Executive & Personal Assistant

Job description

L'équipe Trainsweateat est à la recherche d'un(e) Executive & Personal Assistant. Véritable partenaire de confiance, vous prenez en charge la gestion globale — professionnelle et privée — de la Direction. Autonome et réactif/ve, vous orchestrez le quotidien, anticipez les besoins et veillez à l'efficacité de chaque journée. Le poste est basé dans les Alpes-Maritimes et nécessite une grande mobilité pour accompagner la Direction dans ses déplacements fréquents. **Vos principales missions seront les suivantes :** **- Gérer des agendas complexes**, planifier les rendez-vous et réunions (professionnels et personnels), anticiper les déplacements et ajuster selon les priorités **- Organiser les déplacements professionnels** (réservations de transports, hébergements, logistique sur place) avec rigueur et réactivité **- Préparer les réunions clés** : coordination logistique, ordre du jour, documents de support, prise de notes si nécessaire **- Coordonner plusieurs priorités et projets**, sans en compromettre la qualité, en faisant preuve de flexibilité et de réactivité face aux changements de dernière minute et aux urgences **- Relayer les demandes internes et externes**, filtrer les sollicitations et prioriser les échanges **- Gérer la communication écrite** : rédaction, mise en forme et relecture de documents (emails, présentations, comptes rendus, etc.) **- Piloter certaines tâches de gestion quotidienne**, tant sur le plan professionnel (factures, prestataires, fournitures, etc.) que personnel (planning, logistique, services) **- Être un soutien de confiance**, capable de garder la tête froide face à l’imprévu, tout en garantissant une stricte confidentialité. **Vous pourriez être le prochain membre de notre équipe si :** - Vous justifiez d’**au moins 5 ans d’expérience** en tant qu’assistant(e) de direction ou personnel(le), idéalement dans un environnement dynamique - Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et de planification (Google Workspace, Notion, Slack, etc.) - Vous faites preuve d’un **sens de l’organisation hors pair** et savez gérer les urgences et les imprévus avec calme et efficacité - Vous avez un **sens aigu de la confidentialité**, êtes **rigoureux(se)**, ultra-discret(e) et digne de confiance - Vous savez **travailler dans l’ombre** tout en jouant un rôle clé dans la fluidité de l’organisation - Vous possédez une excellente capacité de **communication**, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral - Vous êtes **proactif(ve), autonome** et toujours à l’écoute des besoins, même non exprimés - Vous maîtrisez l’anglais professionnel - Vous résidez dans les Alpes-Maritimes (06) ou souhaitez vous y installer **Détails du poste :** - **Type de contrat :** CDI à temps plein - **Date de démarrage :** dès que possible - **Lieu :** Biot (Alpes-Maritimes) avec déplacements fréquents