Office Manager & Sales Assistant

Job description

Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Office Manager & Team Assistant / Sales Assistant : un ruolo centrale e trasversale, a diretto contatto con il management, pensato per chi vuole essere un punto di riferimento organizzativo e operativo per tutta l'azienda. Di cosa ti occuperai: 1) Gestione ufficio e facility Gestione operativa dell'ufficio di Milano (rapporti con la proprietà, acquisti, fornitori) Coordinamento con la sede di coworking di Roma (gestione contratto e accessi team) Supporto nella ricerca di nuovi spazi ufficio 2) Amministrazione e finance Gestione pagamenti aziendali (stipendi, fornitori, adempimenti) tramite bonifici, carte di credito e home banking, con relativo rapporto con la banca Elaborazione mensile delle note spese aziendali Supporto amministrativo per il rinnovo di documentazione societaria (es. CCIAA, DURC, visura camerale, assicurazioni) e adempimenti vari, in coordinamento con lo studio fiscale 3) Eventi e comunicazione interna Organizzazione di piccoli eventi aziendali e team building (acquisti, logistica, catering, prenotazione spazi) Gestione delle comunicazioni interne al team (canali aziendali, avvisi, informazioni) 4) Qualità, sicurezza e compliance Supporto al Responsabile Qualità per la preparazione di documenti e processi in vista degli audit ISO 9001 Ruolo di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS): organizzazione corsi di formazione, supporto rinnovo DVR, coordinamento visite mediche del team Supporto a procedure e reportistica di Gruppo (es. raccolta dati CSR/ESG) 5) HR operations e people support Punto di contatto per il team italiano su: Onboarding e offboarding dei dipendenti (dotazioni, policy aziendali e di sicurezza) Coordinamento con l'IT internazionale per la gestione delle dotazioni tecnologiche Rapporti con fornitori di hardware e telefonia Gestione del welfare aziendale e delle piattaforme dedicate (buoni pasto, fondi sanitari e assistenziali) Fleet management: gestione del parco auto aziendale (assegnazione, manutenzione, contratti, sinistri) Prenotazione di trasferte e gestione delle relative note spese dove richiesto 6) Supporto commerciale (Sales Assistant) Organizzazione dell'agenda del management Supporto all'aggiornamento dei contatti clienti/prospect e alle attività di recall su campagne marketing (tramite CRM) Elaborazione e gestione della documentazione per qualifiche fornitori e contratti clienti Elaborazione, revisione e pubblicazione della documentazione necessaria alla partecipazione a gare con clienti pubblici e privati, nel rispetto delle scadenze Formazione ed esperienza: Laurea o diploma (in ambito economico, giuridico o linguistico è un plus, ma non essenziale dato il profilo trasversale del ruolo) Esperienza di almeno 3 anni in ruoli analoghi (Office Manager, Executive/Team Assistant, Administrative Assistant) Pregressa esperienza in contesti aziendali dinamici o di consulenza è un plus Competenze linguistiche: Buona conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato) Conoscenza del francese come plus Competenze tecniche/informatiche: Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) Familiarità con piattaforme di home banking Gradita esperienza con CRM Gradita conoscenza base di contabilità/note spese Ulteriori caratteristiche: Disponibilità a lavorare in sede a Milano almeno 3/4 giorni a settimana Ottime capacità organizzative, precisione e autonomia nella gestione di attività diverse e in parallelo Spirito di collaborazione e attitudine multidisciplinare, capacità di lavorare con interlocutori diversi (management, team, fornitori, clienti) Naturale predisposizione all'accoglienza e attenzione al dettaglio nella gestione dell'ufficio Ulteriori informazioni Lavorando in Sia troverai: Un percorso di carriera dinamico e meritocratico, basato sulle performance Un ambiente di lavoro realmente internazionale, dove collaborerai con i data hub degli altri uffici dislocati su scala globale all’interno di Team multidisciplinari Una continua crescita e un forte spirito imprenditoriale Un rapporto diretto con il top management interno e dei nostri clienti Un luogo che abbraccia la concezione di lavoro flessibile e fa propri valori come la fiducia, l’autonomia e il rispetto tra le persone Un ambiente dove la diversità e l'inclusività sono il fulcro di ciò che siamo e di come lavoriamo All your information will be kept confidential according to EEO guidelines. Sia is an equal opportunity employer. All aspects of employment, including hiring, promotion, remuneration, or discipline, are based solely on performance, competence, conduct, or business needs. Sia è un gruppo di management consulting globale di nuova generazione. Fondata nel 1999, siamo nati digitali. Oggi le nostre competenze in strategia e management sono potenziate dalla data science, valorizzate dalla creatività e orientate da un forte senso di responsabilità. Sia crede nel cambiamento come opportunità e affianca i propri clienti nell'avviare, gestire e trarre pieno beneficio dai processi di trasformazione. L'ottimismo, per noi, rappresenta una leva strategica capace di mitigare i rischi e massimizzare le opportunità. Grazie a competenze consolidate in un'ampia gamma di settori e servizi, i nostri consulenti affiancano clienti in tutto il mondo. La nostra competenza genera risultati concreti. Il nostro ottimismo trasforma le prospettive in successi.