P&C Assistant

Job description

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith. Come join our 31,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories! Employee Contract Type: Local - Fixed Term Employee (Fixed Term) Job Description: OBJETIVO DA FUNÇÃO O Assistente de Pessoas & Cultura (P&C) presta apoio administrativo, operacional e de atendimento de elevada qualidade à função de Pessoas & Cultura, assegurando uma gestão eficiente dos sistemas, processamento salarial, recrutamento, reporting e conformidade organizacional. A função é responsável por garantir a gestão rigorosa dos dados dos colaboradores, a administração salarial, o suporte aos sistemas de Recursos Humanos, a coordenação dos processos de recrutamento e integração de novos colaboradores, o cumprimento das políticas da World Vision e da legislação laboral angolana, bem como a produção de relatórios e análises da força de trabalho. Esta posição desempenha um papel fundamental nas operações de Pessoas & Cultura, apoiando gestores e colaboradores ao longo de todo o ciclo de vida do colaborador, promovendo a excelência operacional, a integridade dos dados, o bem-estar dos colaboradores e uma cultura organizacional positiva. Adicionalmente, contribui para a eficácia organizacional através da coordenação de projetos de P&C, do apoio a iniciativas de transformação digital, do fortalecimento do envolvimento dos colaboradores e da disponibilização de informação rigorosa e atempada para suporte à tomada de decisão. 1. Gestão de Arquivos Físicos e Digitais dos Trabalhadores Manter os processos individuais dos trabalhadores completos, atualizados e organizados, tanto em formato físico como digital. Arquivar de forma atempada contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registos disciplinares e outros documentos relacionados com os trabalhadores. Garantir a confidencialidade e o armazenamento seguro das informações dos trabalhadores, em conformidade com as políticas da organização. Realizar auditorias periódicas para verificar a integridade, exatidão e atualização dos processos individuais. Facilitar o acesso e a recuperação atempada dos registos dos trabalhadores para fins operacionais, de conformidade e auditoria. 2. Assegurar a Atualização dos Sistemas de P&C, Repositórios Box e Arquivos Físicos Atualizar, de forma atempada, os registos dos trabalhadores no Workday, Box, sistemas de processamento salarial e outras bases de dados de P&C. Verificar a exatidão e consistência dos dados em todos os sistemas de Recursos Humanos e plataformas de arquivo. Processar alterações ao longo do ciclo de vida dos Trabalhadores, incluindo admissões, transferências, promoções e desvinculações. Realizar revisões periódicas da qualidade dos dados e corrigir prontamente quaisquer discrepâncias identificadas. Garantir informação fiável e atualizada da força de trabalho para suporte ao reporte e à tomada de decisão. 3. Apoio aos Processos de Recrutamento e Formação Coordenar a divulgação de vagas, a triagem de candidaturas, o agendamento de entrevistas e a verificação de referências. Manter atualizados os mapas de acompanhamento de recrutamento e assegurar o correto registo da documentação associada ao processo. Preparar contratos de trabalho e documentação de integração para novos colaboradores. Coordenar programas de acolhimento e integração de novos colaboradores. Apoiar o planeamento e a implementação de iniciativas de formação e desenvolvimento de competências dos colaboradores. 4. Apoio ao Processo Completo de Processamento Salarial Compilar e validar os dados salariais para garantir a sua exatidão antes do processamento. Processar salários, benefícios, deduções e contribuições legais dos trabalhadores. Efetuar a reconciliação dos relatórios salariais e resolver discrepâncias antes da submissão final da folha salarial. Coordenar as submissões à Administração Geral Tributária (AGT) e ao Instituto Nacional de Segurança Social (INSS), garantindo o cumprimento dos prazos legais. Responder a questões relacionadas com remunerações e manter os registos salariais com elevado nível de confidencialidade. 5. Atuar como Embaixador do Programa LDR (Listening, Development & Recognition) de P&C Coordenar iniciativas de escuta ativa dos colaboradores, inquéritos de satisfação e outros mecanismos de recolha de feedback. Promover programas de reconhecimento e valorização dos colaboradores, destacando conquistas e contributos relevantes. Apoiar iniciativas de aprendizagem e desenvolvimento alinhadas com as necessidades organizacionais. Acompanhar e monitorizar programas de envolvimento, desenvolvimento e reconhecimento dos colaboradores. Colaborar com os gestores para promover um ambiente de trabalho positivo, inclusivo e motivador. 6. Autogestão e Apoio aos Outros Promover uma cultura de serviço centrada no colaborador dentro da área de Pessoas & Cultura, assegurando elevados padrões de qualidade e uma experiência positiva para todos os colaboradores. Demonstrar comportamentos alinhados com os valores, missão e propósito da World Vision, garantindo um serviço de elevada qualidade a colaboradores, visitantes e demais partes interessadas. Apoiar a liderança de P&C e os gestores na promoção de uma cultura organizacional saudável, positiva e orientada por valores, incentivando a colaboração, responsabilização, respeito e desenvolvimento profissional. Prestar orientação e apoio técnico a gestores e colaboradores em matérias de relações laborais, incluindo processos disciplinares, gestão de reclamações, resolução de conflitos e questões de conduta no local de trabalho. Apoiar iniciativas de promoção do bem-estar, resiliência, equilíbrio entre vida profissional e pessoal, saúde mental e gestão do stress. Contribuir para a manutenção de um ambiente de trabalho seguro, respeitador, inclusivo e produtivo, onde a diversidade, a equidade, a transparência e a justiça sejam valorizadas. Desenvolver e manter relações de trabalho positivas com colaboradores, gestores e outras partes interessadas, fortalecendo o trabalho em equipa e a eficácia organizacional. Atuar com profissionalismo, discrição, integridade e confidencialidade no tratamento de assuntos sensíveis relacionados com colaboradores e com a organização. Apoiar iniciativas de envolvimento dos colaboradores que reforcem a motivação, coesão das equipas e compromisso organizacional. Demonstrar responsabilidade pessoal pelo desenvolvimento contínuo, aprendizagem permanente e alcance dos objetivos individuais e departamentais. Prestar orientação, coaching e apoio a colegas e gestores para fortalecer as práticas de gestão de pessoas e a capacidade organizacional. Liderar, facilitar e participar ativamente em momentos devocionais, sessões de oração e outras atividades de caráter cristão, em alinhamento com a identidade e cultura da World Vision. Requisitos Formação Académica e Qualificações Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Empresas, Psicologia Organizacional, Desenvolvimento Organizacional ou área relevante equivalente. Qualificação ou certificação profissional em Gestão de Recursos Humanos, como CIPD, SHRM, HRCI ou equivalente, será considerada uma vantagem. Formação em Administração Salarial (Payroll), Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS), Gestão de Dados ou Direito do Trabalho será valorizada. Domínio avançado do Microsoft Office, com especial enfoque em Excel, PowerPoint e Word. Conhecimentos comprovados e experiência prática na utilização de sistemas como Workday, Primavera V10, Power BI, Smartsheet ou outras plataformas de gestão de Recursos Humanos. Formação em Gestão de Projetos, Análise de Dados ou ferramentas de Transformação Digital será considerada uma vantagem. Conhecimento da Legislação Laboral Angolana, Segurança Social (INSS) e regulamentação fiscal da AGT. Fluência oral e escrita em Português e Inglês será considerada uma vantagem. Experiência Profissional Mínimo de 3 a 4 anos de experiência em Recursos Humanos, Pessoas & Cultura, Administração de Recursos Humanos, Processamento Salarial ou área relacionada. Mínimo de 2 a 3 anos de experiência comprovada na gestão de processos individuais de colaboradores, arquivos de pessoal e sistemas de informação de Recursos Humanos. Experiência no apoio a processos de recrutamento, integração de colaboradores, gestão do ciclo de vida do colaborador e coordenação de formação. Experiência prática em administração salarial, reporte estatutário e reconciliações salariais. Experiência na utilização de sistemas de Recursos Humanos, preferencialmente Workday ou plataformas equivalentes. Experiência na elaboração de relatórios de Recursos Humanos, análises da força de trabalho e dashboards de gestão. Experiência comprovada na garantia de conformidade com a legislação laboral angolana, políticas de Recursos Humanos e requisitos de auditoria. Experiência na prestação de apoio e atendimento de Recursos Humanos a colaboradores e gestores. Experiência em coordenação de projetos, iniciativas de melhoria de processos ou digitalização será considerada uma vantagem. Capacidade comprovada para gerir informação confidencial com profissionalismo, integridade e discrição. Experiência numa ONG internacional, organização de desenvolvimento ou ambiente multicultural será considerada uma vantagem. Applicant Types Accepted: Local Applicants Only