Gestionnaire administratif(ve)

Job description

Description de l'entreprise Travaillez avec nous. Changez le monde. Chez AECOM, nous construisons un monde meilleur. Qu'il s'agisse d'améliorer votre trajet, d’assurer le maintien des opérations, de fournir un accès à de l'eau potable ou de transformer l'horizon, notre travail aide les personnes et les communautés à prospérer. Nous sommes la société de conseils en infrastructures la plus réputée au monde. Nous travaillons en partenariat avec notre clientèle pour relever les défis les plus complexes et transmettre un héritage aux générations futures. Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour travailler chez AECOM. Avec l'accélération des investissements dans les infrastructures du monde entier, nos services sont très en demande. Nous vous invitons à partager vos idées audacieuses et grands rêves, et à faire partie d'une équipe mondiale de près de 50 000 planificateurs et planificatrices, concepteurs et conceptrices, ingénieurs et ingénieures, scientifiques, innovateurs et innovatrices numériques, gestionnaires de programmes et de construction, et autres professionnels et professionnelles qui réalisent des projets qui ont un impact positif et tangible partout autour du globe. Nous formons une équipe mondiale animée par notre objectif commun : créer un monde meilleur. Joignez-vous à nous. Description du poste Relevant du (de la) gestionnaire principal(e), administration et gestion de bureau d’AECOM Canada, le (la) gestionnaire administratif(ve) expérimenté(e) et très organisé(e), supervisera le fonctionnement quotidien du bureau et veillera au bon déroulement des fonctions administratives. Le (la) titulaire de ce poste est responsable de gérer les ressources du bureau, de superviser et de coordonner le personnel administratif et d’apporter un soutien opérationnel à la direction et aux employés. Il(elle) travaillera en collaboration avec les responsables locaux des secteurs d’affaires et le (la) responsable de site afin d’améliorer le soutien que nous apportons à l’équipe composée de plus de 500 employés à Montréal, ainsi qu’à ceux qui travaillent dans nos autres bureaux au Québec. Le (la) candidat(e) idéal(e) possède de solides compétences de leadership, de communication et de gestion d’équipe; il (elle) est capable de travailler de façon autonome et sait établir des priorités face à des exigences concurrentes. Il (elle) doit faire preuve d’adaptabilité et de résilience dans un milieu de travail dynamique, en mettant à profit de solides compétences interpersonnelles et un esprit axé sur le service à la clientèle, en plus d’assumer les responsabilités énumérées ici. Responsabilités : Leadership et soutien stratégique Déterminer et mettre en œuvre des améliorations de processus afin d’accroître l’efficacité. Appuyer la direction et les autres services et collaborer avec eux dans le cadre d’initiatives organisationnelles et de projets spéciaux (p. ex. la mise en place de nouveaux outils et processus, comme le déploiement de l’IA, les partenariats avec les Capacités d’entreprise [CE] et la collaboration avec les Services généraux à l’entreprise [SGE]). Faire preuve de professionnalisme lors des échanges avec les parties prenantes externes, au nom de l’administration. Collaborer avec les autres membres des équipes administratives partout au Canada afin de partager et de mettre en œuvre les pratiques d’excellence. Soutenir la stratégie de travail hybride d’AECOM, le suivi du taux d’occupation des bureaux et l’aménagement de l’espace. Apporter son soutien, au besoin, au comité des activités sociales du bureau pour planifier et organiser des événements visant à renforcer et à promouvoir notre communauté et notre culture. Soutien au personnel et à l’équipe Encadrer, optimiser et superviser le personnel administratif et de soutien, en assurant la formation et la gestion de la performance afin de favoriser une culture d’entreprise axée sur l’excellence. Servir de point de contact principal pour les demandes du personnel concernant le fonctionnement des bureaux. Assister les responsables et les services dans la gestion des calendriers et de la logistique et contribuer au besoin à la mise en forme de documents et de rapports grâce à une maîtrise avancée de MS Word. Coordonner l’intégration à l’échelle locale afin de garantir une première semaine et un premier mois accueillants et sans accroc pour les nouvelles personnes embauchées. Communication et gestion des documents Rédiger et diffuser des communications et des annonces internes. Tenir à jour les dossiers administratifs et le système de gestion des documents (numériques et papier). Accompagner les RH dans la gestion des documents d’intégration et la conformité administrative. Exploitation et administration du bureau Superviser le fonctionnement quotidien du bureau afin de garantir un environnement de travail productif et professionnel. Gérer les fournitures de bureau, le matériel, les relations avec les fournisseurs et les budgets correspondants. Veiller au respect des réglementations relatives à la santé, à la sûreté et à la sécurité, et participer aux travaux du comité de sécurité du bureau en tant que membre. Agir comme point de contact pour le matériel de bureau, les équipements techniques des salles de réunion et les fournitures utilisées au quotidien. Collaborer avec le (la) gestionnaire régional(e) des installations pour assurer la gestion courante des locaux du bureau. Assurer la coordination avec le service informatique concernant les dernières mises à jour et améliorations. Fournir une assistance sur place pour le dépannage, selon les besoins. Gérer les places de stationnement, le cas échéant. Qualifications Exigences minimales : Au moins 6 ans d’expérience dans l’administration de bureau, dont au moins 2 ans à un poste de supervision ou de direction. Maîtrise avancée des systèmes et outils bureautiques (MS Office, Workday, Teams, système de sécurité, etc.). Le bilinguisme (français et anglais) est indispensable pour assumer efficacement les responsabilités liées à ce poste, qui consistent notamment à collaborer avec une équipe de plus de 20 collègues répartis dans tout le Canada, ainsi qu’à interagir et à partager la charge de travail avec des équipes situées dans d’autres pays où la langue principale utilisée dans le cadre professionnel est l’anglais. Exigences privilégiées : Études en gestion d’entreprise, en gestion administrative ou dans un domaine connexe. Compétences avérées dans l’amélioration des processus, la mise en œuvre d’initiatives opérationnelles, la gestion des fournisseurs et le contrôle budgétaire. Expérience avérée dans l’administration de bureau et la gestion opérationnelle. Solides compétences en gestion et coordination de projets, notamment dans les tâches de planification, de documentation et d’établissement de rapports. Connaissances de la conformité, de la santé et de la sécurité, ainsi que de la réglementation relative au lieu de travail (un atout). Informations complémentaires Le parrainage pour l'obtention d'un permis de travail Canadien n'est pas disponible pour ce poste. À propos d’AECOM AECOM est le chef de file mondial des infrastructures, déterminé à offrir un monde meilleur. En tant qu’entreprise de services professionnels de confiance dotée de vastes compétences techniques, nous résolvons les défis complexes de nos clients dans les domaines de l’eau, de l’environnement, de l’énergie, du transport et du bâtiment. Nos équipes collaborent avec des clients des secteurs public et privé pour créer des solutions novatrices, durables et résilientes tout au long du cycle de vie des projets, qu’il s’agisse de services-conseils, de planification, de conception, d’ingénierie, de gestion de programmes ou de construction. AECOM est une entreprise du Fortune 500 qui a généré des revenus de 16,1 milliards $ au cours de l’exercice 2025. Apprenez-en plus sur aecom.ca . La liberté de grandir dans un monde d’opportunités Vous aurez la flexibilité dont vous avez besoin pour faire votre meilleur travail avec des options de travail hybrides. Que vous travailliez à partir d’un bureau d’AECOM, d’un emplacement distant ou sur un site client, vous travaillerez dans un environnement dynamique où votre intégrité, votre esprit d’entreprise et votre état d’esprit pionnier sont défendus. Vous nous aiderez à favoriser un milieu de travail sûr et respectueux, où nous invitons tout le monde à se mettre au travail en utilisant leurs talents, leurs antécédents et leur expertise uniques pour créer des résultats transformationnels pour nos clients. AECOM offre un large éventail de programmes de rémunération, d’avantages sociaux et de bien-être pour répondre aux divers besoins de nos employés et de leurs familles. Nous sommes l’entreprise d’infrastructure mondiale de confiance, et nous sommes dans le même bateau - votre croissance et votre succès sont également les nôtres. Rejoignez-nous et vous obtiendrez tous les avantages de faire partie d’une société mondiale cotée en bourse - l’accès à une technologie et à une réflexion de pointe et à un travail de transformation avec un impact important et une flexibilité de travail. En tant qu’employeur de l’égalité des chances, nous croyons au potentiel de chaque personne et nous vous aiderons à atteindre le vôtre. Toutes vos informations resteront confidentielles conformément aux directives d’EEO.