 % Mitarbeiterrabatt auf das gesamte Sortiment in allen Filialen Regelmässige Firmenveranstaltungen und Teamaktivitäten Deine Aufgaben Executive Support: Du entlastest den Founder & CEO gezielt in administrativen, organisatorischen und koordinativen Belangen. Kalender & Prioritäten: Du steuerst Kalender, Termine und Prioritäten proaktiv und richtest Zeit und Fokus konsequent auf die wichtigsten Themen aus. Inbox & Kommunikation: Du unterstützt das Inbox- und Kommunikationsmanagement, priorisierst Anfragen und stellst einen professionellen Informationsfluss sicher. Reisen & Administration: Du organisierst Reisen, Termine, Abläufe und Spesen effizient, diskret und vorausschauend. Meetings & Follow-up: Du bereitest Meetings organisatorisch und inhaltlich vor, koordinierst Unterlagen, dokumentierst Entscheide und To-dos und stellst das Follow-up sicher. Management-Unterlagen: Du erstellst und finalisierst Präsentationen, Briefings und Management-Unterlagen auf hohem Qualitätsniveau. Koordination: Du koordinierst im Auftrag des CEO interne und externe Ansprechpartner:innen und behältst Abhängigkeiten, Deadlines und Rückmeldungen im Blick. Schnittstelle zum Chief of Staff: Du verantwortest den operativen persönlichen CEO-Support. Der Chief of Staff verantwortet Strategieumsetzung, Governance, GL-Arbeit und unternehmensweite Programme. Gemeinsam stellt ihr eine klare, lückenlose Zusammenarbeit im Executive Office sicher. Vertraulichkeit: Du gehst mit vertraulichen Informationen jederzeit professionell, loyal und diskret um. Dein Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung, Direktionsassistent:in mit eidg. Fachausweis, betriebswirtschaftlicher Hintergrund oder vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Erfahrung in einer Executive-Assistant-, Direktionsassistenz- oder vergleichbaren Executive-Support-Rolle Sehr strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie ausgeprägte Fähigkeit, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden Hohe Qualität und Sorgfalt bei schriftlicher Kommunikation, Präsentationen und Management-Unterlagen Stilsichere und professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch, mündlich wie schriftlich Absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen Hands-on-Mentalität, Verantwortungsbewusstsein und Überblick auch bei mehreren parallelen Themen Sehr guter Umgang mit Microsoft 365, Teams, PowerPoint und modernen Office- und Collaboration-Tools In dieser Rolle bist du eine zentrale Stütze im Arbeitsalltag des Founder & CEO. Du schaffst Struktur, Verlässlichkeit und Fokus und trägst damit unmittelbar dazu bei, dass Führung und Entscheidungen wirksam funktionieren. Wenn du gerne auf hohem Niveau organisierst, Verantwortung übernimmst, mitdenkst und eine Führungsperson im Hintergrund wirksam unterstützt, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Tenz a lot!