Office Manager (m/w/d)

Job description

Wir wachsen und brauchen eine:n Macher:in im Hintergrund – jemanden, der/die den Laden am Laufen hält, Verantwortung übernimmt und ohne den/die wir schlicht nicht funktionieren. Aufgaben Du hältst den Betrieb am Laufen: Büroorganisation, Materialbeschaffung, Postkoordination und alle wiederkehrenden administrativen Aufgaben liegen in Deiner Hand Du verantwortest On- und Offboardings von Mitarbeiter:innen – von der Technikeinrichtung über Systemeinführungen bis zur Geräterückgabe Du übernimmst HR-Administration: Arbeitsverträge, Bewerberkommunikation, Jubiläen und die Organisation von Teamevents Du bist unsere QM-Beauftragte:r: Du bereitest Audit-Unterlagen vor, führst das jährliche Audit durch und stellst die Zertifizierung sicher Du managst die AVGS-Abwicklung inkl. Kommunikation mit Ämtern und Maßnahmenummernänderungen sowie die Rechnungsstellung Du pflegst unsere Systeme u.a. – HubSpot, OneDrive, DATEV, und weitere – und bist erste Anlaufstelle, wenn etwas nicht läuft Du unterstützt die Geschäftsführung bei strategischen Einzelprojekten und allem, was sonst anfällt Qualifikation Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer ähnlichen Rolle mit breitem Aufgabenspektrum Software Affinität, versierter Umgang mit CRM Systemen, MS Office etc. Du behältst den Überblick, auch wenn fünf Dinge gleichzeitig passieren – und priorisierst ohne Aufforderung Erfahrung mit HubSpot, DATEV oder MS OneDrive ist ein Plus Du bist zuverlässig, diskret und kommunizierst klar – nach innen wie nach außen Du brauchst kein Micromanagement – Du erkennst selbst, was zu tun ist, und erledigst es Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise Hohe Eigeninitiative sowie hohes Maß an Selbstorganisation Benefits Was Dich bei uns erwartet Hybrides Arbeiten: Mittwoch und Donnerstag vor Ort in Frankfurt am Main – die übrigen Tage work from anywhere Eine Rolle mit echter Verantwortung – Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung Ein eingespieltes Team mit direkter, wertschätzender Kultur und kurzen Entscheidungswegen Moderne Arbeitsumgebung mit Tools, die wirklich helfen Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen Kein klassisches Anschreiben nötig. Schreib uns kurz, welche konkreten Schnittmengen Du zwischen Deinem Profil und der Rolle siehst – direkt und auf den Punkt. :-) Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!