Personne adjointe à l’administration

Job description

Personne adjointe à l’administration École technique et professionnelle Fondée en 1818, l’Université de Saint-Boniface est la première et la seule université de langue française du Manitoba et de l’Ouest canadien. Elle a à son actif 27 programmes collégiaux et universitaires répartis entre une dizaine de facultés, écoles et départements, et accueille 1 700 étudiantes et étudiants ainsi que 3 000 personnes à l’éducation permanente. L’USB est situé dans le vieux Saint-Boniface, quartier francophone au charme historique au cœur même de la ville de Winnipeg. Relevant de la direction, la personne titulaire accomplit diverses activités de gestion de bureau et apporte un appui administratif et opérationnel à l’École technique et professionnelle. Responsabilités générales : • Assurer un service à la clientèle de première ligne en personne, par courriel ou par téléphone; • Assurer le service de secrétariat auprès de la direction de l’ETP: logistique des réunions, entretiens, rencontres et activités, réservation des locaux et équipements, prise de notes et la rédaction des procès-verbaux ou comptes rendus; rédaction, préparation, relecture et partage de documents; • Assurer l’approvisionnement et l’appui financier pour l’unité : achats de matériel de bureau et de ressources, préparation et traitement de bons de commande, appui avec la mise à jour et la réconciliation des rapports ou de documents financiers; • Appuyer l’unité dans la préparation, le suivi et la mise à jour des dossiers administratifs, tableaux de suivi, statistiques, feuilles de paie, en collaboration avec les services concernés; • Tenir à jour le système d’archivage des documents électronique et papier, assurant un service centralisé d’information; • Colliger les horaires de programmes pour préparer la grille horaire des cours, réserver les locaux et appuyer les équipes pour régler les conflits d’horaire; • Mettre à jour les listes de diffusion nécessaires au bon fonctionnement de l’unité; • Coordonner le processus d’embauche de personnes étudiantes, et assurer leur formation et leur encadrement au besoin; • Collaborer entre les secteurs pour assurer le bon fonctionnement de l’USB dans son ensemble (ex. : rencontres sur la distribution des locaux, discussions avec les secteurs comme le STI, données à partager entre les secteurs, contribuer à la vérification des cartes d’identité lors des examens finaux; etc.); Accomplir toute autre tâche confiée par la direction de l’unité Qualifications recherchées : • Diplôme en gestion de bureau ou l’équivalent en expérience et formation; • Excellente connaissance du français et de l’anglais, parlés et écrits; • Excellente connaissance des applications Microsoft Office; • Avoir un bon sens de l’organisation ainsi qu’un esprit d’initiative; • Être en mesure de résoudre des problèmes et de travailler de manière autonome • Avoir de l’entregent et un esprit d’équipe; • Pouvoir traiter avec un public varié. Rémunération : 54 899 $ - 64 053 $ Veuillez poser votre candidature en téléchargeant votre lettre de motivation et un curriculum vitæ au plus tard le 16 septembre 2026. Veuillez suivre les étapes en téléchargeant un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement sous chacune des sections respectives. Toutes les informations reçues seront traitées de façon confidentielle et seuls les candidats et les candidates retenus seront contactés. Les candidatures soumises par courriel ne seront pas acceptées.