Kanzlei-Sachbearbeiter/in (w/m/d)

Job description

Einleitung Wir sind auf der Suche nach neuen Kollegen! Migrando ist ein Legal-Tech-Unternehmen aus Cottbus. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, den komplizierten und langwierigen Prozess der Einbürgerung effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten. Mit unserer Expertise im Ausländerrecht, unserer juristischen Kompetenz und einem starken Team von zahlreichen Mitarbeitern begleiten wir tausende Mandanten erfolgreich auf dem Weg zur deutschen Staatsbürgerschaft. Am besten verschaffst du dir gleich einen Einblick unter migrando(.)de/karriere, unserer Karriere-Page. Denn wir können hier schreiben was wir wollen, im Endeffekt bleibt es eine langweilige Einleitung. Uns ist egal, welche Zertifikate du hast oder wo du studiert hast. Was uns interessiert: Was kannst du wirklich? Wer jahrelang in der Praxis gearbeitet und Hands-on-Erfahrungen gesammelt hat, bringt mehr mit als jeder Kursabschluss. Wenn du neugierig bist, Verantwortung nicht scheust und Lust hast, dich kontinuierlich weiterzuentwickeln, wollen wir dich kennenlernen. Wir bieten Dir Du kümmerst dich um Mandanten – wir kümmern uns um dich. Mit echter Wertschätzung, modernen Tools und Benefits, die deinen Alltag stärken, beruflich wie menschlich. Struktur, die dich unterstützt Unsere Prozesse sind klar und digital – damit du dich auf die Menschen/Mandanten konzentrieren kannst, nicht auf den Papierberg. Digital statt Papierkrieg Wir arbeiten mit modernen Tools wie Hubspot & Co. – kein Aktenschleppen, kein Chaos. Work-Life-Balance mit Sinn Flexible Zeiten, Rücksicht auf private Termine und genug Raum zum Durchatmen. Wohlfühlfaktor inklusive Unsere Feel-Good-Managerin sorgt mit Massagen, Rückenschulungen und Beauty-Anwendungen für Entspannung und kleine Auszeiten zwischendurch. Kleine Teams, große Wirkung Du arbeitest in eingespielten Teams, wo jeder jeden kennt – kein Großraumbüro, kein anonymes Arbeiten. Top-Lage im Zentrum Mitten in Cottbus, nahe Cafés, Mittagspausen-Spots, Shoppingmöglichkeiten. Inklusive Top-ÖPNV-Anbindungen und einem Parkplatz um die Ecke. Flache Hierarchien Klingt abgedroschen, aber bei uns ist´s Wirklichkeit. Kurze Wege, offene Türen – du kannst mit allen reden, auch mit der Geschäftsführung. Moderner Arbeitsplatz Zwei Bildschirme, leistungsstarkes Notebook, ergonomischer Stuhl, alles digital. Events, die in Erinnerung bleiben Sommerfest, Weihnachtsfeier, Halloween-Sause – wir feiern gern zusammen. Kein 08/15-Kanzlei-Feeling Wir arbeiten modern, reden ehrlich und lachen zwischendurch. Sinnvolle Arbeit Du hilfst Menschen, in Deutschland Fuß zu fassen – das ist mehr als nur Büroarbeit. Bibliothekszugänge & Fachliteratur Zugang zu juristischen Datenbanken, Online-Fachportalen oder Besorgungszuschuss für Fachbücher. Barrierefreiheit & Inklusion Wir sorgen dafür, dass dein Arbeitsplatz wirklich zu dir passt – fair, flexibel und barrierefrei. Vertrauensarbeitszeit & individuelle Arbeitszeitmodelle Frühaufsteher, Nachteule oder dazwischen – du arbeitest, wann du am produktivsten bist. Zeit für Familie Wir wissen: Familie geht vor. Deshalb nehmen wir Rücksicht, wenn’s mal anders laufen muss. Mögliche Aufgabenbereiche Du managst Anträge, prüfst Unterlagen und kommunizierst mit Behörden sowie Mandanten, als Schnittstelle zu unseren Anwälten sorgst du dafür, dass alles zusammenpasst und Menschen in Deutschland ankommen. Bearbeitung von Einbürgerungsverfahren Du begleitest Mandant:innen Schritt für Schritt durch den kompletten Prozess – vom Antrag bis zur Staatsbürgerschaft. Eigenständige Mandatsbetreuung Du übernimmst Verantwortung für deine Fälle – von der Anfrage bis zum erfolgreichen Abschluss. Kommunikation mit Behörden und Ämtern Du hältst den Kontakt zu Ausländerbehörden, Ministerien, Botschaften und Konsulaten am Laufen – freundlich, klar und effizient. Recherchestärke: Du findest schnell Antworten – ob im Gesetzestext, Online-Tool oder bei der richtigen Person. Dokumentenverständnis: Du kannst mit Bescheiden, Anträgen oder Formularen sicher umgehen und erkennst, was fehlt oder unklar ist. Oder wir zeigen dir wie es geht. Ansprechpartner:in für Mandant:innen Du erklärst, beruhigst, strukturierst und gibst unseren Mandant:innen das gute Gefühl, verstanden zu werden. Dokumentenprüfung und -verwaltung Du prüfst Unterlagen, forderst fehlende Dokumente an und sorgst für saubere, vollständige Akten. Fristenmanagement Du behältst Deadlines und Wiedervorlagen im Blick und sorgst dafür, dass kein Antrag liegen bleibt. Datenerfassung & Pflege in unseren Systemen Ob Hubspot oder Advolux – du hältst alles aktuell und strukturiert. Korrespondenz per E-Mail und Telefon Du schreibst E-Mails, verfasst Anschreiben und telefonierst mit Mandant:innen oder Behörden – empathisch und klar. Qualitätssicherung & Prozessdokumentation Du sorgst dafür, dass interne Abläufe dokumentiert, transparent und effizient bleiben. Bearbeitung von Rückfragen & Nachforderungen Du reagierst schnell und lösungsorientiert, wenn Behörden zusätzliche Informationen benötigen. Statusabfragen bei Behörden Du bleibst dran – telefonisch, per E-Mail oder digital, bis es ein Ergebnis gibt. Mandantenkorrespondenz vorbereiten Du formulierst Schreiben so, dass sie professionell klingen – aber trotzdem verständlich bleiben. Mandanten-Onboarding & Erstgespräche Du begleitest neue Mandant:innen durch die ersten Schritte und sorgst für einen professionellen Start. Fristüberwachung & Erinnerungssysteme Du planst Erinnerungen, Fristen und Termine so, dass nichts verloren geht – auch nicht im Trubel. Pflege von Mandantenstammdaten Du hältst Kontaktinformationen, Statusmeldungen und Fristen tagesaktuell. Bearbeitung von Rückfragen zu Bescheiden Du liest zwischen den Zeilen und klärst, was Behörden eigentlich meinen. Wie geht’s weiter? Einfach online bewerben, Lebenslauf hochladen und vielleicht trinken wir schon bald zusammen einen Kaffee im Büro. Mach dir keinen Stress mit Zeugnissen – zeig uns einfach, was du kannst. Dein Profil Organisationsstärke & Struktur Du behältst auch bei mehreren laufenden Fällen den Überblick (und einen kühlen Kopf) und arbeitest strukturiert, zuverlässig und lösungsorientiert. Kommunikationstalent: Du kannst dich gut ausdrücken – schriftlich wie mündlich – und hast keine Scheu, mit Mandanten und Behörden zu sprechen. Freude an Teamarbeit: Du arbeitest gern mit Kolleg:innen zusammen, teilst dein Wissen, hast kein Problem damit, auch mal Fragen zu stellen, und unterstützt andere, wenn’s mal eng wird. Zuverlässigkeit & Eigenverantwortung: Du bist jemand, auf den man sich verlassen kann – Deadlines, Fristen und Sorgfalt sind für dich selbstverständlich. Sorgfalt & Genauigkeit: Du hast ein Auge fürs Detail – besonders, wenn es um Dokumente, Fristen oder Antragsverfahren geht. Empathie & Menschenverständnis: Du arbeitest für Menschen, nicht nur mit Akten. Du kannst dich gut in andere hineinversetzen und kommunizierst respektvoll und klar. Interesse an rechtlichen Themen: Du musst kein Jura-Studium haben – aber ein Grundinteresse an und Verständnis von Verwaltung, Einbürgerung und rechtlichen Prozessen hilft dir im Alltag sehr. IT- & Tool-Affinität: Du nutzt digitale Tools mit Leichtigkeit – ob Advolux, oder CRM-Systeme wie HubSpot. Wenn nicht, bringen wir’s dir bei. Lernbereitschaft: Du bist offen für Neues, fragst nach, wenn du etwas nicht verstehst, und freust dich, dich weiterzuentwickeln. Englischkenntnisse (Bonus): Nicht zwingend, aber hilfreich – gerade im Kontakt mit internationalen Mandanten. Weitere Sprachkennntnisse sind ebenfalls kein Muss, aber immer willkommen Detailgenauigkeit: Du arbeitest sorgfältig, prüfst Dinge doppelt, bevor du sie abschickst – und bist stolz auf deine Genauigkeit. Verantwortungsgefühl gegenüber Mandanten: Du weißt, dass hinter jedem Antrag ein Mensch mit Hoffnung steht – und gehst entsprechend sorgfältig vor. Gelassenheit im Kanzleialltag: Wenn mal viel los ist, bleibst du ruhig und professionell. Stress ist für dich kein Drama, sondern Ansporn. Diskretion & Vertrauen: Du gehst mit sensiblen Daten verantwortungsvoll um – Schweigepflicht ist für dich selbstverständlich. Flexibilität: Du kannst dich an neue Abläufe, Tools oder rechtliche Änderungen schnell anpassen. Freundlichkeit im Ton: Egal, wie turbulent der Tag ist – dein Umgang bleibt höflich, respektvoll und menschlich. Offenheit für Feedback: Du nimmst Rückmeldungen als Chance, nicht als Kritik – und gibst selbst konstruktives Feedback. Selbstorganisation: Du arbeitest eigenständig, auch wenn dein Team mal nicht neben dir sitzt. Verlässliche Fristenverwaltung: Du hast Deadlines im Griff – und erinnerst andere charmant daran, wenn’s nötig ist. Teamgeist statt Ellenbogenmentalität: Bei uns gewinnt das „Wir“ – du bringst dich ein, hilfst mit, und feierst gemeinsame Erfolge. Serviceorientierung: Du willst Menschen helfen, ihren Weg zu finden – mit Geduld, Freundlichkeit und Klarheit. Professionelles Auftreten: Du weißt, wie man seriös, aber nahbar bleibt – egal ob am Telefon, per Mail oder im persönlichen Gespräch. Motivation & Leidenschaft: Du suchst nicht einfach einen Job, sondern eine Aufgabe, die Sinn macht. Interkulturelle Sensibilität: Du hast Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Hintergründen. Zeitmanagement: Du kannst gut einschätzen, wie viel Zeit Aufgaben brauchen – und planst vorausschauend.