Gestionnaire de bureau / Office Manager

Job description

### À propos de TandemLaunch TandemLaunch est un studio de création d’entreprises basé à Montréal, spécialisé dans le développement et la croissance de startups deep-tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des équipes techniques pour transformer des percées scientifiques en entreprises concrètes. ### Le rôle Nous recherchons un(e) Gestionnaire de bureau qui sera responsable des opérations quotidiennes du bureau et de l’amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de l’environnement de travail — soutien aux employés, coordination des fournisseurs et services, maintien de contrôles administratifs, et création d’une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée. - Sur place, 5 jours par semaine (aucune option de télétravail) - 32,5 heures par semaine - Assurance collective, incluant des avantages sociaux (soins dentaires, soins médicaux, soins de la vue). - 3 semaines de vacances. ### Responsabilités principales - Mettre en place, revoir et améliorer en continu les procédures administratives et de gestion de bureau - Établir les priorités de travail, s’assurer que les procédures sont respectées et que les échéanciers sont rencontrés - Superviser et coordonner les activités administratives et les opérations quotidiennes du bureau - Planifier et coordonner les services de bureau, notamment : - besoins d’espace / hébergement et relocalisations - équipements, fournitures, formulaires et inventaire - disposition des actifs, stationnement et accès au bâtiment - coordination de l’entretien et de la sécurité - Appuyer la préparation du budget d’exploitation et maintenir les contrôles liés à l’inventaire et au budget - Suivre les budgets et les dépenses, en assurant une documentation claire et une gestion structurée - Compiler des données et préparer des rapports périodiques ou ponctuels, des manuels et de la correspondance - Effectuer la saisie de données avec rigueur et maintenir des dossiers administratifs à jour - Planifier et organiser des événements internes, programmes d’accueil et initiatives pour l’équipe - Gérer la logistique des événements (planification, coordination, fournisseurs, horaires et support sur place) ### Profil recherché - Langues : bilingue (français/anglais) - Scolarité : Diplôme postsecondaire dans un domaine connexe au poste (Gestion de bureau ; Gestion hôtelière ; Administration ; Secrétariat ; Autre domaine connexe) - Expérience : 5+ ans dans en tant que gestionnaire de bureau ou un poste similaire. - Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit de collaboration - Excellente communication, à l’oral comme à l’écrit - Très bonne organisation et gestion du temps - Autonomie, proactivité, fiabilité et esprit d’équipe - Aisance à travailler de façon indépendante dans un environnement rapide - Capacité à gérer une charge de travail élevée et à bien performer sous pression - Maîtrise de la suite Microsoft Office : Excel, Word, PowerPoint, Outlook ___________________ ### About TandemLaunch TandemLaunch is a Montréal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real companies. ### The Role We’re looking for an **Office Manager** who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You’ll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly—supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organized. - On-site 5 days a week (no remote work option) - 32.5 hours per week - Group Insurance, including health benefits (dental, health, vision) - 3 weeks of vacation. ### Key Responsibilities - Implement, review, and continuously improve administrative and office procedures - Establish work priorities, ensure processes are followed, and deadlines are met - Oversee and coordinate office administrative activities and day-to-day operations - Plan and coordinate office services, including: - Space/accommodation needs and relocations - Equipment, supplies, forms, and inventory - Asset disposal, parking, and building access - Maintenance and security coordination - Support operating budget preparation and maintain inventory and budgetary controls - Track budgets and expenditures, ensuring spending is organized and properly documented - Assemble data and prepare periodic/special reports, manuals, and correspondence - Perform accurate data entry and maintain clean administrative records - Plan and execute social events, guest programs, and internal initiatives - Manage event logistics (planning, coordination, vendors, schedules, and on-site support) ### What You Bring - Language: Bilingual (English/French) - Education: Postsecondary diploma in a field related to the role (Office Management, Hospitality Management, Administration, Secretarial Studies, or another relevant field). - Experience: 5+ years of experience as an Office Manager or in a similar role. - Strong interpersonal skills and collaboration mindset. - Excellent written and verbal communication. - Highly organized with strong time-management skills. - Adaptable, proactive, and reliable team player. - Comfortable working independently in a fast-paced environment. - Able to manage a high workload and perform well under pressure. - Knowledge of Microsoft Office Suite: Excel, Word, PowerPoint, Outlook