Gestionnaire Archivage

Job description

How will you CONTRIBUTE and GROW? Le gestionnaire archiviste est responsable de traitement des documents, de distribution des factures, de contrôle de la conformité et d'archivage physique. 1. Gestion des documents entrants Réceptionner tous les documents physiques de partenaires externes (fournisseurs, huissier, dépositaires….) & internes (documents logistiques, magasins...), Accuser la réception des documents, Scanner chaque document individuellement, nommer et envoyer à ALEBS et/ ou stocker sur le Drive partagé par type de document (cf. hiérarchie d’archivage) Classer les documents physiques selon la hiérarchie d’archivage, Mettre à jour les fichiers (suivi numérique des BL, suivi bordereaux, fichiers de distribution) Relance proactive des interlocuteurs en cas d’éléments manquants ou de besoin d’informations complémentaires (logistique, magasin… Établir une communication fluide et respectueuse avec les interlocuteurs internes et externes. 2. Gestion de distribution de facture vente avec le prestataire externe Communiquer les BL scannés au prestataire défini Communiquer les factures et avoirs clients aux prestataires définis ( Maroc Créance, SKC…..) Traiter les rejets des factures clients Gérer les non-conformités conjointement avec l'équipe BSC et ou les départements concernés (Rejet, complément…..), Répondre aux besoins internes de documents originaux (exemple: constitution du dossier de contentieux…), Assurer toutes les tâches demandées par son supérieur hiérarchique 3. Contrôle des trous de séquence et régularité de transmission des Documents Contrôle de séquentialité des documents de vente ( Suivi numérique suivi de réception des documents concernés ( Bons de livraison et autres ) soit des départements internes ( Logistique ) soit des partenaires ( Dépositaires ) Rapprochement entre documents reçus et documents traités sur système d’information. Reporting régulier des documents en attente de réception 4. Tenir les archives physiques des documents d’entreprise Veiller à appliquer la politique d’archivage des documents ALM tel que définis par le management Coordonner avec le prestataire externe toute demande de prise en charge ou de sortie de documents à archiver et/ou archivés 5. Qualité Santé Sécurité et Environnement Respecter l’ensemble des règles de sécurité. Participer activement à l’amélioration de notre démarche QHSE. Développer un état d'esprit sécurité et chercher à atteindre la qualité optimale avec les moyens disponibles. Contribuer au bon déroulement mensuel des réunions de sécurité 6. Respect des procédures mises en place et codes de conduites Signer et s'engager à respecter tous les codes de conduites et chartes éthiques d'ALM/Groupe S'engager à respecter les procédures mises en places dans le cadre de l'exercice de ses fonctions ___________________ Are you a MATCH? Formation requise : Diplôme en Archivistique (sortie d'école / jeune diplômé Bac+3 - ex. ISD Manouba). Expertise Métier : Maîtrise complète des concepts d'archivage physique et numérique. Qualités Relationnelles : Aisance en communication, posture d'interlocuteur privilégié face aux sociétés de services et prestataires externes. Outils Informatiques : Maîtrise d'Excel (fichiers de suivi, reporting). Compétences Gestion & ERP : Connaissance ou expérience appréciée sur l'ERP Navision ainsi que des notions en facturation et gestion administrative. Mobilité :Poste à dominance fixe (siège Charguia HO), avec des déplacements ponctuels à prévoir sur d'autres sites (Ben Arous, Borj Cédria). #LI-FM2 Our Differences make our Performance At Air Liquide, we are committed to build a diverse and inclusive workplace that embraces the diversity of our employees, our customers, patients, community stakeholders and cultures across the world. We welcome and consider applications from all qualified applicants, regardless of their background. We strongly believe a diverse organization opens up opportunities for people to express their talent, both individually and collectively and it helps foster our ability to innovate by living our fundamentals, acting for our success and creating an engaging environment in a changing world.