Front Office (m/w/d)

Job description

Ihre Aufgaben Organisation ist für dich mehr als nur Planung – du liebst es, den Überblick zu behalten, Prozesse zu verbessern und Dinge wirklich voranzubringen? Dann werde Teil unseres Teams: Als zentrale Schnittstelle im Unternehmen sorgst du dafür, dass unsere operativen, organisatorischen und kaufmännischen Abläufe reibungslos funktionieren – und gestaltest diese aktiv mit. Zu deinen Aufgabenfeldern können folgende Themen gehören: Operative Organisation & interne Abläufe Koordination zentraler interner Prozesse und Ansprechpartner*in für organisatorische Themen Organisation von Onboardings inkl. IT‑Zugängen und externer Dienstleister Schnittstelle zu IT‑, Datenschutz‑ und Arbeitssicherheitspartnern Strukturierte Dokumentenverwaltung und Vertragsorganisation Reise‑, Termin‑ & Prozesskoordination Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen Terminorganisation für Geschäftsführung und Teams Vorbereitung interner und externer Meetings Prüfung und Abrechnung von Reisekosten unter Einhaltung interner Richtlinien Kaufmännische Unterstützung & Finance‑Anbindung Bearbeitung des Rechnungseingangs und Vorbereitung für DATEV Kostenkontrolle, Abstimmungen und Zuarbeit für Steuerberater*innen Kassenführung, Postbearbeitung und Belegmanagement Fuhrpark, Events & Sonderaufgaben Organisation und Verwaltung des Firmenfuhrparks inkl. Versicherungen Unterstützung bei internen und externen Events (Planung, Abrechnung, Koordination) Mitarbeit in bereichsübergreifenden Sonderprojekten (z. B. HR‑nah, IT‑nah) Ihr Profil Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Erfahrung in operativen, koordinierenden oder kaufmännischen Rollen Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und gutes Prioritätenmanagement Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise DATEV‑ und Reisekostenkenntnisse Verlässlichkeit, Diskretion und Freude daran, Prozesse effizient zu gestalten Digitales Mindset und Offenheit für moderne Tools (z. B. digitale Visitenkarten) Führerschein Klasse B Warum wir? Beratungskultur mit Gestaltungsspielraum: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Ideen‑Kultur geben dir die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten Zentrale Lage in Düsseldorf: Unser modernes Büro befindet sich in Top‑Lage – inklusive großzügiger Dachterrasse für Austausch, Pausen und frische Gedanken Leistungsorientiertes Bonusmodell: Engagement und gute Ergebnisse lohnen sich bei uns – transparent, fair und nachvollziehbar Starker Teamzusammenhalt: Regelmäßige Team‑ und Firmenevents stärken unseren Zusammenhalt und sorgen für gemeinsame Erlebnisse abseits des Beratungsalltag Modernes Arbeiten: Du wählst dein bevorzugtes Hardware‑Setup (Apple oder Microsoft) – selbstverständlich auch zur privaten Nutzung Urban Sports Club & EGYM Wellpass: Profitiere von deutschlandweiten Sport‑, Fitness‑ und Wellnessangeboten Nachhaltige Mobilität: Wir bezuschussen dein Deutschlandticket Gesundheit im Fokus: Über unsere betriebliche Krankenkasse erhältst du Zugang zu erweiterten Gesundheits‑ und Vorsorgeleistungen Absicherung für die Zukunft: Wir unterstützen dich bei Bedarf mit einer betrieblicher Altersvorsorge und einer Berufsunfähigkeitsversicherung