Jaguar & DGD Project Administrator

Job description

Función Principal Garantizar la adecuada gestión administrativa, financiera y contractual de los proyectos de conservación en el paisaje Andes-Amazonia a su cargo, mediante la planificación financiera, seguimiento, control presupuestario, cumplimiento de regulaciones de donantes, acompañamiento a organizaciones socias y generación de información y reportes financieros confiables para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos programáticos e institucionales. Responsabilidades del cargo Gestión Administrativa y Contractual de Proyectos Garantizar la formalización y administración de convenios, contratos y acuerdos relacionados con la ejecución de los proyectos. Asegurar el cumplimiento de las políticas institucionales, regulaciones de donantes y normativa local. Actividades Elaborar y gestionar convenios con organizaciones socias, consultores y beneficiarios de subvenciones. Elaborar convenios de viaje, Grants de bienes, entre otros, conforme a las regulaciones de cada donante y la legislación vigente. Dar seguimiento a la vigencia, ejecución y cierre de convenios y contratos. Mantener actualizada la documentación contractual y administrativa de los proyectos. Verificar que los procesos administrativos cumplan con las políticas institucionales y requisitos de los donantes. Coordinar oportunamente la perspectiva administrativa financiera con el (la) responsable de cada proyecto, así como con el (la) responsable financiera del donante. Planificación y Gestión Financiera de Proyectos Planificar, monitorear y controlar la ejecución financiera de los proyectos. Garantizar el uso eficiente y oportuno de los recursos financieros asignados. Garantizar el registro adecuado y generación de respaldos de contrapartidas al (a los) proyecto(s). Actividades Responsable de la planificación operativa anual y estratégica de los proyectos desde la perspectiva administrativa y financiera. Responsable de la planificación de adquisiciones de bienes y servicios. Preparar forecast financiero trimestral y anual, considerando cronograma técnico, adquisiciones, subgrants, consultorías, viajes, talleres y cierres Coordinar reuniones mensuales financiero-programáticas con miembros de proyecto para revisar ejecución, riesgos y decisiones de reprogramación. Identificar desviaciones presupuestarias y proponer medidas correctivas. Elaborar reportes financieros periódicos para coordinadores de proyectos, dirección y donantes. Informar oportunamente sobre el estado de grants, consultorías y compromisos financieros. Registrar y respaldar oportunamente las contrapartidas o leverage correspondiente a la realidad de cada proyecto. Seguimiento, Monitoreo y Control Financiero Garantizar que los recursos sean ejecutados de acuerdo con los convenios y lineamientos de los donantes. Verificar la calidad y admisibilidad de los gastos reportados por socios y consultores. Actividades Revisar informes financieros presentados por organizaciones socias. Verificar la razonabilidad y elegibilidad de gastos conforme a las normas de WWF y los donantes. Monitorear el cumplimiento de cronogramas de ejecución financiera. Realizar visitas periódicas de monitoreo administrativo-financiero a organizaciones socias. Dar seguimiento a la entrega de productos, informes técnicos y financieros. Verificar que los proyectos mantengan documentación soporte adecuada. Alertar sobre riesgos financieros o retrasos que puedan afectar la ejecución de los proyectos. Realizar informes de contrapartida y/o leverage de cada proyecto según los requerimientos del donante. Reportes, Cumplimiento y Auditoría Garantizar información financiera confiable, oportuna y alineada con los requerimientos institucionales y de los donantes. Coordinar procesos de auditoría y rendición de cuentas. Actividades Elaborar informes financieros para donantes y actores estratégicos. Consolidar información financiera de proyectos para reportes institucionales. Registrar información financiera en los sistemas de seguimiento y control. Conciliar mensualmente la información de proyectos con la contabilidad institucional. Asegurar el archivo adecuado de informes y documentación de respaldo. Coordinar auditorías externas de los proyectos. Atender requerimientos de auditoría y seguimiento de hallazgos. Fortalecimiento de Capacidades y Soporte a Socios Fortalecer las capacidades administrativas y financieras de organizaciones socias y consultores. Brindar acompañamiento técnico para asegurar el cumplimiento de los requisitos de los proyectos. Actividades Capacitar a socios y consultores en procedimientos administrativos y financieros propios de WWF y aquellos a cumplir con los donantes. Asesorar sobre normativas de donantes y políticas institucionales. Apoyar la implementación de herramientas de gestión financiera. Facilitar procesos de mejora continua en la administración de recursos. Coordinar acciones con los equipos técnicos y coordinadores de proyectos. Acompañar a organizaciones socias durante todo el ciclo de vida de los proyectos. Gestión de Compras y Adquisiciones Generar Grants de bienes cuando se lo requiera. Supervisar el cumplimiento de los procedimientos de adquisiciones. Revisar procesos de selección de proveedores. Mantener bases de datos actualizadas de proveedores calificados. Monitorear contratos de bienes y servicios estratégicos. Apoyar evaluaciones de desempeño de proveedores. Cierre Financiero de Proyectos Coordinar procesos de cierre financiero con socios y equipos técnicos. Verificar liquidaciones finales y saldos pendientes. Garantizar la devolución o reasignación de fondos no ejecutados. Consolidar documentación para auditorías de cierre. Elaborar informes finales financieros para donantes. Responsabilidad Transversal del Cargo Asegurar la gestión administrativa y financiera eficiente, transparente y conforme a las regulaciones de los donantes, contribuyendo al logro de los objetivos de conservación mediante el adecuado control, monitoreo y fortalecimiento de la gestión financiera de los proyectos y organizaciones socias. Formación Académica Título de tercer nivel en: Finanzas Contabilidad y Auditoría Administración de Empresas Economía Ingeniería Comercial Deseable: Maestría o especialización en Gestión Financiera, Cooperación Internacional, Gestión de Proyectos o Administración de ONG. Certificaciones en gestión de proyectos (PMD Pro, PMP, PRINCE2 u otras). Manejo de herramientas de gestión de proyectos y seguimiento financiero, tales como , Power BI, bases de datos y tableros de control para monitoreo presupuestario, compromisos financieros, ejecución y proyección. Experiencia Mínimo 5 años de experiencia en administración financiera de proyectos financiados por cooperación internacional. Al menos 3 años trabajando con ONG, organismos internacionales o programas de desarrollo y conservación. Conocimientos en: Gestión de subvenciones (Grants Management). Elaboración y seguimiento presupuestario. Reportes financieros para donantes. Auditorías externas e internas. Capacitación y fortalecimiento de organizaciones socias. Administración de contratos, convenios y consultorías. Idiomas Inglés intermedio avanzado/B2, con capacidad para elaborar, revisar y explicar reportes financieros para donantes. Disponibilidad para movilizarse a las zonas de intervención de los proyectos a su cargo. Otros Conocimientos/Habilidades Conocimientos Técnicos Normas de donantes internacionales (por ejemplo, European Union, Global Environment Facility, Green Climate Fund., entre otras). Elaboración de informes financieros y narrativos. Gestión presupuestaria multianual. Normativa tributaria y laboral ecuatoriana. Manejo avanzado de Excel y herramientas de análisis financiero. Sistemas ERP o financieros. Control interno y gestión de riesgos. Competencias Pensamiento analítico. Planificación y organización. Orientación a resultados. Comunicación y facilitación. Capacidad de negociación. Trabajo intercultural con organizaciones indígenas y comunitarias. Ética y transparencia. WWF es una organización internacional sin fines de lucro, cuya oficina en Ecuador ha ejecutado acciones de apoyo para la conservación y el desarrollo sostenible en la Amazonía, Chocó biogeográfico, la zona costera y Galápagos. WWF colabora con aliados estratégicos, que incluyen a las instituciones públicas, organizaciones no gubernamentales (ONG), organizaciones de base, universidades e individuos comprometidos con la conservación y uso sostenible de los recursos naturales en áreas prioritarias para la conservación, identificadas por sus valores naturales, culturales y por su capacidad para generar servicios ambientales fundamentales para el desarrollo sostenible del Ecuador. A nivel territorial, las estrategias de WWF se implementan considerando paisajes sostenibles. Se busca promover, entre los distintos actores de estos paisajes, un manejo articulado del territorio en un enfoque de uso sostenible de los recursos. Esta estrategia se implementa a través de distintos proyectos.