Office Manager:in mit Herz & Seele (w/m/d)
reploidgroupag
Wels, Oberösterreich, Österreich · Wels · Österreich
Posted Aug 13, 2026
- Full-time
- Hybrid
- Human Resources & Organizational Development
- experienced
reploidgroupag
Wels, Oberösterreich, Österreich · Wels · Österreich
Posted Aug 13, 2026
REPLOID ist Vorreiter in der Kreislauf-Bioökonomie: Durch skalierbare Upcycling-Lösungen werden organische Reststoffe – direkt am Ort ihrer Entstehung – in neue wertvolle Ressourcen und marktfähige Produkte umgewandelt, beispielsweise für die Futtermittel- und Düngemittelindustrie. Wir sorgen musterhaft für zusätzliche Wertschöpfung und tragen maßgeblich dazu bei, dass wachsende Nachhaltigkeitsanforderungen (Scope 3, CO2-Emissionen...) erfüllt werden.
#wearereploid – Wir denken langfristig und setzen neue Maßstäbe. Um unsere Mission weiter vorantreiben zu können, suchen wir Dich. Bei uns hat Deine Arbeit sichtbare Wirkung! Wenn Du mehr als „Business as usual“ suchst, Verantwortung übernehmen und Entscheidungen mitgestalten möchtest, passt Du perfekt in unser engagiertes Team!
Du bist das Herzstück unseres Headquarters in Wels und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste vom ersten Moment an wohl und willkommen fühlen. Mit Organisationstalent, Überblick und Freude am Gestalten hältst Du Meetings, Reisen, Events und den laufenden Office-Betrieb souverän zusammen. Du schaffst Struktur, bringst Menschen aus Leidenschaft zusammen und machst unser Office zu einem Ort, an dem Zusammenarbeit einfach funktioniert und Freude bereitet.
Du verantwortest und gestaltest den gesamten Office-Alltag am Standort Wels
Du koordinierst Meetings, bereitest Besprechungsräume vor und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher – von der Koordination mit dem zentralen Empfang bis zum herzlichen und professionellen Welcome der Gäste
Du organisierst, verwaltest und koordinierst die PSA / Arbeitskleidung für unsere Mitarbeitenden und sorgst dafür, dass Abläufe, Materialien und Infrastruktur im Büroalltag zuverlässig zur Verfügung stehen.
Du betreust als Key-User:in unser globales Reisemanagement Tool
Du unterstützt bei internen Veranstaltungen, Workshops und Teamformaten
Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen im modernen Office-Konzept
Du hast bereits Erfahrung im Office Management, in der Assistenz, Administration oder einer vergleichbaren Rolle gesammelt? Hervorragend! Deine Persönlichkeit sowie Dein Charakter sind viel mehr wert, als Deine berufliche Vergangenheit – wir freuen uns daher auch über Bewerbungen von Quereinsteiger:innen!
Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei vielen parallelen “Bällen in der Luft” den Überblick - dabei strahlst Du Ruhe und Gelassenheit aus
Du kommunizierst offen, freundlich und professionell – persönlich, telefonisch und schriftlich - in fließender deutscher und englischer Sprache
Du arbeitest eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert. Dabei gehst Du sicher mit MS Office bzw. digitalen Tools um und scheust Dich nicht vor neuen Themen und Aufgaben
Du hast Freude daran, Menschen zu unterstützen und ein positives Office-Erlebnis zu schaffen
Du bringst Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und ein gutes Gespür für Prioritäten mit
🌍 Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem innovativen, nachhaltigen Unternehmen
🚀 Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
📈 Ein dynamisches, wachsendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum
💡 Flache Hierarchien, Teamspirit und eine offene Unternehmenskultur
🏡 Hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeiten
REPLOID is a pioneer in circular bioeconomy: Through scalable upcycling solutions, organic residues - directly at their source - are transformed into new valuable resources and marketable products, for example for the feed and fertilizer industry. We provide exemplary additional value and significantly contribute to meeting growing sustainability requirements (Scope 3, CO2 emissions...).
#wearereploid - We think long-term and set new standards. To further advance our mission, we are looking for you. Your work has a visible impact with us! If you are looking for more than "business as usual", want to take responsibility and shape decisions, you fit perfectly into our dedicated team!
You are the heart of our headquarters in Wels and ensure that employees and guests feel comfortable and welcome from the very first moment. With organizational talent, overview, and joy in shaping, you skillfully coordinate meetings, trips, events, and the ongoing office operations. You create structure, bring people together out of passion, and make our office a place where collaboration works smoothly and brings joy.
You are responsible for and shape the entire office routine at the Wels location
You coordinate meetings, prepare meeting rooms, and ensure a smooth process - from coordination with the central reception to the warm and professional welcome of guests
You organize, manage, and coordinate PPE / work clothing for our employees and ensure that processes, materials, and infrastructure are reliably available in office everyday life.
You support as a key user our global travel management tool
You assist in internal events, workshops, and team formats
You are the central contact person for organizational issues in the modern office concept
You already have experience in office management, assistance, administration, or a similar role? Excellent! Your personality and character are much more valuable than your professional background - we also welcome applications from career changers!
You are an organizational talent and keep an overview even with many parallel tasks - you radiate calmness and composure
You communicate openly, friendly, and professionally - in person, by phone, and in writing - in fluent German and English
You work independently, structured, and solution-oriented. You are proficient with MS Office or digital tools and are not afraid of new topics and tasks
You enjoy supporting people and creating a positive office experience
You bring a hands-on mentality, reliability, and a good sense of priorities
🌍 A meaningful position in an innovative, sustainable company
🚀 The opportunity to actively shape processes and take responsibility
📈 A dynamic, growing work environment with a lot of room for creativity
💡 Flat hierarchies, team spirit, and an open corporate culture
🏡 Hybrid work and flexible working hours