IT Project Operations Specialist

Job description

Ми — EVERSTAR, перша рекрутингова агенція в MilTech для тих, хто готовий створювати технологічне майбутнє. Але досить про нас, розказуємо про роль. Компанія, що створює технології для оборони України, знаходиться на етапі активного масштабування. А це означає нові ролі, нові зони відповідальності та можливість швидкого кар’єрного зростання. Саме тому вони зараз у пошуку IT Project Operations Specialist , який/яка долучиться до адміністративно-операційного супроводу всіх проєктів IT Location Launch Coordinator. Які задачі чекають на тебе: Організація підготовки специфікацій та технічної документації: Збір вихідних даних щодо технічних вимог до локації (площа, кількість робочих місць, тип приміщення тощо). Організація формування попередніх специфікацій на закупівлю IT-обладнання. Актуалізація специфікацій при змінах у проєкті (зміна площі, кількості робочих місць, технічних вимог) Ведення реєстру затверджених специфікацій по кожному проєкту. Відстеження відповідності фактичних поставок затвердженим специфікаціям. Оформлення закупівель: Підготовка та оформлення заявок на закупівлю. Відстеження статусів погодження заявок і ескалація при затримках до Координатора.Ведення реєстру всіх заявок по проєктах з поточним статусом. Контроль поставок та логістика обладнанання: Ведення реєстру очікуваних поставок. Організація логістики обладнання зі складу компанії на локацію. Контроль повноти поставки: звірка фактично отриманого обладнання з замовленням та специфікацією. Оформлення актів прийому-передачі обладнання. Організація повернення обладнання після закриття локацій: підготовка документів, координація транспорту. Взаємодія зі складом щодо обліку, розміщення та видачі обладнання Ведення календарних планів проєктів: Формування зведеного календарного плану проєкту системі управління проєктами (Jira). Деталізація фаз проєкту: специфікація - закупівля - поставка - монтаж - тестування. Контроль дотримання строків по кожній задачі та фазі, формування сигналів відхилення. Актуалізація плану при змінах у проєкті: перенесення строків, додавання задач. Взаємодія зі складом та відділом закупівель: Підготовка документів для відвантаження обладнання на локацію. Звірка фактичних залишків обладнання на складі з реєстром проєкту. Взаємодія з відділом закупівель: оформлення заявок на закупівлю, запит статусів замовлень. Адміністрування проєктної документації: Ведення єдиного структурованого репозиторію проєктної документації. Створення та підтримка стандартної структури папок для кожного проєкту. Що важливо: Мінімум 1–2 роки досвіду в ролі Project Coordinator, Operations Assistant, Procurement Coordinator, Administrative Project Specialist або суміжних ролях. Досвід роботи з великим обсягом паралельних задач та документацією. Досвід роботи в IT, будівництві, логістиці, ретейлі або будь-якій організації з розгалуженою мережею об'єктів — буде значною перевагою. Досвід роботи в системах управління проєктами (Jira, Asana, MS Project або аналоги). Досвід роботи з ERP-системами (будь-яка) — буде перевагою. Розуміння методологій PM (Waterfall, Scrum, Kanban). Чекаємо на твоє резюме! —Офіційне оформлення через <Дія.City>, прозорі умови співпраці —Конкурентна компенсація.Винагорода, що відповідає ринку + бонуси та премії за результат — 24 дні відпустки + 1 день у День народження, оплачувані лікарняні — Гнучкий формат роботи. Гнучкий графік і до 10 днів віддаленої роботи на рік — Медичне страхування у провідній страховій, після випробувального терміну — Розвиток та навчання.Компенсація професійного навчання, курси та доступ до корпоративної бібліотеки — Кар’єрне зростання. Можливість швидко зростати разом із напрямком і впливати на процеси — Сильна команда і середовище. Підтримка колег, обмін досвідом і повне забезпечення технікою для роботи — Комфортний офіс у Києві. Простір на правому березі з кавою, снеками та місцем для роботи й зустрічей із командою. — Релокаційна підтримка. Фінансова допомога при переїзді з інших міст або країн — Підтримка ментального здоров’я, консультації з психологом — Бронювання для військовозобов’язаних за наявності актуальних документів