Office Manager / Verwaltungsprofi (m/w/d)

Job description

Organisation ist Ihre Stärke? Sie behalten den Überblick, denken wirtschaftlich und möchten aktiv an der Weiterentwicklung einer modernen Kanzlei mitwirken? Dann passen Sie perfekt zu uns! Wir sind eine fachübergreifend tätige, mittelständische Steuerberatungsgesellschaft in Kooperation mit Rechtsanwälten mit Standorten in Bochum und Dortmund. Zur Verstärkung unseres jungen, engagierten Teams suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit im Bereich Office Management und Verwaltung. Aufgaben Als zentrale organisatorische Schnittstelle unterstützen Sie die Geschäftsleitung und das Team im Tagesgeschäft: Organisation und Koordination des gesamten Büroablaufs Telefondienst und professionelle Mandantenkommunikation Bestellwesen und Ansprechpartner/in für externe Dienstleister Rechnungsschreibung, Mahnwesen und Lastschrifteinzüge Digitalisierung analoger Unterlagen Führung des digitalen Fristenkontrollbuchs Organisation der Mandatsaufnahme und -beendigung Pflege von Stammdaten Einrichtung und Betreuung benötigter Software Vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung Unterstützung der Geschäftsleitung als „rechte Hand“ Mitwirkung bei Homepage- und Social-Media-Pflege Kontrolle der Leistungserfassung der Mitarbeitenden Qualifikation Das bringen Sie mit Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung im Verwaltungs-/Sekretariatsbereich Interesse an digitalen Prozessen und neuen Themen Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise Offene, kommunikative Persönlichkeit Professionelles Auftreten gegenüber Mandanten und Dienstleistern Wirtschaftliches Denken und Organisationsgeschick Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen Lernbereitschaft und Teamgeis Benefits Das erwartet Sie bei uns Ein anspruchsvolles und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld Sicherer, langfristiger und moderner Arbeitsplatz Leistungsgerechte Vergütung Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten Kurze Entscheidungswege Kollegiales, junges und engagiertes Team Angenehme und planbare Arbeitszeiten Modern ausgestattete Arbeitsplätze Parkplätze vor Ort sowie gute ÖPNV-Anbindung Obst, Kaffee und Wasser zur freien Verfügung Warum wir? Wir arbeiten in einer Branche im Wandel – Digitalisierung, moderne Prozesse und zukunftsfähige Kanzleistrukturen sind für uns kein Schlagwort, sondern gelebte Praxis. Diese Herausforderungen gestalten wir gemeinsam als Team. Wenn Sie Verantwortung übernehmen und aktiv mitgestalten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!