(Junior) Operations & Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (ca. 30h/Woche)

Job description

Pacifico Energy Partners GmbH (“Pacifico”) ist ein Unternehmen im Bereich Erneuerbare Energien, das sich auf die Entwicklung von Solar- und Windenergieanlagen sowie Batteriespeichersystemen spezialisiert. Wir entwickeln Projekte, bieten Betriebsführungs-Dienstleistungen an und unterstützen Partner beim Erwerb und der Errichtung von Anlagen. In deiner Rolle hast du ein vielseitiges Aufgabenspektrum. Du verantwortest das allgemeine Office- und Gebäudemanagement und unterstützt außerdem dein Team bei verschiedenen Prozessen im Bereich Operations. Diese Rolle kann in Teilzeit ausgeführt werden (ca. 20-30h/Woche). Deine Aufgaben Entity Management & Governance I Du unterstützt bei der Verwaltung unserer Gesellschaften sowie Firmenstrukturen, begleitest rechtliche und administrative Prozesse (z. B. KYC-Anfragen, Transparenzregister, Vollmachten) und hältst Organisationsübersichten stets aktuell. Zahlungs- & Rechnungsmanagement I Du verwaltest den Freigabe- und Zahlungsprozess von Rechnungen, unterstützt bei der Konten- und Bankenverwaltung und erstellst regelmäßige Berichte (z. B. internationale Transaktionsmeldungen an die Deutsche Bundesbank). Prozess- & Dokumentenmanagement I Du verantwortest den Postein- und -ausgang, steuerst physische und digitale Unterschriftsabläufe, entwickelst interne operative Prozesse kontinuierlich weiter und sorgst für eine strukturierte Ablage und Archivierung. Datenschutz & Compliance I Als interne:r Datenschutzkoordinator:in stellst du nach entsprechender Schulung gemeinsam mit unserem externen Partner sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten und erforderliche Dokumente aktuell gehalten werden. IT- & Tool-Administration I Du betreust unsere alltägliche IT, wie das Verwalten von Benutzerrechten und Lizenzen sowie das Hardware-Management (Inventar, On- und Offboarding von Laptops und Handys). Außerdem bist du erste Anlaufstelle bei technischen Fragen im Arbeitsalltag (z.B. Meetingraum-Geräte), und koordinierst bei Bedarf externe IT-Dienstleister. Büro- & Gebäudemanagement I Du stellst einen reibungslosen Büroalltag sicher, verwaltest Verträge, koordinierst externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Handwerker) und bist Ansprechpartner:in für unsere Vermieter und die Hausverwaltung. Wohlfühlmanagement I Du empfängst Gäste und Bewerbende herzlich und kümmerst dich um eine optimale Büro- und Küchenausstattung. Das bringst du mit Kaufmännische Ausbildung I Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. Bürokaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. aus den Bereichen Hotellerie, Gastronomie, Event oder Verkauf). Berufserfahrung I Du bringst fundierte praktische Erfahrung (idealerweise mind. 4 Jahre) im Bereich Office Management, Administration, Assistenz oder Operations mit. Dynamische Arbeitsweise I Du analysierst interne Prozesse schnell, entwickelst diese eigenständig weiter, arbeitest stets lösungsorientiert und behältst auch bei vielfältigen Prioritäten den Überblick. Hands-on-Mentalität I Du packst gerne mit an, unterstützt dein Team tatkräftig im Arbeitsalltag und setzt dich mit viel Engagement für das Wohl der Firma ein. Organisationstalent & Auftreten I Du überzeugst durch deine ausgeprägte Kommunikationsstärke, hohe Zuverlässigkeit, Diskretion sowie ein stets freundliches und professionelles Auftreten. Sicherer IT-Umgang I Du nutzt Microsoft Office (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) souverän im täglichen Arbeiten und hast idealerweise erste Erfahrung in der IT-Systemadministration sammeln können. Sprachkompetenz I Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse (mind. B1) runden dein Profil ab. Begeisterung für Nachhaltigkeit I Du bringst ein generelles Interesse an erneuerbaren Energien und der aktiven Mitgestaltung einer nachhaltigen Zukunft mit. Das bieten wir dir Außergewöhnliche Unternehmenskultur I Wir sind ein vielseitiges, hochmotiviertes und qualifiziertes Team mit verschiedenen Nationalitäten. Durch regelmäßige Teamevents und gemeinsame Aktivitäten stärken wir unsere offene Unternehmenskultur. Steile Lernkurve I Durch flache Hierarchien, abwechslungsreiche Aufgaben und individuelle Förderung hast du die Möglichkeit, dich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln. Darüber hinaus gibt es individuelle Trainingsmöglichkeiten, Sprachkurse, regelmäßige Feedbackgespräche und vieles mehr. Diverse Benefits I Du bekommst einen monatlichen Zuschuss zu deinem Mittagsessen, deinem ÖPNV-Ticket und einer Sportmitgliedschaft mit Wellpass. Außerdem sitzen wir in einem Büro im Herzen Münchens, das fast keine Wünsche offenlässt (sonnige Dachterrasse, Kicker, Obst, Snacks, Getränke, etc.). Tätigkeit mit Sinn I Bei Pacifico trägst du aktiv zur Energiewende bei und findest eine grüne Denkweise, die weit über unser Kerngeschäft hinausgeht. Netzwerk I Wir sind Teil des women of new energies-Netzwerks , wodurch du die Möglichkeit hast, an Mentoringprogrammen und anderen Angeboten teilzunehmen. Bei Pacifico sind alle Menschen willkommen, unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung. Was zählt, ist deine Leidenschaft für die Energiewende und der Wunsch, gemeinsam an einer nachhaltigen Zukunft zu arbeiten. Wir freuen uns, dich kennenzulernen!