Program Operations & Compliance Manager (Fördermittel / ESF+) - m/w/d - 75%

Job description

Über Avant Now Avant Now ist ein female-led Startup Accelerator mit Sitz in Berlin. Wir unterstützen ambitionierte, mehrheitlich von Frauen geführte Impact-Tech-Startups dabei, ihre Visionen in marktreife und investierbare Unternehmen zu überführen. Wir bewegen uns im dynamischen Startup-Umfeld – arbeiten jedoch im Rahmen öffentlich geförderter Programme. Das bedeutet: Innovation braucht Struktur. Ambition braucht Integrität. Wirkung braucht Verlässlichkeit. Unser Team ist klein, international, leistungsorientiert und sehr persönlich. Wir legen Wert auf Diversität, Integrität und Ambition – sowohl in der Arbeit mit Gründer:innen als auch im Miteinander im Team. Wir kommunizieren direkt, respektvoll und lösungsorientiert. Vertrauen und Eigenverantwortung sind für uns keine Floskeln. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Persönlichkeit, die operative Exzellenz mit Freude am Arbeiten in einem internationalen, wertegetriebenen Umfeld verbindet. Start: Voraussichtlich 1.3./1.4.2026 Aufgaben Die Rolle Als Program Operations & Compliance Manager (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der strukturellen Absicherung unserer Programme. Ein wesentlicher Teil der Tätigkeit (ca. 60–70 %) umfasst: Sicherstellung der Fördermittel-Compliance (ESF+ / öffentlich geförderte Programme) Prüfung von Förderfähigkeit und Unterlagen Dokumentation und Fristenmanagement Vorbereitung von Berichten und Nachweisen Qualitätssicherung und Audit-Vorbereitung Strukturierung und Optimierung interner Prozesse Gleichzeitig sind Sie integraler Bestandteil des Accelerator-Teams. Sie arbeiten eng mit Gründer:innen und Kolleg:innen zusammen und tragen dazu bei, dass unser Programm professionell, klar und zuverlässig umgesetzt wird. Die interne Teamkommunikation erfolgt überwiegend auf Englisch. Die Kommunikation mit Fördermittelgebern und formale Berichterstattung erfolgt auf Deutsch. Ihre Aufgaben im Überblick Verantwortung für administrative und formale Programmanforderungen Sicherstellung korrekter und vollständiger Dokumentation Koordination administrativer Abläufe innerhalb der Kohorten Identifikation von Risiken und proaktive Lösungsentwicklung Kontinuierliche Verbesserung von Strukturen und Prozessen Beitrag zu einer klaren, verantwortungsvollen und wertschätzenden Teamkultur Qualifikation Ihr Profil Sie bringen mit: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau) Sehr gute Englischkenntnisse (Arbeitssprache im Team) Erfahrung in Projektkoordination, Administration oder im Kontext öffentlich geförderter Programme Ausgeprägte Detailgenauigkeit und strukturiertes Arbeiten Hohe Eigenverantwortung und Verlässlichkeit Freude an klaren Prozessen und sauberer Dokumentation Offenheit für ein internationales, diverses und dynamisches Arbeitsumfeld Sie sind kein:e reine:r Verwaltungsangestellte:r – sondern jemand, der Struktur liebt und gleichzeitig in einem dynamischen, leistungsorientierten, unternehmerischen Umfeld aufblüht. Mini-Selbsttest Wenn Sie Freude daran haben: Checklisten zu perfektionieren Excel-Tabellen logisch zu strukturieren Fristen im Blick zu behalten Dokumentationen revisionssicher aufzubauen komplexe Abläufe verständlich zu ordnen zwischen formaler Berichterstattung auf Deutsch und Teamkommunikation auf Englisch zu wechseln … und sich gleichzeitig in einem internationalen Startup-Umfeld wohlfühlen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Wenn Sie primär strategische Führung, Coaching oder reine Netzwerkrollen suchen, ist diese Position vermutlich nicht die richtige. Benefits Wir bieten Eine verantwortungsvolle Rolle mit realem Einfluss Ein ambitioniertes, diverses und internationales Team ((inklusive unseres haarigen Chief Happiness Officers, Chica 🐾) Ein Arbeitsumfeld mit hohen Standards und klarer Kommunikation Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten Vergütung angelehnt an TV-L E10 (75 %) Überdurchschnittliche Urlaubstage Urban Sports Club Mitgliedschaft Persönliche Weiterentwicklungsgespräche und Coaching Wir suchen nicht nur Kompetenz, sondern Persönlichkeit. Menschen, mit denen wir gerne zusammenarbeiten und gemeinsam wachsen Chancengleichheit Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Hintergründe und Lebenserfahrungen. Insbesondere von Personen, die Perspektiven einbringen, die im Startup-Ökosystem unterrepräsentiert sind. Bewerbung Bitte senden Sie: Ihren Lebenslauf ein kurzes Motivationsschreiben (max. 10 Sätze), in dem Sie erläutern, warum Sie sich bewusst für die struktur- und compliance-orientierten Aspekte dieser Rolle interessieren Es werden nur vollständige Bewerbungen bearbeitet. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.