Planner/Service admin

Job description

Als Planner / Service Admin ben jij een belangrijke schakel tussen onze klanten, servicemonteurs, werkvoorbereiding en interne afdelingen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten bij het inplannen van onderhoudswerkzaamheden en storingen. Daarnaast lever je een belangrijke bijdrage aan de administratieve verwerking van werkorders en ondersteun je de Field Service afdeling in de dagelijkse operatie. In 2027 stapt onze organisatie over naar een nieuw serviceprogramma. Als Planner / Service Admin ondersteun je deze overgang op het gebied van implementatie en datamigratie. Je wordt vroegtijdig betrokken bij het projectteam, waardoor je de serviceafdeling in korte tijd goed leert kennen en actief kunt bijdragen aan de verdere professionalisering van onze processen. Het team bestaat uit twaalf servicemonteurs, één werkvoorbereider en één Planner / Service Admin. In deze functie rapporteer je direct aan de Field Service Manager. Daarnaast werk je nauw samen met de supportafdeling van ons Customer Service Team. Storingen komen binnen bij deze afdeling. Zodra een storing is omgezet naar een werkorder, is het aan jou om deze conform de gemaakte afspraken in te plannen, op te volgen en hierover duidelijk te communiceren met alle betrokken partijen. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het plannen, bewaken en bijsturen van servicewerkzaamheden. Je zorgt ervoor dat onze servicemonteurs efficiënt worden ingezet en dat klanten tijdig en duidelijk worden geïnformeerd. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: Inplannen van service engineers op basis van beschikbaarheid, kennis, locatie en urgentie. Coördineren van preventief en correctief onderhoud. Beoordelen van storingsmeldingen en bepalen van de juiste prioriteit. Afstemmen van werkzaamheden met klanten, leveranciers en interne afdelingen. Bewaken van responstijden, contractafspraken en servicelevels. Bijsturen van de planning bij spoedklussen, uitloop of afwezigheid van monteurs. Naast de planning ondersteun je de Field Service afdeling met diverse administratieve werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat werkorders volledig, correct en tijdig worden verwerkt. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: Verwerken en controleren van servicebonnen. Bijhouden van klantgegevens, installatiegegevens en contractinformatie. Ondersteunen bij het opstellen van offertes voor servicewerkzaamheden of onderdelen. Verwerken van uren, materialen en reisgegevens. Voorbereiden van facturatie richting de administratie. Archiveren van rapportages, meetgegevens en onderhoudsdocumenten. Je ondersteunt onze servicemonteurs zodat zij goed voorbereid op pad gaan en hun werkzaamheden efficiënt kunnen uitvoeren. Hierbij moet je denken aan: Verstrekken van planning, klantinformatie en technische documentatie (met ondersteuning van de support afdeling). Zorgen dat engineers over de juiste werkbonnen en informatie beschikken. Afstemmen van wijzigingen in de planning. Verwerken van terugkoppeling vanuit de buitendienst. Signaleren van knelpunten in capaciteit, materiaalbeschikbaarheid of klantafspraken. Wij zijn op zoek naar een collega die energie krijgt van plannen, organiseren en samenwerken. Iemand die overzicht houdt, klantgericht communiceert en het leuk vindt om samen met het team elke dag een stap beter te worden. Binnen onze organisatie zijn er op termijn volop doorgroeimogelijkheden. Zeker met het oog op de overstap naar een nieuw servicesysteem biedt deze functie mooie kansen om jezelf te ontwikkelen en zichtbaar het verschil te maken . Wij zoeken een enthousiaste, nauwkeurige en servicegerichte collega die goed overzicht kan houden in een dynamische omgeving. Je bent communicatief sterk, weet prioriteiten te stellen en vindt het prettig om samen te werken met klanten, monteurs en collega’s van verschillende afdelingen. Je herkent jezelf in het volgende profiel: MBO werk- en denkniveau. Ervaring in een soortgelijke functie is wenselijk, maar niet noodzakelijk. Sterke communicatieve vaardigheden. Geduldig, stressbestendig en oplossingsgericht. Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Bij voorkeur ervaring met werken in Google Workspace. Affiniteit met techniek of servicegerichte organisaties is een pré. Wat Wij Bieden Uitdagende projecten in een innovatief bedrijf Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling Collegiale werksfeer in een multidisciplinair team Goed salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden Werkgever die waarde hecht aan veiligheid en duurzaamheid 27 vakantie- en 13 ADV-dagen As an inclusive company, Veolia is committed to diversity and gives equal consideration to all applications, without discrimination. Wij zijn een toonaangevende leverancier en servicepartner binnen de waterbehandeling. Voor onze serviceteams in Ede en Venlo zijn wij op zoek naar een enthousiaste Planner / Service Admin die ons team komt versterken. De functie wordt uitgevoerd vanuit ons kantoor in Ede. Na een goede inwerkperiode is er de mogelijkheid om twee dagen per week (obv fulltime) vanuit huis te werken.