Office Allrounder / Office Manager (m/w/d)

Job description

Für unseren Klienten suchen wir: Teilzeit oder Vollzeit (25–39 Std.) | 1130 Wien | 5 Minuten von der U4 Hietzing Du behältst den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig laufen? Du arbeitest gerne selbstständig, denkst mit und packst an, statt Aufgaben einfach nur abzuarbeiten? Dann bist DU bei uns genau richtig. Wir sind ein erfolgreiches Bauunternehmen mit einem familiären Team und suchen eine engagierte Persönlichkeit, die unser Büro eigenverantwortlich organisiert und als zentrale Anlaufstelle für unsere Bauleiter, Techniker, Geschäftspartner und Behörden fungiert. Du bist die organisatorische Drehscheibe unseres Unternehmens und übernimmst die alleinige Verantwortung für den laufenden Office-Betrieb. Bei uns erwartet dich kein eintöniger Bürojob. Du arbeitest in einem spannenden Umfeld mit vielen unterschiedlichen Themen und bist ein wichtiger Teil unseres täglichen Erfolgs. Langweilig wird es bei uns nicht – durch die Vielfalt der Themen ist jeder Tag anders. Aufgaben Eigenverantwortliche Organisation und Verwaltung unseres Büros Organisation und administrative Unterstützung unserer Bauleiter und Techniker rund um laufende Bauprojekte Vorbereitung und Erfassung von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Spesenbelegen Erstellung von Ausgangsrechnungen Stundenerfassung der Bauarbeiter und Vorbereitung für die Lohnverrechnung Terminkoordination, Schriftverkehr, Telefondienst, Postmanagement Pflege von Stammdaten, Onlineportalen und Auswertungen Termin- und Fristenmanagement Mitarbeit bei der Angebotsbearbeitung in Auer Success (Projektanlage, Import von Datenträgern) Betreuung des Fuhrparks und Mietobjekte Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten im Tagesgeschäft Je nach vereinbartes Stundenausmaß wird das Aufgabengebiet entsprechend angepasst. Qualifikation Kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Office-Bereich mind. 3-jährige Erfahrung im Office-Bereich Idealerweise Erfahrung in einem Bauunternehmen oder einem technischen Umfeld gute MS-Office und BMD Kenntnisse Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise Selbstständigkeit, Verlässlichkeit und Hausverstand Die Fähigkeit, mitzudenken, Prioritäten zu setzen und Aufgaben eigenständig voranzutreiben Erfahrung in der Baubranche oder Kenntnisse in BMD sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Wir arbeiten dich umfassend ein und vermitteln dir das notwendige Fachwissen. Viel wichtiger sind uns Lernbereitschaft, Eigeninitiative und die Motivation, Verantwortung zu übernehmen. Benefits Einen sicheren und langfristigen Arbeitsplatz Ein abwechslungsreiches und spannendes Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung Umfassende Einschulung und Unterstützung Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien Familiäres Arbeitsumfeld, in dem der Mensch zählt und nicht die Personalnummer Modernes Büro in Wien Hietzing (5 Gehminuten von der U4) Flexible Anstellung zwischen 25 und 39 Wochenstunden Langfristige Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Dinge aktiv vorantreibt. Jemanden, der erkennt, wenn etwas fehlt, nachfragt, Lösungen sucht und gerne organisiert. Da du die zentrale Ansprechperson im Office bist, solltest du außerdem eine gewisse Hartnäckigkeit mitbringen. Mindestens genauso wichtig ist uns aber der Mensch hinter dem Lebenslauf. Wir arbeiten miteinander, nicht nebeneinander. Bei uns wird gelacht, offen kommuniziert und auch in stressigen Zeiten der Humor nicht verloren. Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, mit Hausverstand arbeitest, Humor mitbringst und auch in turbulenten Situationen einen kühlen Kopf bewahrst, dann wirst du dich bei uns wohlfühlen. Die Entlohnung erfolgt gemäß Kollektivvertrag. Eine marktkonforme Überzahlung ist – abhängig von Qualifikation, Berufserfahrung und Engagement – selbstverständlich möglich. Interesse? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!