Head of Operations & Finance, Paris

Job description

Role overview The Head of Operations & Finance will report to the Paris Managing Partner and the CE COO and work closely with the partnership and the firm’s international leadership teams. The role is responsible for the effective operational management of the Paris office, ensuring that the office has the right structure, processes, teams and support functions in place to deliver excellent service to clients and lawyers. The Head of Operations & Finance will act as a trusted adviser, helping to implement local priorities while ensuring alignment with the firm’s global strategy. This is a senior leadership role requiring strong operational judgement, credibility in a partnership environment and the ability to bring together multiple business services teams, including HR, Finance, Business Development, IT, secretarial services, office management and other support functions. The Head of Operations & Finance will play a central role in strengthening the performance, efficiency and culture of the Paris office, while supporting transformation, innovation and collaboration with other offices, global functions and shared services centres. Key responsibilities Office leadership and governance The Head of Operations & Finance will support the Managing Partner and the Paris partnership in the effective management of the office. This will include helping to translate agreed priorities into clear plans, ensuring decisions are followed through and providing the information and insight needed to support good decision-making. The Head of Operations & Finance will also help ensure clear communication between partners, lawyers and business services teams, and will contribute to the smooth running of local governance processes. Key areas of focus will include: Supporting the Managing Partner and local management committee in the implementation of the office’s strategic priorities. Helping to ensure that partners have the operational information, analysis and support needed to manage the business effectively. Facilitating collaboration between practice groups, partners and business services teams. Supporting clear and effective communication across the office. Ensuring that local decisions and initiatives are consistent with the firm’s wider strategy and standards. Operational management of business services The Head of Operations & Finance will lead and coordinate the Paris office’s business services functions, ensuring that they operate as an integrated, client-focused and efficient support platform for the partnership and wider office. This will include oversight of: Human Resources Finance Business Development and Marketing Communications IT and digital transformation Secretarial services Office management, facilities and real estate Risk, compliance and operational controls, in coordination with the relevant firmwide teams The Head of Operations & Finance will be expected to promote collaboration between teams and ensure that the office’s operating model remains effective, scalable and aligned with the needs of the business. The emphasis of the role is on overall operational leadership rather than direct technical and hierarchical management of each function. Financial and business performance The Head of Operations & Finance will work closely with the global and local Finance teams to support the financial and commercial performance of the Paris office. Key areas of focus will include: Working with Finance to provide partners with clear information on financial and operational performance. Supporting initiatives to improve working capital, billing processes, cash collection and matter management. Helping partners and business services teams identify opportunities to improve efficiency and profitability. Ensuring that financial processes are well integrated with the office’s broader operating model. Supporting a commercially aware culture across the office. International coordination and firmwide alignment The Head of Operations & Finance will act as a key point of coordination between the Paris office and the firm’s international leadership and business services teams. The role will require close collaboration with colleagues in other offices to ensure that local initiatives are aligned with firmwide and regional priorities and that Paris contributes effectively to global projects. Key areas of focus will include: Ensuring strong coordination between Paris and the firm’s international management and business services teams. Supporting the implementation of firmwide initiatives at local level. Helping the Paris office adopt best practices from across the network. Representing the operational needs and perspectives of the Paris office in international discussions. Optimising and control delivery of the shared services capacity Promoting collaboration and consistency across offices where appropriate. Transformation, technology and innovation The Head of Operations & Finance will help lead the operational transformation of the Paris office, with a particular focus on digitalisation, process improvement and the effective adoption of new technologies, including artificial intelligence. This will be done in close coordination with the relevant partner sponsor for AI in Paris and with the firm’s international transformation and technology teams. Candidate profile Experience The successful candidate will bring significant senior management experience, ideally gained in an international law firm, professional services firm, consultancy, audit firm or another complex partnership or matrix environment. They will have experience leading or coordinating multidisciplinary business services teams and working closely with senior stakeholders in a demanding professional environment. Relevant experience may include roles such as General Secretary, Director of Operations, General Manager or another senior business leadership position. Skills and capabilities The successful candidate will demonstrate: Strong operational leadership and organisational judgement. A minimum of 10 years’ experience managing or coordinating business services functions in a professional services environment. A good understanding of the economics and operating model of a law firm or similar partnership. The ability to work effectively with partners and senior stakeholders. Strong communication skills in both French and English. The ability to influence and build consensus without always relying on direct authority. Experience supporting transformation, change management and process improvement. Comfort with technology and an interest in the opportunities created by digital tools and artificial intelligence. Sound commercial and financial understanding, without the role being finance-led. Personal qualities The role will suit someone who is pragmatic, collaborative and credible, with the confidence to operate at senior level and the judgement to navigate a partnership environment. The successful candidate will be expected to demonstrate: Strong leadership and interpersonal skills. Diplomacy, discretion and sound judgement. The ability to build trust with partners, lawyers and business services teams. A structured and solution-oriented approach. Resilience and the ability to operate in a demanding environment. A strong service mindset and commitment to operational excellence. The ability to bring people together and drive progress across multiple teams and priorities. LE POSTE Rattaché(e) au Managing Partner du bureau de Paris et au COO CE, le/la Directeur(trice) des opérations et des finances travaillera en étroite collaboration avec les associés ainsi qu’avec les équipes de direction internationales du Cabinet. Il/elle assurera le pilotage opérationnel du bureau de Paris, en veillant à ce que celui-ci dispose d’une organisation, de processus, d’équipes et de fonctions support adaptés afin d’offrir un service d’excellence aux clients et aux avocats. Véritable partenaire de confiance, il/elle accompagnera la mise en œuvre des priorités locales, tout en veillant à leur cohérence avec la stratégie mondiale du Cabinet. Ce poste de direction requiert un solide sens opérationnel, une forte crédibilité dans un environnement de partnership, ainsi que la capacité à fédérer les services supports de l’entreprise : Ressources Humaines, Finance, Business Development, IT, services d’assistanat, services généraux et autres fonctions support. Le/la Directeur(trice) des opérations et des finances jouera un rôle central dans le renforcement de la performance, de l’efficacité et de la culture du bureau de Paris. Il/elle accompagnera également les projets de transformation et d’innovation, ainsi que la collaboration avec les autres bureaux, les fonctions internationales et les centres de services partagés. PRINCIPALES RESPONSABILITES Management du bureau Le/la Directeur(trice) des opérations et des finances accompagnera la Managing Partner et les associés du bureau de Paris dans la gestion efficace du bureau. A ce titre, il/elle contribuera à traduire les priorités définies collectivement en plans d’actions concrets, veillera à la bonne mise en œuvre des décisions et fournira les informations et analyses nécessaires à une prise de décision éclairée. Il/elle contribuera également à assurer une communication fluide entre les associés, les avocats et les équipes supports, tout en veillant à l’efficacité des mécanismes de gouvernance et de décision du bureau. Ses principales responsabilités comprendront notamment : Accompagner la Managing Partner et le comité de direction local dans la mise en œuvre des priorités stratégiques du bureau ; Veiller à ce que les associés disposent des informations opérationnelles, analyses et moyens d’appui nécessaires au pilotage efficace de l’activité ; Faciliter la collaboration entre les différents groupes de pratique, les associés et les services supports ; Favoriser une communication claire et efficace au sein du bureau ; Veiller à ce que les décisions et initiatives locales soient cohérentes avec la stratégie et les standards du Cabinet dans son ensemble. Pilotage opérationnel des fonctions supports Le/la Directeur(trice) des opérations et des finances dirigera et coordonnera les fonctions supports du bureau de Paris, en les positionnant comme de véritables partenaires internes au service des associés et de l’ensemble des collaborateurs Son périmètre couvrira notamment : Les Ressources Humaines ; La Finance ; Le Business Development ; L'IT ; Les services d’assistanat ; Les services généraux ; Les risques, la conformité et les contrôles opérationnels, en coordination avec les équipes concernées au niveau du Cabinet. Il/elle favorisera la collaboration transversale entre les équipes et veillera à l’efficacité, l’adaptation continue du modèle opérationnel du bureau aux besoins de l’activité. L'accent du poste est mis sur la direction opérationnelle globale plutôt que sur le management technique et hiérarchique directe de chaque fonction. Performance financière et commerciale Le/la Directeur(trice) des opérations et des finances travaillera en étroite collaboration avec les équipes Finance globales et locales pour soutenir la performance financière et commerciale du bureau de Paris. Ses principales responsabilités comprendront notamment : Collaborer avec l’équipe Finance pour fournir aux associés des informations claires sur la performance financière et opérationnelle du bureau ; Soutenir les initiatives visant à améliorer le besoin en fonds de roulement, les processus de facturation, le recouvrement des créances et la gestion des dossiers ; Aider les associés et les équipes supports à identifier des leviers d'amélioration de l'efficacité et de rentabilité ; Veiller à la bonne intégration des processus financiers dans le modèle opérationnel global du bureau ; Promouvoir une culture de sensibilité commerciale au sein du bureau. Coordination internationale et cohérence à l'échelle du Cabinet Le/la Directeur(trice) des opérations et des finances sera un interlocuteur clé entre le bureau de Paris et les équipes de direction et des services supports internationales du Cabinet. Le poste implique une collaboration étroite avec les équipes des autres bureaux afin de garantir que les initiatives locales soient alignées sur les priorités régionales et internationales du Cabinet, et de permettre au bureau de Paris de contribuer pleinement aux projets globaux. Les principaux axes d’intervention : Assurer une coordination solide entre le bureau de Paris et les équipes de direction et des services supports internationales ; Accompagner le déploiement local des initiatives menées à l’échelle du Cabinet : Permettre au bureau de Paris d’adopter les meilleures pratiques issues du réseau international ; Porter les besoins opérationnels et les enjeux spécifiques du bureau de Paris dans le cadre des échanges internationaux ; Encourager, lorsque cela est pertinent, la collaboration et l’harmonisation des pratiques entre les bureaux. Transformation, technologie et innovation Le/la Directeur(trice) des opérations et des finances contribuera au pilotage de la transformation opérationnelle du bureau de Paris, avec un accent mis sur la digitalisation, l’amélioration des processus et l’adoption efficace de nouvelles technologies, y compris l’intelligence artificielle. Cette mission sera menée en étroite coordination avec l’associé référent IA à Paris, ainsi qu’avec les équipes internationales en charge de la transformation et de la technologie. PROFIL RECHERCHE Expérience Le/la candidat(e) possède idéalement une expérience confirmée dans une fonction de direction exercée au sein d’un cabinet d’avocats international, d’une société de services professionnels, d’un cabinet d’audit ou de toute autre organisation complexe fonctionnant selon un modèle de partnership ou une structure matricielle. Il/elle possède une expérience avérée de direction ou de coordination d’équipes supports pluridisciplinaires et est habitué(e) à travailler avec des interlocuteurs de haut niveau dans un environnement professionnel exigeant. Une expérience en tant que Secrétaire général(e), Directeur(trice) des opérations, Directeur(trice) général(e) ou dans une autre fonction de direction des activités supports serait particulièrement appréciée. Compétences techniques Le/la candidat(e) retenu(e) devra démontrer : De solides compétences en matière de direction opérationnelle et de jugement organisationnel ; Un minimum de 10 ans d’expérience dans le management ou la coordination de fonctions supports au sein d’un environnement de services professionnels Une bonne compréhension du modèle économique et opérationnel d’un cabinet d’avocats ou d’une structure de partnership comparable ; La capacité à travailler efficacement avec les associés et les interlocuteurs de haut niveau ; De solides compétences en communication, en français comme en anglais ; Capacité à influencer et à fédérer autour d’objectifs communs sans disposer nécessairement d’une autorité hiérarchique directe ; Une expérience dans l'accompagnement de la transformation, de la conduite du changement et de l'amélioration des processus ; Une aisance avec les outils technologiques et un intérêt pour les opportunités offertes par les outils numériques et l'intelligence artificielle ; Une bonne compréhension des enjeux commerciaux et financiers, sans que le poste ait une dominante financière. Qualités relationnelles Ce poste conviendra à une personne pragmatique, collaborative et capable d’évoluer avec assurance auprès des associés et des instances dirigeantes, et de faire preuve du discernement nécessaire pour réussir dans un environnement de partnership. Le/la candidat(e) retenu(e) devra démontrer : De solides qualités de leadership et d’excellentes compétences relationnelles ; Diplomatie, discrétion et discernement dans ses interactions ; Une capacité à établir des relations de confiance durables avec les associés, les avocats et les équipes supports ; Une approche structurée, pragmatique et résolument orientée vers les solutions ; Résilience et capacité à évoluer avec efficacité dans un environnement exigeant et en constante évolution ; Un fort sens du service et un engagement marqué en faveur de l’excellence opérationnelle ; Une aptitude à fédérer les équipes, à susciter l’adhésion et à mener de front plusieurs priorités et projets. Signataire de la Charte LGBT+, nous sommes convaincus que diversité et performance vont de pair : nous portons la même attention à toutes les candidatures. #cabinetinclusif