Deine Aufgaben
Als Office & Reception Manager:in bist du die erste Anlaufstelle unserer Agenturgruppe im Paulihaus. Mit deiner freundlichen und positiven Art empfängst du Besucher:innen, unterstützt unsere Teams und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter:innen und Gäste von Anfang an willkommen fühlen. Du arbeitest selbstständig, serviceorientiert und als wichtige Schnittstelle zu unseren Teams und Dienstleister:innen.
Deine Aufgaben im Detail:
- Empfang & Telefonzentrale: Du begrüßt unsere Besucher:innen freundlich und souverän, nimmst nationale und internationale Anrufe entgegen und leitest sie an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter.
- Post- und Kuriermanagement: Du nimmst die Eingangspost und Kurierlieferungen entgegen, bearbeitest die Ausgangspost und stellst eine zuverlässige Verteilung sicher.
- Bestellmanagement: Du behältst den Bestand an Verbrauchs- und Büromaterialien im Blick, löst Bestellungen aus und koordinierst die Lieferungen.
- Terminorganisation: Du pflegst eine übersichtliche Zusammenstellung interner und externer Termine unserer Mitarbeiter:innen und hältst sie aktuell.
- Schnittstelle im Office: Du bist Ansprechpartner:in für Kolleg:innen, Besucher:innen, Lieferant:innen und weitere externe Kontakte. Kleinere organisatorische Aufgaben koordinierst du eigenständig und pragmatisch.
- Service & Ablaufqualität: Du erkennst, was in der Agentur gebraucht wird, bringst Themen proaktiv ins Rollen und sorgst dafür, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen.
Dein Profil
- Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung. Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil; Erfahrung im Agenturumfeld ist ein Plus, aber kein Muss.
- Flexibilität & Zuverlässigkeit: Du bist bereit, im Früh- und/oder Nachmittagsschichtsystem zu arbeiten. Am liebsten ist uns, wenn du sowohl vormittags als auch nachmittags einsetzbar bist – eine reine Vormittags- oder Nachmittagstätigkeit ist aber ebenfalls möglich. Die konkreten Einsatztage stimmen wir gemeinsam mit dir ab.
- Ausgeprägte Serviceorientierung: Du unterstützt andere gern, denkst mit und hast Freude daran, eine gute Anlaufstelle für unterschiedliche Anliegen zu sein.
- Souveränes Auftreten: Du kommunizierst freundlich, verbindlich und professionell.
- Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig. Dabei kannst du Aufgaben sinnvoll priorisieren und zuverlässig nachhalten.
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools: Du arbeitest routiniert mit MS Office, insbesondere Outlook.
Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizierst auch auf Englisch sicher.
Vielfalt ist für uns selbstverständlich: Unsere Stellenausschreibungen richten sich an alle Menschen – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer oder sozialer Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion oder Weltanschauung. Für uns zählen die für die jeweilige Position relevanten Qualifikationen, Erfahrungen und Kompetenzen.
Wir bieten
Ein nettes und engagiertes Office-Management-Team, mit dem du eng zusammenarbeitest und das sich gegenseitig unterstützt.
Arbeiten im neuen Paulihaus im Herzen von Hamburg-St. Pauli.
30 Tage Urlaub (bei Vollzeit).
Zuschüsse für Mobilität (z. B. ÖPNV oder Fahrradleasing).
Gesundheit und Fitness: Vergünstigte Mitgliedschaften (u. a. Urban Sports Club und Beat21) sowie ein wöchentlicher Rückenfitnesskurs direkt im Paulihaus.
