Office Coordinator - Montreal

Job description

At BETA Technologies, we apply our intellectual curiosity, passion for aviation, and commitment to sustainability toward a shared mission of revolutionizing electric aviation. Regardless of the position one holds, each team member brings their talent and desire to positively impact the environment and lives of others in a refreshing, vibrant, and inclusive culture. As the BETA team grows, we are looking for an Office Coordinator to join our Team in Montreal. In this role, you will help ensure that our team members are well supported, informed, and enabled to be great! You’ll work cross-functionally with our larger Beta team, and help optimize processes — all while growing your experience in a fast-paced, purpose-driven company. This isn’t a box, just the core. We have plenty of other support needed. If you’re the type of person to jump in and help, are undaunted by tough work, let’s chat! **How you will contribute to revolutionizing electric aviation:** Support smooth & efficient Montreal HQ day to day activities: - Oversee day-to-day operations of the Montreal facility (~85 team members), including supplies, equipment, vendor/maintenance coordination, and visitor management. - Organize company events and large meetings, lead ad hoc committees, and support logistics for internal training programs. - Develop and deliver French & English documentation, training materials, and internal communications tailored to the Montreal team. Support the Canadian local activities in both French & English and interface with the rest of our organization to maintain alignment and consistency: - Facilitate onboarding of new team members - Support year-round intern hiring and maintain relationships with local universities to build a pipeline of emerging talent. - Partner with IT, Finance, Accounting, Legal, and the broader Team Operations group for reporting and to align Canadian operations with company-wide standards while adapting to local requirements. **Minimum Qualifications:** - Bachelor's degree in Business Administration, HR, or related field (or equivalent experience); prior coordination experience, particularly in a startup environment, is a strong asset. - Full professional proficiency in both French and English (written and spoken). - Advanced MS Office skills, particularly in Excel - Exceptionally organized, able to juggle multiple deadlines, and maintain a high standard of data accuracy and consistency. - Clear, confident communicator who is empathetic, service-oriented, and trusted to handle information with discretion. - Resourceful, independent, and motivated to grow — comfortable exercising sound judgment in a fast-paced, high-growth environment. **Above and Beyond Qualifications:** - A love for aviation - Ability to handle stress and work well under pressure - Internship or previous experience in People Operations - Knowledge of AI tools **Coordinateur/Coordinatrice de bureau** Au bureau Montréal, QC Canada Chez Technologies BETA, nous appliquons collectivement notre curiosité intellectuelle, notre passion pour l'aviation et notre engagement envers la durabilité dans une mission commune : révolutionner l'aviation électrique. Quel que soit le poste occupé, chaque membre de notre équipe apporte son talent et son désir d'avoir un impact positif sur l'environnement et la vie des autres dans une culture rafraîchissante, dynamique et inclusive. En lien avec l’expansion de notre équipe BETA, nous recherchons un(e) Coordinateur/Coordinatrice de bureau pour notre équipe à Montréal. Dans ce rôle, vous veillerez à ce que nos coéquipiers soient bien soutenus, informés et habilités à exceller! Vous travaillerez de manière transversale avec le reste de l’équipe Beta et contribuerez à optimiser les processus — tout en développant votre expérience dans une entreprise agile et axée sur l'impact. Le rôle n’est pas restreint à ces activités mais elles en constituent le point central. Bien d'autres domaines sont ouverts pour apporter votre contribution. Si vous êtes le type de personne à vous impliquer et à embarquer dans de nouveaux projets, parlons-nous! **Comment vous contribuerez à révolutionner l'aviation électrique:** Soutenir le fonctionnement fluide et efficace de notre siège social à Montréal: - Prendre en charge les activités administratives générales et la gestion de bureau de Montreal (environ 85 co-équipiers): fournitures de bureau, équipement, coordination avec les fournisseurs/prestataires, gestion des visiteurs. - Organiser et superviser les événements annuels et les réunions d’envergure, gérer les comités ad hoc et la logistique des formations internes. - Élaborer et distribuer la documentation en français et en anglais, les matériels de formation et les communications internes adaptés à l'équipe de Montréal. Appuyer les activités locales pour le Canada en Français et en Anglais, et interagiravec le reste de l’organisation pour maintenir l’alignement et la cohérence de nos actions: - Faciliter l'intégration des nouveaux membres d'équipe - Soutenir l'embauche de stagiaires toute l'année et maintenir les relations avec les universités locales pour constituer un vivier de talents émergents. - Collaborer avec les équipes IT, Finance, Comptabilité, Juridique et le groupe Team Operations étendu pour aligner les opérations canadiennes sur les normes à l'échelle de l'entreprise tout en s'adaptant aux exigences locales. **Qualifications minimales :** - Un baccalauréat en Administration des affaires, Ressources Humaines, ou un domaine connexe (ou expérience pertinente équivalente) ; expérience en coordination, plus particulièrement dans un environnement d’entreprise en démarrage, un atout. - Maîtrise parfaite du français et de l'anglais (écrit et parlé). - Compétences informatiques fortes, y compris la suite MS Office et particulièrement Excel. - Exceptionnellement minutieux, avec la capacité de gérer plusieurs tâches et délais en parallèle tout en maintenant l'intégrité des données. - Excellent(e) communicateur/communicatrice, faisant preuve d’empathie et orienté(e) vers le service — digne de confiance pour traiter les informations avec discrétion. - Indépendant(e) et motivé(e) à se développer ; capacité démontrée à travailler de manière indépendante et à exercer un jugement sain dans un environnement dynamique et en forte croissance. **Qualifications supplémentaires :** - Une passion pour l'aviation - Capacité à gérer le stress et à bien travailler sous pression - Expérience de stage ou antérieure en RH ou Opérations - Connaissance des outils d'IA **Venez construire des avions électriques avec nous!** Nous encourageons tous les candidats motivés à postuler, même s'ils ne remplissent pas toutes les conditions requises. Nous appliquons le principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Les décisions d'embauche sont fondées sur le mérite, les compétences et les qualifications et ne seront en aucun cas influencées par la race, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'origine nationale, l'ascendance, la citoyenneté, le handicap, le statut d'ancien combattant ou de militaire, les informations génétiques, la grossesse ou toute autre caractéristique protégée par la législation fédérale, provinciale ou locale. BETA respecte toutes les lois fédérales, provinciales et locales en vigueur en matière de non-discrimination et ne tolère aucune forme de discrimination sur le lieu de travail. Les offres d'emploi sont conditionnelles à la réussite d'une vérification des antécédents judiciaires. The wage listed here reflects our best faith estimate for this role. We pay competitively and base compensation on a variety of factors including skills, experience, industry background, and the evolving needs of the role. We remain committed to fair and equitable pay and we're happy to discuss during the interview process. Compensation $65,000—$75,000 CAD ***Build electric airplanes with us!*** *BETA offers a competitive Total Compensation package designed to support you now and as you grow with us. This role includes both Restricted Stock Units and Performance Stock Units for all full-time team members, so everyone shares in our success. You’ll have access to onsite healthcare in Vermont, comprehensive medical coverage, dental and vision, short- and long-term disability, and paid parental leave. We also take care of the everyday details with daily lunch provided, and yes—flight lessons are part of the experience, along with a range of additional perks that make work here genuinely rewarding.* *We encourage all driven candidates to apply, even if they do not meet every listed qualification.* *We are an equal opportunity employer. Employment decisions are based on merit, competence and qualifications and will not be influenced in any manner on race, color, religion, age, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, ancestry, citizenship, disability, veteran or military status, genetic information, pregnancy, or any other protected characteristic under federal, state, or local law. BETA complies with all applicable federal, state and local non-discrimination laws and does not tolerate discrimination of any kind in our workplace.* *Employment offers are contingent upon the successful completion of a background check. BETA Technologies participates in E-Verify.*