MY - Logistics Consultant

Job description

English Version About Greenpeace: Founded in 1971, Greenpeace gives voice to a fragile Earth by promoting solutions, advocating change, and inspiring action. The organisation has employed non-violent methods to campaign for environmental justice since its inception. Today, Greenpeace operates in over 40 countries, with headquarters in Amsterdam. Greenpeace in Southeast Asia: Greenpeace Southeast Asia (GPSEA) offers dynamic and meaningful opportunities for professional growth. It is driven by a diverse and committed team who uphold the highest professional standards of the world’s leading environmental campaigning organization. By working alongside passionate and skilled colleagues, you will help to tackle some of the planet’s most urgent environmental challenges, Operating from our offices in Bangkok, Jakarta, Kuala Lumpur, and Manila, we lead globally significant campaigns shaped by regional and national contexts, offering challenging opportunities to address pressing ecological issues. We are financially supported by tens of thousands of people across the region. To remain independent we have a policy of not accepting funding from companies and governments and therefore only accept donations from individuals and private foundations. Equal Opportunity Employer: Greenpeace Southeast Asia is an equal opportunity employer with a longstanding commitment to providing a work environment that respects the dignity and worth of each individual. We recognize and value the benefits and strengths that diversity brings to our employees and the whole organization and we thrive in an environment that encourages respect and trust. We do not discriminate in employment opportunities or practices on the basis of age, ancestry, citizenship, color, disability, ethnicity, family or marital status, gender, gender identity or expression, national origin, political affiliation, race, religion, sexual orientation, veteran status, or any other legally protected characteristic. Selection will be in accordance with objective, job-related criteria and the appointment will be on the basis of the applicant’s merits and abilities. Greenpeace Southeast Asia is seeking an experienced Logistics Consultant to lead the operational planning, coordination, and on-site oversight for the upcoming Rainbow Warrior III port call in Kudat, Sabah. You will act as the key operational focal point ensuring that onshore and offshore activities, event setup, local vendor management, and movement of teams and equipment are delivered on time, within budget, and in full compliance with safety, environmental, and Greenpeace requirements. Note: This role is focused on dedicated coordination and on-site management. The Consultant will work alongside the appointed, licensed Shipping/Port Agent, who remains responsible for all statutory maritime, customs, immigration, and ISPS clearances. Scope of Work & Deliverables: The assignment is structured into four main operational phases: 1. Planning Phase (Oct – Nov 2026) Logistics Plan & Action Tracker: Develop and maintain a comprehensive logistics execution plan, detailed timelines, action trackers, and risk/contingency frameworks. Requirements Gathering: Consolidate needs for transportation, accommodation, local site equipment, supplies, and event support. Implementation Phase (Oct – Nov 2026) Stakeholder Liaison: Implement the logistics plan between internal Greenpeace teams, the Rainbow Warrior III crew, local authorities, and the appointed Port Agent. Vendor & Supply Chain Management: Coordinate local vendors for accommodation, local transport/transfers, equipment delivery/storage, catering and other logistics needs as they arise. Budget Tracking: Track logistics commitments and procurement documentation against the approved budget (financial approval rests with Greenpeace). On-Site Management Phase (15 – 25 December 2026) Field Execution: Implement day-to-day logistics during vessel arrival, berthing, public/offshore event activities, and departure in Kudat. Site & Issue Resolution: Serve as the on-site point of contact to resolve vendor issues, access needs, and operational contingencies in real time. Close-Out Phase (Dec 2026 – Jan 2027) • Reconciliation: Hand over all complete vendor records, permit copies, correspondence, and documentation. • Final Reporting: Submit a concise Final Logistics Report capturing key deliverables, operational outcomes, budget summary, and lessons learned. Key Qualifications & Requirements: Proven experience in event logistics, field operations, or maritime/vessel project management (experience operating in Sabah or Kudat is a strong advantage). Demonstrated ability to manage third-party vendors, suppliers, and local service providers. Strong organizational, risk management, and problem-solving skills with high attention to detail. Excellent communication skills in English and Bahasa Malaysia to effectively liaise with vessel crew, local suppliers, and authorities. Ability to work independently on-site under tight event timelines. Interested individual consultants are invited to submit a proposal outlining: Profile/CV: Demonstrating relevant experience in logistics management and field execution. Methodology: Proposed approach to managing the four key project phases (suppliers may propose their own tools and operating methods, provided service levels and deliverables are met). Financial Proposal: Itemized fee proposal covering all consultancy deliverables across the project timeline. Deadline: 14 October 2026 Versi Bahasa Melayu Mengenai Greenpeace: Ditubuhkan pada tahun 1971, Greenpeace memberi suara kepada Bumi yang rapuh dengan mempromosikan penyelesaian, memperjuangkan perubahan, dan memberi inspirasi kepada tindakan. Organisasi ini telah menggunakan kaedah tanpa keganasan untuk berkempen demi keadilan alam sekitar sejak penubuhannya. Hari ini, Greenpeace beroperasi di lebih 40 buah negara, dengan ibu pejabat di Amsterdam. Greenpeace di Asia Tenggara: Greenpeace Asia Tenggara (GPSEA) menawarkan peluang dinamik dan bermakna untuk perkembangan profesional. Ia digerakkan oleh pasukan yang pelbagai dan berdedikasi yang menjunjung piawaian profesional tertinggi sebagai organisasi kempen alam sekitar terkemuka di dunia. Dengan bekerjasama bersama rakan sekerja yang bersemangat dan berkemahiran, anda akan membantu menangani beberapa cabaran alam sekitar yang paling mendesak di planet ini. Beroperasi dari pejabat kami di Bangkok, Jakarta, Kuala Lumpur, dan Manila, kami memimpin kempen berkepentingan global yang dibentuk oleh konteks regional dan nasional, sekali gus menawarkan peluang mencabar untuk menangani isu-isu ekologi yang mendesak. Kami disokong secara kewangan oleh puluhan ribu individu di seluruh rantau ini. Bagi mengekalkan kebebasan, kami mempunyai dasar untuk tidak menerima dana daripada syarikat dan kerajaan, dan oleh itu hanya menerima sumbangan daripada individu serta yayasan swasta. Majikan Memberi Peluang yang Saksama: Greenpeace Asia Tenggara ialah majikan peluang saksama dengan komitmen berterusan untuk menyediakan persekitaran kerja yang menghormati maruah dan nilai setiap individu. Kami mengiktiraf dan menghargai faedah serta kekuatan yang dibawa oleh kepelbagaian kepada pekerja dan keseluruhan organisasi, dan kami berkembang dalam persekitaran yang memupuk rasa hormat dan kepercayaan. Kami tidak mendiskriminasi dalam peluang atau amalan pekerjaan atas dasar umur, keturunan, kewarganegaraan, warna kulit, ketidakupayaan, etnik, status keluarga atau perkahwinan, jantina, identiti atau ekspresi jantina, asal usul kebangsaan, fahaman politik, ras, agama, kecenderungan seksual, status veteran, atau mana-mana ciri lain yang dilindungi oleh undang-undang. Pemilihan akan dibuat berpandukan kriteria objektif yang berkaitan dengan tugas, dan pelantikan adalah berdasarkan merit serta kebolehan pemohon. Greenpeace Asia Tenggara sedang mencari Konsultan Logistik yang berpengalaman untuk memimpin perancangan operasi, penyelarasan, dan pemantauan di tapak bagi persinggahan kapal Rainbow Warrior III di pelabuhan Kudat, Sabah yang bakal berlangsung. Anda akan bertindak sebagai titik tumpuan operasi utama bagi memastikan aktiviti di darat dan luar pantai, penyediaan acara, pengurusan vendor tempatan, serta pergerakan pasukan dan peralatan dilaksanakan tepat pada masanya, mengikut bajet, dan mematuhi sepenuhnya keperluan keselamatan, alam sekitar, serta piawaian Greenpeace. Nota: Peranan ini menumpukan kepada penyelarasan khusus dan pengurusan di tapak. Konsultan akan bekerjasama dengan Ejen Pelabuhan/Kapal berlesen yang dilantik, yang kekal bertanggungjawab ke atas semua kebenaran statutori maritim, kastam, imigresen, dan ISPS. Skop Kerja & Hasil Serahan: Tugasan ini dibahagikan kepada empat fasa operasi utama: Fasa Perancangan (Okt – Nov 2026) Pelan Logistik & Penjejak Tindakan: Membangunkan dan menyelenggara pelan pelaksanaan logistik yang komprehensif, garis masa terperinci, penjejak tindakan, serta kerangka kerja risiko/luar jangka. Pengumpulan Keperluan: Menyelaraskan keperluan pengangkutan, penginapan, peralatan tapak tempatan, bekalan, dan sokongan acara. Fasa Pelaksanaan (Okt – Nov 2026) Perhubungan Pemegang Taruh: Melaksanakan pelan logistik antara pasukan dalaman Greenpeace, anak kapal Rainbow Warrior III, pihak berkuasa tempatan, dan Ejen Pelabuhan yang dilantik. Pengurusan Vendor & Rangkaian Bekalan: Menyelaraskan vendor tempatan bagi penginapan, pengangkutan/pemindahan tempatan, penghantaran/penyimpanan peralatan, katering, dan keperluan logistik lain apabila diperlukan. Penjejakan Bajet: Menjejak komitmen logistik dan dokumentasi perolehan berbanding bajet yang diluluskan (kelulusan kewangan terletak di bawah pihak Greenpeace). Fasa Pengurusan Di Tapak (15 – 25 Disember 2026) Pelaksanaan Lapangan: Melaksanakan logistik harian semasa ketibaan kapal, penyandaran (berthing), aktiviti acara awam/luar pantai, dan pelepasan kapal di Kudat. Penyelesaian Tapak & Isu: Bertindak sebagai titik hubungan di tapak untuk menyelesaikan isu vendor, keperluan akses, dan luar jangka operasi secara masa nyata (real-time). Fasa Penutupan (Dis 2026 – Jan 2027) Penyelarasan (Reconciliation): Menyerahkan semua rekod vendor yang lengkap, salinan permit, surat-menyurat, dan dokumentasi berkaitan. Laporan Akhir: Mempertimbangkan Laporan Logistik Akhir yang ringkas merangkumi hasil serahan utama, pencapaian operasi, ringkasan bajet, dan iktibar yang dipelajari (lessons learned). Kelayakan & Keperluan Utama: Pengalaman terbukti dalam logistik acara, operasi lapangan, atau pengurusan projek maritim/kapal (pengalaman beroperasi di Sabah atau Kudat merupakan satu kelebihan utama). Kemampuan terbukti dalam mengurus vendor pihak ketiga, pembekal, dan penyedia perkhidmatan tempatan. Kemahiran organisasi, pengurusan risiko, dan penyelesaian masalah yang kukuh dengan perhatian tinggi terhadap perincian. Kemahiran komunikasi yang cemerlang dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia untuk berhubung secara berkesan dengan anak kapal, pembekal tempatan, dan pihak berkuasa. Kebolehan untuk bekerja secara berdikari di tapak di bawah garis masa acara yang ketat. Konsultan individu yang berminat dijemput untuk mengemukakan cadangan yang merangkumi: Profil/CV: Menunjukkan pengalaman berkaitan dalam pengurusan logistik dan pelaksanaan lapangan. Metodologi: Pendekatan yang dicadangkan untuk mengurus empat fasa utama projek (pembekal boleh mencadangkan alat dan kaedah operasi sendiri, asalkan tahap perkhidmatan dan hasil serahan dipenuhi). Cadangan Kewangan: Cadangan yuran terperinci yang merangkumi semua hasil serahan konsultansi sepanjang garis masa projek. Tarikh Tutup: 14 Oktober 2026