Office Manager - Front Desk (m/w/d)

Job description

Hier trifft digitales Wachstum auf starke Organisation – und dein Überblick macht den Unterschied! Struktur, Verlässlichkeit und ein gut organisierter Office-Alltag sind für dich mehr als administrative Aufgaben? Du siehst darin die Grundlage für effiziente Zusammenarbeit, klare Abläufe und ein professionelles Arbeitsumfeld? Dann bring deine Erfahrung in ein Unternehmen ein, das mit starken Strukturen digitales Wachstum möglich macht. Mit über 100 Mio. € Umsatz und 30 % jährlichem Wachstum verbinden wir handwerkliche Kompetenz mit E-Commerce-Dynamik – digital, kundenorientiert und mit klarem Qualitätsanspruch. In deiner Rolle im Office Management sorgst du dafür, dass hinter diesem Wachstum alles reibungslos ineinandergreift. Du schaffst Struktur im Arbeitsalltag, koordinierst wichtige Abläufe und bist zentrale Ansprechperson für interne Themen, administrative Prozesse und ein professionelles Umfeld, in dem Teams effizient und gerne zusammenarbeiten. Aufgaben Du organisierst die Büroabläufe in unserem Unternehmen mit derzeit über 100 Mitarbeitenden und sorgst dafür, dass unser Office-Alltag strukturiert, effizient und reibungslos funktioniert. Als zentrale Ansprechperson bist du eine wichtige Schnittstelle für Geschäftsleitung, Mitarbeitende, Geschäftspartner und Kundschaft und stellst sicher, dass Anliegen schnell, verbindlich und professionell aufgenommen und weiterbearbeitet werden. Die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen gehört ebenso zu deinem Aufgabenbereich wie ein sorgfältiger Umgang mit administrativen Prozessen und relevanten Dokumenten. In der Korrespondenz mit Lieferanten und Dienstleistenden sorgst du dafür, dass Informationen klar, vollständig und zielgerichtet fließen und operative Themen effizient geklärt werden. Per Telefon und E-Mail kommunizierst du souverän, serviceorientiert und auf Augenhöhe – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch – und kümmerst dich zuverlässig um Schriftverkehr sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost. Termine koordinierst du vorausschauend, Meetings bereitest du strukturiert vor und nach und sorgst durch die rechtzeitige Bestellung von Büromaterial dafür, dass unser Team jederzeit arbeitsfähig bleibt. Qualifikation Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist ideal – genauso willkommen ist Erfahrung aus einer vergleichbaren administrativen, organisatorischen oder serviceorientierten Funktion Eine service- und kundenorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten, einem hohen Maß an Zuverlässigkeit und einem guten Blick für Prioritäten Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Tools sowie Offenheit für neue Systeme und digitale Prozesse Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für eine klare, professionelle interne und externe Kommunikation Kommunikationsstärke, ein freundliches und professionelles Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kundschaft Verständnis für unternehmerische Zusammenhänge und Prozesse sowie die Fähigkeit, Abläufe mitzudenken, Aufgaben eigenständig zu strukturieren und ein gut organisiertes Office-Umfeld aktiv mitzugestalten Benefits Bei uns erwartet dich ein Umfeld, in dem dein Organisationstalent zählt und deine Erfahrung aus der Praxis wirklich gebraucht wird. Du arbeitest nicht in starren Strukturen, sondern in einem Team, das kurze Wege, direkte Kommunikation und lösungsorientiertes Arbeiten schätzt. Verantwortung statt Routine: spannende Aufgaben an der Schnittstelle von Fenstertechnik, Kundenberatung und digitalem Handel Kurze Entscheidungswege: offene Kommunikation, schnelle Abstimmungen und Raum, eigene Ideen einzubringen Zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld: ein innovatives, international ausgerichtetes Unternehmen mit starkem Wachstum und modernen digitalen Prozessen Moderner Arbeitsplatz: zentral gelegen im Herzen Stuttgarts und optimal mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar Weiterentwicklung: interne Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten, damit du fachlich und persönlich weiterwachsen kannst Teamkultur: regelmäßige Teamevents, Austausch auf Augenhöhe und ein Arbeitsumfeld, in dem Zusammenarbeit wirklich gelebt wird Extras im Arbeitsalltag: frisches Obst, Smoothies und wöchentlicher, gesponserter Lunch – inklusive TGIF-BBQ auf unserer 300 m² großen Sonnenterrasse Corporate Benefits: hochwertige Sonderkonditionen bei namhaften Herstellern und Marken Klingt nach deinem nächsten Schritt? Dann komm zu uns und bring deine organisatorische Stärke dort ein, wo klare Prozesse, verlässliche Strukturen und ein gutes Miteinander den Unterschied machen. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass unser Office-Alltag reibungslos läuft, unser Team effizient arbeiten kann und ein professionelles Umfeld entsteht, in dem Wachstum möglich wird. Bewirb dich jetzt und gestalte mit uns ein Arbeitsumfeld, in dem Organisation, Zusammenarbeit und Wachstum Hand in Hand gehen. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!