Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Job description

Madiba Consult GmbH ist ein international tätiges Beratungsunternehmen im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit. Wir unterstützen Regierungen, internationale Organisationen und Unternehmen bei der Umsetzung von Projekten zur nachhaltigen wirtschaftlichen Entwicklung in Transformations- und Schwellenländern. Inspiriert von den Werten Nelson Mandelas verbinden wir gesellschaftliches Engagement mit digitaler Innovationskraft. Ein besonderer Fokus liegt auf der Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in unsere Arbeitsprozesse. Aufgaben Unterstützung im Office Management Organisation und Koordination von Terminen sowie Korrespondenz der Geschäftsführung Unterstützung bei Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung und administrativen Abläufen Verwaltung von Belegen, Dokumenten und digitalen Ablagesystemen Pflege von Excel-Übersichten und administrativen Daten Unterstützung im Business Development Center Organisation von Reisekosten, Auslagen und Projektbelegen Administrative Vorbereitung von Workshops, Trainings und Veranstaltungen Unterstützung bei der Reiseorganisation (Flüge, Hotels, Veranstaltungsorte) Pflege von Projektlisten, Zeitplänen und Teilnehmerübersichten Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen Qualifikation Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufleute, Verwaltungsfachangestellte) Erste Berufserfahrung in Assistenz, Office Management oder Projektadministration Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel und Word) Interesse an digitalen Tools und KI-gestützten Arbeitsweisen (z. B. ChatGPT, Gemini) Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Team Benefits Warum Madiba? Mitarbeit an internationalen Projekten mit gesellschaftlicher Wirkung Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitoption (mindestens 75 %) Dynamisches, internationales Arbeitsumfeld mit flacher Hierarchie Weiterbildungsmöglichkeiten und interne Trainingsprogramme Entwicklungsperspektiven im Office-Management-Karrieretrack Besonders wichtig für uns Madiba entwickelt seine Arbeitsprozesse kontinuierlich weiter. Sie werden Teil eines Teams, das klassische Büroprozesse mit digitalen und KI-gestützten Methoden kombiniert, um effizienter zu arbeiten. Wir freuen uns über Mitarbeitende, die eigene Ideen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen einbringen. Rahmenbedingungen Start: ab sofort oder nach Vereinbarung Arbeitsort: Bonn Bad-Godesberg Vertragsdauer: 24 Monate (Verlängerung vorgesehen) Arbeitszeit: 30–39 Stunden/Woche (Teil- oder Vollzeit) Vergütung: gemäß Madiba-Karrieremodell im Office-Management-Track Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bewerbungen werden fortlaufend geprüft. Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse und frühestmöglicher Starttermin) in einer PDF-Datei an unsere Büroleiterin Frau Judith Dörr.