Office & Operations Manager:in (m/w/d) bis 51.000€ Jahresgehalt

Job description

Wir sind Heizmüller – ein Berliner SHK-Betrieb, spezialisiert auf Luft-Wasser-Wärmepumpen für Einfamilienhäuser. Wir wachsen gerade richtig schnell (aktuell rund 24 Anlagen im Monat) und merken: Das Tagesgeschäft will organisiert sein. Genau dafür suchen wir dich. Du bist die gute Seele am Telefon, der Ordnungssinn im Postfach und die Person, die dafür sorgt, dass Termine, Zahlen und Kund:innen nicht durchrutschen – während draußen die Monteure schrauben und der Vertrieb Gas gibt. Kein anonymer Großkonzern, sondern ein Team, in dem man sich beim Vornamen kennt und Dinge auch mal direkt anpackt. Aufgaben Telefon: Erste Anlaufstelle für Kund:innen, Interessent:innen und Lieferanten – freundlich, klar, lösungsorientiert. Vorbereitende Buchhaltung: Belege prüfen und sortieren, Rechnungen erfassen, Zuarbeit für unsere Steuerberatung/Buchhaltung. E-Mail-Postfach-Management: Eingang sichten, sortieren, beantworten oder an die richtige Person weiterleiten – damit nichts liegen bleibt. Kundenbetreuung: Anfragen koordinieren, Rückfragen klären, freundlich nachhaken und Kund:innen durch den Prozess begleiten. Termin- & Auftragskoordination: Montagetermine abstimmen, Kalender im Blick behalten, Vertrieb und Monteuren den Rücken freihalten. Büroorganisation: Unterlagen pflegen, Förder- und KfW-Dokumente vorbereiten, Bestellungen, allgemeine Orga – kurz: dafür sorgen, dass der Laden rund läuft. Qualifikation Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Büro/Assistenz – Quereinstieg mit dem richtigen Mindset ist aber ausdrücklich willkommen. Du bist organisiert, behältst auch bei zehn Dingen gleichzeitig den Überblick und arbeitest strukturiert. Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift und ein angenehmes, sicheres Auftreten am Telefon. Sicherer Umgang mit PC, E-Mail und gängigen Office-/Google-Tools – wer schon mit DATEV, BuchhaltungsButler oder einer CRM-Software gearbeitet hat: umso besser. Verlässlichkeit, Eigeninitiative und Lust, in einem wachsenden Betrieb mit anzupacken. Plus, kein Muss: Erfahrung aus dem Handwerk/SHK-Umfeld. Bei uns wird nicht lange um den heißen Brei geredet. Wir bieten dir einen sicheren Vollzeitjob vor Ort in [Stadtteil/Adresse], ein faires Gehalt ([Gehaltsspanne]), kurze Wege, ein bodenständiges Team und die Chance, in einem stark wachsenden Zukunftsmarkt richtig was zu bewegen. [optional: weitere Benefits – z. B. moderne Ausstattung, Weiterbildung, Getränke/Obst, …] Kein Bewerbungsroman nötig – schick uns einfach ein paar Zeilen zu dir und deinen Lebenslauf an [Bewerbungs-Kontakt / E-Mail]. Wir freuen uns, dich kennenzulernen!