Persönliche Assistenz (m/w/d) - Minijob ~10 Std./Woche - Mannheim

Job description

Strictly Boring baut AI- und Automations-Systeme für E-Commerce-Brands ab ca. 5 Mio. € Umsatz. Wir lösen operative Probleme, die in wachsenden DTC-Teams täglich Zeit, Marge und Fokus kosten: manuelle Reportings, repetitive Support-Prozesse, fehleranfällige Datenflüsse zwischen Shopify, Klaviyo, ERP und anderen Tools. Unser Anspruch: keine AI-Demos, keine Hype-Pitch-Decks, sondern Systeme, die im Alltag laufen, messbar entlasten und auch in der Black Week funktionieren. Gegründet wurde Strictly Boring von Leon Ruddat, zuvor drei Jahre Head of AI & Automation bei SNOCKS. Aktuell wachsen wir aus der Solo-Gründerphase in eine kleine, fokussierte Delivery-Organisation – und genau da brauchst du. Du bist bei mir nicht irgendeine Assistenz, sondern die Person, an der das Backoffice hängt. Wir arbeiten klein, schnell und direkt: keine Politik, keine Bullshit-Meetings, keine sechs Wochen Entscheidungsweg. Du arbeitest eng mit mir (Leon), nah am Tagesgeschäft und mit echter Verantwortung für das, was du übernimmst. Unser Stack: Google Workspace, Asana, DocuSign und Claude – dort, wo sie wirklich Sinn ergeben. AI-Tools gehören bei uns zum Tagesgeschäft — entscheidend bleiben aber saubere Prozesse, Zuverlässigkeit und der Anspruch, Dinge wirklich fertig zu machen. Aufgaben Du ownst das Backoffice eigenverantwortlich. Die Prozesse sind definiert, du führst sie aus – ohne dreimal nachgefragt werden zu müssen. Belegmanagement: Belege verwalten, taggen und monatlich für den Steuerberater aufbereiten Rechnungen: Ausgangsrechnungen stellen, Zahlungseingänge tracken, offene Posten nachverfolgen Angebote: Angebote über unsere bestehenden Vorlagen-Workflows vorbereiten Orga: Reisen und Events koordinieren (Bahn, Hotel, Konferenzen, Talks) Kalender: Termine koordinieren, Doppelbuchungen verhindern, Vorlaufzeiten im Blick behalten Content-Zuarbeit (optional): AI-News nach fester Quellenliste monitoren und Video-Konzept-Stubs nach Vorlage vorbereiten Was du bei uns nicht machst: auf Aufgaben warten, die jemand für dich definiert. Ich erwarte, dass du weißt, was zu tun ist. Qualifikation Mir ist kein Abschluss wichtig und kein bestimmtes Tool. Entscheidend ist: Du hast's schon mal gemacht. Must-Have Backoffice-Erfahrung: Du hast schon mal Belege aufbereitet, Rechnungen gestellt oder Termine koordiniert – in einem Job, Praktikum oder Werkstudentenjob. Kein Studium dieser Tätigkeiten, sondern echte Praxis. Zuverlässigkeit: Null Fehler durch Unaufmerksamkeit, gerade bei Zahlen und Fristen. Wer Belege falsch kategorisiert oder Rechnungen vergisst, ist falsch hier. Vertrauen: Du arbeitest mit Finanzdaten, Kundenkommunikation und Kalender. Das ist kein Bonus, sondern Alltag. Diskretion ist Grundvoraussetzung. Selbstorganisation: Du brauchst kein Mikromanagement. Du weißt, was zuerst kommt – und du erledigst es. Tool-Affinität : Keine Berührungsangst mit neuer Software. Wir arbeiten mit Google Workspace, Asana, DocuSign und Claude. Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, da du regelmäßig mit Kund:innen, externen Dienstleistern und internen Schnittstellen kommunizierst; gute Englischkenntnisse für die Arbeit mit englischsprachigen Tools, Plattformen und Quellen. Nice-to-Have AI-Interesse: Echte Begeisterung für AI-News und aktuelle Tools – nicht nur weil es im Job nützlich ist Agentur/E-Commerce: Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld Was ich nicht erwarten: eine perfekte Bewerbungsmappe, jahrelange Berufserfahrung oder einen bestimmten Studiengang. Benefits Direkte Wege: Keine Konzern-Layer, keine Politik. Kurze Entscheidungswege. Einblick: Du siehst, wie ein AI-natives Unternehmen von innen funktioniert – nicht als Buzzword, sondern im Alltag Verantwortung: Wenn etwas liegenbleibt, liegt's an dir – nicht an der Abstimmung. Kein Glamour: Es geht um Belege, Rechnungen, Kalender. Das ist der Job. Wir sind eine junge Agentur in der Aufbauphase. Das heißt: Unklarheit: Vieles ist noch nicht definiert. Wenn du fertige Prozesse und klare Tickets brauchst, passen wir wahrscheinlich nicht. Wenn das für dich nach echtem Aufbau-Job klingt: willkommen. Wenn nicht: alles gut, kein Hard Feeling