Mitarbeiter:in Student Service / Front Office (m/w/d)

Job description

Your Responsibilities In dieser hybriden Position verbindest Du operative Campusorganisation, Student Service und Front-Office-Aufgaben mit der strukturierten Unterstützung der Akademieleitung und Geschäftsführung. Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen Studierenden, Dozierenden, Bewerber*innen, Gästen, Verwaltung, Campus Management und Akademieleitung. Mit Deiner freundlichen, verbindlichen und organisierten Art sorgst Du dafür, dass Abläufe am Campus reibungslos funktionieren und die Akademieleitung im Tagesgeschäft wirksam entlastet wird. Die Stelle gliedert sich in zwei klar definierte Funktionsbereiche: 1. Student Service, Front Office & Campusorganisation – ca. 50 % In diesem Bereich bist Du erste Anlaufstelle am Campus und unterstützt den laufenden Akademiebetrieb organisatorisch und kommunikativ. Deine Aufgaben im Student Service & Front Office: Erste Anlaufstelle für Schüler*innen, Studierende, Dozierende, Interessent*innen, Bewerber*innen, Gäste und externe Ansprechpartner*innen Betreuung des Empfangs sowie Koordination von Telefonaten, E-Mail-Anfragen und Besucher*innen Unterstützung bei allgemeinen Anliegen der Studierenden im Akademiealltag Bearbeitung und Verwaltung von Formularen, Anträgen, Bescheinigungen, Zertifikaten und Handouts Unterstützung bei organisatorischen Abläufen rund um Semesterstart, Semesterende, Prüfungszeiten und besondere Campusphasen Ausgabe und Verwaltung von Zugangs-, Kopier- und Druckerkarten Ansprechpartner*in für die Ausleihe von Arbeitsmaterialien und Equipment, z. B. Kameras oder weiteres Kursequipment Koordination von Raumreservierungen, z. B. Fotostudio, Unterrichts- oder Meetingräume Sicherstellung eines ordentlichen, funktionalen und einladenden Campusumfelds Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Meetings, Workshops, Präsentationen und Veranstaltungen Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost Erstellung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen Kommunikation mit externen Stellen und Behörden, z. B. im Zusammenhang mit BAföG-Fragen Enge Zusammenarbeit mit Campus Management, Programmleitung, Verwaltung und Dozierenden 2. Akademiekoordination & operative Schnittstellenfunktion – ca. 50 % In diesem Bereich unterstützt Du die Akademieleitung bei der Organisation, Koordination und Nachverfolgung akademischer Abläufe. Dabei arbeitest Du eng mit Studierenden, Dozierenden, internen Teams, Behörden, Kooperationspartnern und externen Institutionen zusammen. Deine Aufgaben in der Akademie koordination: Unterstützung der Akademieleitung bei organisatorischen und akademischen Prozessen im Tagesgeschäft Mitarbeit bei der Semesterplanung, Stundenplanung, Raumplanung und Abstimmung mit Dozierenden Unterstützung bei der Koordination von Dozierendeneinsätzen, Unterrichtsabläufen und akademischen Terminen Pflege, Prüfung und Nachverfolgung von Stundenplänen, Terminübersichten, Raumbelegungen und semesterbezogenen Planungsunterlagen Unterstützung bei prüfungs- und leistungsbezogenen Abläufen, z. B. Notenübersichten, Leistungsnachweisen, Dokumentationen und internen Auswertungen Vorbereitung, Pflege und Prüfung akademischer Listen, Übersichten, Bescheinigungen und relevanter Unterlagen Kommunikation und Abstimmung mit Studierenden, Dozierenden, Verwaltung, Campus Management und Akademieleitung Schnittstelle zu Behörden, Kooperationspartnern, externen Institutionen und relevanten Ansprechpartner*innen Unterstützung bei BAföG-relevanten Themen, Bescheinigungen, Nachweisen und studienbezogenen Anfragen Koordination und organisatorische Begleitung von Kooperationen, Partnerformaten und externen Kontakten Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von akademischen Meetings, Abstimmungsterminen und internen Formaten Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Aufgabenlisten, Prozessübersichten und Nachverfolgungen Unterstützung bei Open Days, Infoveranstaltungen, Aufnahmeprozessen, Präsentationen und campusbezogenen Veranstaltungen Mitarbeit bei der Optimierung akademischer Abläufe, Kommunikationswege und administrativer Prozesse Strukturierung und Pflege von Dokumenten, Ablagen, Vorlagen und Prozessunterlagen Recherche, Aufbereitung und Zusammenfassung von Informationen für akademische und organisatorische Entscheidungsprozesse Vertraulicher und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten, internen Informationen und studienbezogenen Unterlagen Optionaler Zusatzbereich: Kommunikation & visuelle Unterstützung Wenn Du Erfahrung oder Interesse in den Bereichen Kommunikation, Gestaltung oder digitale Medien mitbringst, freuen wir uns darüber. Dieser Bereich ist jedoch kein Hauptbestandteil der Position, sondern kann je nach Bedarf ergänzend eingebunden werden. Mögliche Aufgaben können sein: Unterstützung bei der visuellen Aufbereitung interner oder externer Informationen Mitarbeit bei Präsentationen, Aushängen, Einladungen oder Veranstaltungsunterlagen Unterstützung bei Social-Media- oder Website-Inhalten in Abstimmung mit dem zuständigen Team Sicherstellung einer stimmigen und professionellen Darstellung nach bestehenden CI-Vorgaben Your profile Du passt gut zu uns, wenn Du gerne organisierst, kommunizierst und Verantwortung übernimmst. Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig laufen, und arbeitest gerne in einem kreativen Bildungsumfeld mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen. Das bringst Du mit: Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Bereich Office Management, Administration, Assistenz, Bildung, Verwaltung, Kommunikation oder einem vergleichbaren Bereich Berufserfahrung in einer administrativen, organisatorischen, serviceorientierten oder koordinierenden Rolle Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten Hohe Serviceorientierung und ein gutes Gespür für unterschiedliche Zielgruppen und Gesprächssituationen Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint Sorgfältiger Umgang mit Listen, Übersichten, Dokumentationen, Fristen und administrativen Prozessen Sehr gute Deutschkenntnisse und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit in arbeitsintensiven Phasen Interesse an Bildung, Kreativwirtschaft und einem internationalen Arbeitsumfeld Von Vorteil, aber kein Muss: • Erfahrung im Bildungsbereich, an einer Hochschule, Akademie oder Schule • Erfahrung mit prüfungs- oder leistungsbezogenen Verwaltungsprozessen • Erfahrung in der Kommunikation mit Behörden, Kooperationspartnern oder externen Institutionen • Technisches Grundverständnis für Equipment, Raumtechnik oder Mediengeräte Why us? Eine vielseitige hybride Position mit klar definierten Verantwortungsbereichen Eine Tätigkeit an der Schnittstelle von Student Service, Campusorganisation und Akademiekoordination Abwechslungsreiche Aufgaben in einem kreativen und internationalen Bildungsumfeld Eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum Ein motiviertes Team und eine offene Campusatmosphäre Ein Arbeitsumfeld, in dem Organisation, Kommunikation und Serviceorientierung wirklich zählen Einen befristete Arbeistvertrag für 12 Monate (40h/Woche) 30 Tage Urlaub Angebote zur Gesundheitsvor- und Nachsorge Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und den Campusalltag sichtbar zu unterstützen Diese Position trägt wesentlich dazu bei, dass der Campusalltag professionell, freundlich und zuverlässig funktioniert. Gleichzeitig unterstützt sie die Akademieleitung dabei, akademische Abläufe zu strukturieren, Semester- und Planungsprozesse zu koordinieren, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen sicherzustellen und Prozesse effizient weiterzuentwickeln. Damit ist die Rolle ideal für eine Person, die gerne im direkten Kontakt mit Menschen arbeitet, organisatorisch stark ist und Freude daran hat, akademische Abläufe, Kommunikation und Campusprozesse zuverlässig miteinander zu verbinden.