(Junior) Bestuurssecretaris (0,8-1,0 fte)

Job description

Ben jij op zoek naar een afwisselende functie in een organisatie die non stop in beweging is? Ben jij goed in het ondersteunen van een directie- en managementteam voor de besluitvormende, bestuurlijke en adviserende taken? Kom dan werken bij onze directie! Het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een: (Junior) Bestuurssecretaris (0,8-1,0 fte) Als universiteit staan we midden in een steeds complexere samenleving die snel verandert. Om daar goed en alert op in te spelen zal begin 2027 gestart worden met de voorbereidingen voor een nieuw strategisch plan van Universiteit Leiden. Voor SOZ is het belangrijk dat dat onze ambities straks vanuit het strategisch plan uitvoerbaar zijn. Dit ga je doen Beleidsvoorbereiding en uitvoering, procesregie, communiceren en organiseren zijn kernwoorden voor jouw functie. Met een dienstverlenende instelling heb je er plezier in als je kunt bijdragen aan soepel lopende (besluitvormings)processen. Je schakelt makkelijk tussen strategie en uitvoering en weet complexe informatie terug te brengen naar de kern. Je hebt een heldere en vlotte schrijf- en communicatiestijl, bent een spin in het web en zichtbaar binnen de organisatie. Je verzorgt de coördinatie, de (inhoudelijke) voorbereiding en de verslaglegging voor de vergaderingen van het Managementteam en de Dienstraad; Je bewaakt de dagelijkse voortgang van vergaderingen op tijdigheid, volledigheid en kwaliteit en coördineert acties aan de hand van de vastgestelde procedures, planning en actielijsten. Je spreekt verantwoordelijken aan en signaleert bij MT-leden; Je monitort en ondersteunt bij documenten die moeten worden vastgesteld in de bestuurlijke route en bij de uitvoering van besluiten; Je denkt mee met de directie en het managementteam, signaleert zaken en ondersteunt hen door onderwerpen actief op te pakken, en hebt daarbij ook een rol bij het stakeholdermanagement; Je verzorgt samen met de MT-leden een uitvoeringsambitie gebaseerd op het nieuwe strategische plan, en draagt daarna zorg voor de monitoring in de uitvoering, zowel in jaar- en afdelingsplannen; Je verzamelt en selecteert informatie, maakt verbanden tussen verschillende thema’s inzichtelijk, maakt tekstvoorstellen en onderhoudt een toegankelijk dossier; Je structureert en onderhoudt Teamsomgevingen en verzorgt indien nodig bijdragen aan de maandelijkse Nieuwsflits; Je krijgt de ruimte om ideeën in te brengen hoe de functie verder in te vullen en jezelf op inhoud op een thema of breder te ontwikkelen. Hier ga je werken Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren. Als bestuurssecretaris ben je onderdeel van de directie SOZ. Je werkt samen met de verschillende collega’s van de directie. De directie heeft verbinding met alle afdelingen binnen SOZ waardoor je te maken hebt met diverse thema’s en brede vraagstukken die spelen. Dit breng je mee In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten: Je beschikt over minimaal HBO/WO werk- en denkniveau en 2 jaarwerkervaring met affiniteit met het hoger onderwijs; Je beweegt je gemakkelijk door een organisatie: je bent een goede sparringspartner, communicatief sterk en toegankelijk; Je bent authentiek, zelfbewust en creatief. Je hebt gevoel voor de diversiteit binnen SOZ zowel in werkzaamheden als in mensen, en kunt goed omgaan met tegengestelde belangen; Je kunt goed organiseren en speelt proactief en flexibel in op wijzigende omstandigheden en afspraken; Je bent open, leergierig en gaat graag op ontdekkingsreis; Je beschikt over de volgende competenties: integriteit, plannen en organiseren, overtuigingskracht en resultaatgerichtheid; Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (C1 niveau volgens het CEFR). Dit bieden we je We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke afwisselende maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen. Daarnaast bieden we je: Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten; Een salaris van minimaal € 3706,- en maximaal € 5760,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 10); Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP; Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken; Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang; Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk; Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking. Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: Dit vinden wij belangrijk Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief. Solliciteren of meer weten? Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Saskia van der Ham, adjunct-directeur SOZ, email: Solliciteren kan tot en met 13 september 2026; sollicitaties nemen wij direct in behandeling. Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur. Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.