Office- & Teamassistenz (m/w/d)

Job description

Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen? Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss? Dann passt diese Rolle zu dir. Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation. Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft. Aufgaben Office- & Team-Support Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur) Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung Finanzen & Administration Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement HR & Teamevents Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation) Organisation von On- und Offboardings Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events Marketingunterstützung Pflege der Website (WordPress) Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen Pflege des CRM-Systems Qualifikation Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude) Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte Benefits Was dich bei Wonderwerk erwartet Schönes Büro in zentraler Lage in Wien Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt – inklusive Office-Hund Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation Rahmenbedingungen: All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800 Das Gehalt wird abhängig von Qualifikation, Erfahrung und Passung individuell festgelegt und kann bei entsprechender Eignung über dem vorgesehenen Rahmen liegen. Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen) Unsere Kultur Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch. Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden. Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation. Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?