Office- & Empfangsassistenz (m/w/d)

Job description

Ihre Aufgaben 1. Empfang & Gästebetreuung Freundlicher Empfang und Betreuung unserer Besucher sowie Ansprechpartner für Gäste und Geschäftspartner Vorbereitung und Betreuung von Besprechungsräumen inklusive Bewirtung Sicherstellung eines professionellen und einladenden Empfangsbereichs 2. Office-Management Organisation des laufenden Office-Betriebs Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister Organisation von Essens- und Cateringbestellungen Koordination kleiner Reparaturen und Besorgungen Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Büroalltag Botengänge 3. Organisation & Unterstützung Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und verschiedener Teams Vorbereitung von Meetings sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen Unterstützung bei Aussendungen, Einladungen und Veranstaltungen Pflege von Kontaktverteilern und administrativen Daten Eigenständige Übernahme organisatorischer Aufgaben und proaktives Mitdenken im Tagesgeschäft Ihr Profil ausgezeichnete Umgangsformen sowie einwandfreies Deutsch und Englisch Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Empfang bzw. Rezeption erforderlich Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, routinierter Umgang mit MS Outlook Teamfähigkeit, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und rasche Auffassungsgabe Kommunikative, proaktive & herzliche Persönlichkeit Warum wir? einen abwechslungsreichen Alltag in einem der erfolgreichsten Verlage Österreichs starken Teamspirit und wertschätzende Zusammenarbeit eine langfristige Position als Teil unseres erfolgreichen und engagierten Teams einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen von Wien Zuschuss zur Fitnessstudio-Mitgliedschaft sowie attraktive Mitarbeiterrabatte