Executive Support & Workplace Experience Coordinator | Coordonnateur·trice – Soutien exécutif et expérience au travail

Job description

## **Why this role exists** Alvéole’s mission is to connect people to nature - one of the ways we do that is by managing thousands of beehives across North America and Europe. We’re also building a new product, always hiring new talent, often jumping on planes to visit customers, and setting ambitious goals as a leadership team - all while trying to make this an amazing place to work for our team members. That means our days are rarely predictable. A leadership meeting turns into ten follow-ups. A customer wants a specialized experience with a 24h turnaround. Someone needs complicated, multi-city travel booked. A new hire starts Monday and still needs a desk setup and welcome kit. The building manager is dodging us about bathroom repairs. Lunch needs to arrive before an onsite starts. An interviewee has arrived and someone needs to buy time with them before the interviewer is ready. A board meeting is coming up fast and the execs haven’t found time to get organized. We have four executives, all moving quickly, and none of them should be spending their time coordinating administrative work - that's where you come in. This is one of those roles where, if you do it exceptionally well, hundreds of people will have better days because of work they'll never even see. ## **What makes this role different** You'll support four executives, not one - and they are all builders. They move quickly, they're deeply involved in the business, and they care about the details. Ask any one of them what they're working on and you'll probably hear about three things they finished yesterday, five ideas they're excited about today, and a customer conversation that completely changed their priorities an hour ago. They also move very fast, but they need someone who enjoys bringing structure to that pace - not someone who will push them to pump the brakes. Each of them works differently and priorities change quickly. You'll also own our gorgeous Montreal office. Vendors, building access, repairs, snacks, meeting rooms, office supplies, new hire workstations, company events. None of these things are individually difficult, but together they're what make a workplace either feel effortless or frustrating. This role is about anticipation as much as organization. The people who thrive here don't wait for instructions - they notice details other people miss, solve problems before they're asked to, and genuinely enjoy making life easier for the people around them. If you're looking for a predictable checklist of tasks every day, this probably isn't the role for you. ## **What you'll own** Reporting directly to the VP, People & Culture, you'll become the administrative backbone of our leadership team. Your responsibilities will include: - Keeping four executives organized and one step ahead by managing calendars, emails, travel, meetings, expenses, priorities, and follow-ups. - Keeping projects moving by tracking commitments, following up on action items, drafting communications, and connecting the dots across teams. - Taking on certain business administration projects, often compliance-related (insurance renewals, corporate applications, document consolidation, etc). - Planning company events and coordinating new hire experiences so people arrive prepared and feel welcomed from day one. - Owning the day-to-day operations of our Montreal office, including vendors, building management, repairs, supplies, snacks, access, meeting spaces, and workplace logistics. - Creating a workplace that reflects who we are by helping employees, candidates, customers, and visitors feel genuinely welcomed whenever they interact with Alvéole. - Continuously improving how administrative work gets done by building better systems, automating repetitive tasks, and using AI and modern tools wherever they create leverage. ## **You'll probably love this job if...** You genuinely enjoy making other people more effective. You naturally think three steps ahead. You get satisfaction from bringing order to busy environments. You think paperwork is kinda fun. You enjoy variety and can comfortably switch between booking travel, coordinating a company event, solving an office issue, and helping an executive prepare for an important meeting, sometimes all before lunch. You don't need recognition for every problem you solve because you enjoy being the person everyone quietly relies on. ## **This probably isn't your role if...** You prefer predictable routines. You need someone to tell you what to work on next. Changing priorities stress you out more than they energize you. You'd rather optimize a process that's already working than build one from scratch. ## **What we're looking for** We're much more interested in how you work than checking boxes, but we're probably looking for someone who has: - Experience supporting senior leaders, coordinating office operations, or working in another fast-paced administrative or operations role. - Exceptional organizational skills and the ability to juggle multiple competing priorities without letting things fall through the cracks. - Excellent written and verbal communication skills. - Strong judgment and discretion when handling confidential information. - A proactive mindset (you don't wait to be asked). - Comfort working with Google Workspace and modern workplace tools. Experience using AI to streamline administrative work is a strong asset. - The confidence to follow up with busy executives, challenge assumptions when appropriate, and keep work moving. - A high bar for quality and attention to detail. You notice the small things because they often become big things. - Fluency in English is required. French is a strong asset, as this role supports our Montreal office and works with local vendors. This role is ideal for someone who gets genuine satisfaction from making other people's work easier. If your favourite part of a successful day is hearing, *"I didn't even have to think about that,"* you'll probably enjoy working here. ## **What success looks like** Six months from now, people won't be talking about your work. They'll simply notice that meetings run better, executives are more available, the office feels effortless, and things that used to fall through the cracks... don't anymore. Our executives have more time to focus on leading the business instead of coordinating it, and our office culture just “works”. Meetings are prepared, conference rooms have everything they need, new hires feel welcomed, company events happen without last-minute scrambling, visitors leave with a great impression. The little things stop becoming interruptions because they're already taken care of. The best compliment you'll receive won't be "thank you." It'll be trust. People will stop checking whether something has been handled because they'll already know it has. ## **Location & Work Setup** **Location:** In person at our Montreal HQ five days a week. **Type:** Permanent, Full-Time (40h/week) **Compensation:****$65,000 - $75,000 CAD** --- ## Pourquoi ce poste existe Chez Alvéole, notre mission est de reconnecter les gens à la nature. Une des façons dont on le fait, c'est en gérant des milliers de ruches partout en Amérique du Nord et en Europe. En parallèle, on développe de nouveaux produits, on recrute constamment de nouveaux talents, on prend souvent l'avion pour aller rencontrer nos clients et on se fixe des objectifs ambitieux comme équipe de direction… tout en essayant de faire d'Alvéole un endroit où il fait vraiment bon travailler. Bref, nos journées sont rarement prévisibles. Une rencontre de leadership génère dix suivis. Un client demande une expérience sur mesure avec un délai de 24 heures. Il faut organiser un itinéraire complexe dans plusieurs villes. Une nouvelle personne commence lundi et son poste de travail n'est pas prêt. Le gestionnaire de l'immeuble tarde à régler une réparation. Le lunch doit arriver avant le début d'un onsite. Un candidat est déjà arrivé et quelqu'un doit aller l'accueillir pendant que l'interviewer termine une réunion. Le prochain conseil d'administration approche et les dirigeants n'ont pas encore trouvé le temps de tout préparer. Nous avons quatre dirigeants qui avancent vite. Très vite. Et leur temps est beaucoup trop précieux pour être consacré à la coordination administrative. C'est là que tu entres en jeu. C'est le genre de poste où, si tu fais un travail exceptionnel, des centaines de personnes auront de meilleures journées… sans même réaliser tout ce que tu as rendu possible. --- ## Ce qui rend ce poste unique Tu soutiendras quatre dirigeants, pas un seul. Et ce sont tous des bâtisseurs. Ils avancent rapidement, sont très impliqués dans l'entreprise et portent une attention particulière aux détails. Si tu leur demandes sur quoi ils travaillent, ils te parleront probablement de trois dossiers qu'ils ont terminés hier, de cinq nouvelles idées qui les emballent aujourd'hui et d'une conversation avec un client qui a complètement changé leurs priorités il y a une heure. Ils ont besoin de quelqu'un qui aime apporter de la structure à ce rythme, pas de quelqu'un qui essaie constamment de le ralentir. Chacun fonctionne différemment et les priorités évoluent vite. Tu seras aussi responsable de notre magnifique bureau de Montréal. Les vendors, les accès à l'immeuble, les réparations, les collations, les salles de réunion, les fournitures, les postes de travail des nouvelles recrues, les événements d'équipe… Pris individuellement, rien de tout ça n'est particulièrement compliqué. Mais ensemble, ce sont ces détails qui font qu'un bureau est agréable… ou frustrant. Ce rôle est autant une question d'anticipation que d'organisation. Les personnes qui réussissent ici n'attendent pas qu'on leur dise quoi faire. Elles remarquent les détails que les autres ne voient pas, règlent les problèmes avant qu'ils existent et aiment sincèrement faciliter la vie des gens autour d'elles. Si tu cherches une liste de tâches identique chaque jour, ce poste n'est probablement pas pour toi. --- ## Ce dont tu seras responsable Relevant directement de notre VP, People & Culture, tu deviendras le point d'ancrage administratif de notre équipe de direction. Tu seras notamment responsable de : - Garder nos quatre dirigeants organisés et toujours un pas d'avance en gérant leurs calendriers, courriels, déplacements, réunions, dépenses, priorités et suivis. - Faire avancer les projets en assurant les suivis, en coordonnant les prochaines étapes, en rédigeant certaines communications et en facilitant la collaboration entre les équipes. - Prendre en charge différents projets d'administration de l'entreprise, souvent liés à la conformité (renouvellements d'assurances, démarches corporatives, consolidation de documents, etc.). - Organiser les événements d'équipe et coordonner l'arrivée des nouvelles recrues afin qu'elles se sentent attendues dès leur premier jour. - Gérer les opérations quotidiennes de notre bureau de Montréal : vendors, immeuble, réparations, fournitures, collations, accès, salles de réunion et logistique du workplace. - Créer une expérience à l'image d'Alvéole en faisant en sorte que nos employés, candidats, clients et visiteurs se sentent réellement les bienvenus. - Améliorer continuellement notre façon de travailler en mettant en place de meilleurs systèmes, en automatisant les tâches répétitives et en utilisant l'AI et les outils modernes lorsque ça fait gagner du temps. --- ## Tu risques d'adorer ce poste si... Tu aimes sincèrement aider les autres à être plus efficaces. Tu réfléchis naturellement trois étapes à l'avance. Tu prends plaisir à mettre de l'ordre dans des environnements où ça bouge beaucoup. Tu trouves que la paperasse est étonnamment satisfaisante. Tu apprécies la variété et tu peux passer, dans la même matinée, de la réservation d'un voyage à l'organisation d'un événement d'équipe, à la gestion d'un imprévu au bureau ou à la préparation d'un dirigeant pour une rencontre importante. Tu n'as pas besoin qu'on souligne chaque problème que tu règles. Tu apprécies simplement être la personne sur qui tout le monde peut compter. --- ## Ce poste est probablement moins fait pour toi si... Tu préfères les journées très prévisibles. Tu attends qu'on te dise constamment quoi faire ensuite. Les changements de priorités te stressent plus qu'ils ne te stimulent. Tu préfères optimiser un processus déjà bien établi plutôt que d'en créer un nouveau. --- ## Ce qu'on recherche On s'intéresse beaucoup plus à ta façon de travailler qu'à une liste de cases à cocher, mais on imagine que tu as : - De l'expérience auprès de dirigeants, en coordination de bureau ou dans un autre rôle administratif ou opérationnel où le rythme est soutenu. - Un excellent sens de l'organisation et la capacité de gérer plusieurs priorités en parallèle sans rien laisser tomber. - D'excellentes habiletés de communication, autant à l'écrit qu'à l'oral. - Un excellent jugement et beaucoup de discrétion lorsqu'il est question d'informations confidentielles. - Un réflexe très proactif : tu n'attends pas qu'on te demande d'agir. - De l'aisance avec Google Workspace et les outils de travail modernes. L'utilisation de l'AI pour simplifier le travail administratif est un atout important. - L'assurance nécessaire pour faire des suivis auprès de dirigeants occupés, remettre certaines idées en question lorsque c'est pertinent et faire avancer les dossiers. - Une très grande attention aux détails. Tu remarques les petites choses avant qu'elles deviennent de gros problèmes. - Une excellente maîtrise de l'anglais. Le français est un atout important puisque le poste soutient notre bureau de Montréal et implique des échanges avec des fournisseurs locaux. Ce poste est idéal pour quelqu'un qui retire une vraie satisfaction du fait de rendre le travail des autres plus simple. Si ta phrase préférée à la fin d'une journée est : *"Je n'ai même pas eu à y penser."* ...tu risques de vraiment aimer travailler chez nous. --- ## À quoi ressemble le succès Dans six mois, personne ne parlera vraiment de ton travail. On remarquera simplement que les réunions sont mieux préparées, que les dirigeants sont plus disponibles, que le bureau fonctionne sans friction et que les choses qui avaient tendance à passer entre les mailles du filet... n'y passent plus. Nos dirigeants auront davantage de temps pour diriger l'entreprise plutôt que de la coordonner. Les réunions seront prêtes avant même qu'elles commencent. Les salles auront tout ce qu'il faut. Les nouvelles recrues se sentiront attendues dès leur arrivée. Les événements se dérouleront sans improvisation de dernière minute. Les visiteurs repartiront avec une excellente impression. Les petits irritants cesseront d'être des interruptions, simplement parce qu'ils auront déjà été réglés. Et le plus beau compliment que tu recevras ne sera probablement pas « merci ». Ce sera la confiance. Les gens arrêteront de vérifier si quelque chose a été fait, parce qu'ils sauront déjà que c'est entre bonnes mains. ## **Lieu et mode de travail** **Lieu :** Présence à notre siège social de Montréal cinque jours par semaine **Type de contrat :** Permanent, temps plein (40 h/semaine) **Rémunération:** $65,000 - $75,000 CAD --- ### **🌐 Exigences linguistiques** Certains rôles chez Alvéole nécessitent une maîtrise de l’anglais et/ou du français en raison de collaborations fréquentes avec des clients, partenaires et membres de l’équipe à travers l’Amérique du Nord. Les exigences linguistiques spécifiques à ce poste sont indiquées dans la section ci-dessus. ### **💛 Inclusion et accommodements** Alvéole souscrit au principe d’équité en matière d’emploi. Nous célébrons la diversité et accueillons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons aucune discrimination fondée notamment sur la race, la religion, la couleur, l’origine, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’âge, le handicap, l’état de santé, la grossesse, l’information génétique, le statut matrimonial ou le service militaire. Si vous avez besoin d’un accommodement ou d’un ajustement à n’importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez en informer votre partenaire en acquisition de talents. ### **🤖 Utilisation de l’IA** Nous pouvons utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d’embauche. Ces outils assistent notre équipe Acquisition de talents; toutefois, toutes les décisions finales d’embauche sont prises par des humains. ### **🌐 Language Requirements** Some roles at Alvéole require proficiency in English and/or French due to collaboration with clients, partners, and team members across North America. Specific language requirements for this position can be found in the qualifications section above. ### **💛 Inclusion & Accommodations** Alvéole is an equal-opportunity employer. We celebrate diversity and welcome candidates of all backgrounds. We do not discriminate based on race, religion, color, ancestry, national origin, sex, sexual orientation, gender identity or expression, age, disability, medical condition, pregnancy, genetic information, marital status, or military service. If you require an accommodation or adjustment at any stage of the recruitment process, please let your recruiting partner know. ### **🤖 Use of AI** We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of our hiring process. These tools assist our Talent Acquisition team; however, all final hiring decisions are made by humans. ###