Mitarbeiter Office Management in Vollzeit (m/w/d)

Job description

Organisation ist deine Stärke, und du sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Bei Spectos bist du das organisatorische Herzstück unseres Standorts. Mit deinem Blick fürs Detail, deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Servicegedanken sorgst du dafür, dass interne Abläufe effizient funktionieren, Besucher professionell empfangen werden und unser Team optimal unterstützt wird. Dabei arbeitest du eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und trägst aktiv zu einem angenehmen und professionellen Arbeitsumfeld bei. Aufgaben Büroorganisation & Administration: Du übernimmst die klassischen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben im Tagesgeschäft. Dazu gehören die Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mails und allgemeiner Korrespondenz sowie die Verwaltung von Terminen und Besprechungen. Darüber hinaus organisierst du Geschäftsreisen, Unterkünfte und Veranstaltungen und pflegst unsere Unternehmensdokumente und Datensätze sorgfältig und zuverlässig. Empfang & Gästebetreuung: Als erste Anlaufstelle für Kunden, Besucher und Geschäftspartner repräsentierst du unser Unternehmen professionell und freundlich. Du empfängst Gäste, koordinierst Meetingräume und sorgst dafür, dass Besprechungen optimal vorbereitet sind – inklusive der Organisation von Verpflegung und weiteren Serviceleistungen. Arbeitsplatz- & Standortmanagement: Du behältst unser Büro stets im Blick und sorgst für eine funktionierende Arbeitsumgebung. Dazu gehören die Bestellung von Büromaterialien, die Verwaltung des Inventars sowie die Koordination von Reinigungs- und Wartungsarbeiten. Mit deinem Organisationstalent stellst du sicher, dass sich Mitarbeitende und Gäste gleichermaßen wohlfühlen. Dokumentenmanagement & Verwaltungsunterstützung: Du unterstützt unsere Teams in HR, Accounting und der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben und sorgst für eine strukturierte Verwaltung, Pflege und Ablage von Dokumenten. Mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise trägst du zu effizienten internen Abläufen bei. Qualifikation Kaufmännische Grundlage: Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement, oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit. Organisationstalent & Eigenverantwortung: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und behältst auch bei parallelen Aufgaben sowie wechselnden Prioritäten den Überblick. Eine selbstständige Arbeitsweise und ein hoher Qualitätsanspruch zeichnen dich aus. Kommunikationsstärke & Serviceorientierung: Du kommunizierst professionell und freundlich. Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab. Der serviceorientierte Umgang mit Kunden, Besuchern und Kollegen ist für dich selbstverständlich. Digitale Kompetenz: Der sichere Umgang mit MS Office oder Google Workspace gehört für dich zum Arbeitsalltag. Neue Systeme und digitale Prozesse eignest du dir schnell an. Diskretion & Teamgeist: Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um und arbeitest gerne in einem dynamischen Team. Dabei überzeugst du durch Zuverlässigkeit, Hilfsbereitschaft und eine positive Einstellung. Benefits Sicherheit ab Tag 1: Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem krisensicheren, etablierten IT-Unternehmen mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Unterstützung für deine Familie: Wir bezuschussen deine Kinderbetreuungskosten (Kindergarten / Kita), um dich bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf aktiv zu entlasten. Beste Ausstattung: Du erhältst ein modernes Firmenhandy, das du selbstverständlich auch privat nutzen kannst, sowie eine aktuelle IT-Ausstattung für dein tägliches Arbeiten. Einzigartiger Arbeitsplatz in Dresden: Arbeite auf unserem wunderschönen, grünen Campus direkt an der Elbe – perfekt angebunden, mit moderner Technik und ergonomischen Arbeitsplätzen. Echte Internationalität statt Konzern-Anonymität: Arbeite in einem herzlichen, multikulturellen Team (von Dresden über Birmingham bis Hanoi) und nutze die Chance, dich fachlich wie persönlich weiterzuentwickeln. Extras, die den Unterschied machen: Freue dich auf regelmäßige Teamevents, frisches Obst, Kaffee-Flatrate und weitere Corporate Benefits, die deinen Alltag bereichern. Für diese Position ist die persönliche Zusammenarbeit vor Ort ein wichtiger Bestandteil, weshalb die Tätigkeit überwiegend in Präsenz an unserem Standort erfolgt. Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung!