Projektassistenz (m/w) - Fokus Struktur, Prozesse & KI

Job description

DEINE AUFGABEN: Du unterstützt das Team bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten, sowie im Tagesgeschäft - von der Terminplanung über die interne Kommunikation bis zur Vor- und Nachbereitung von Meetings. Du bist für die eigenständige Übernahme von Teilprojekten und Prozessen, inklusive der Erstellung von Projektplänen, Timelines und Übersichten, um die Deadlines und Qualität sicherzustellen, verantwortlich. Du koordinierst interne und externe Stakeholder (Team, Dienstleister, Partner) und die Überwachung von To-Do's, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Das Aufbereiten von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und strukturierten Recherchen zu Dienstleistern, Locations, Kooperationen, Fachthemen und Marktentwicklungen, gehört zu deinem Aufgabenbereich. Du unterstützt bei der Planung und Durchführung exklusiver Business-events, inkl. Gästebetreuung, Check-In, Ablaufkoordination und professioneller Außenwirkung. Du erkennst eigenverantwortlich Prioritäten und Engpässe, handelst proaktiv und unterstützt flexibel bei Bedarf - auch außerhalb deiner regulären Arbeitszeiten. DAS TRIFFT AUF DICH ZU... Du hast mindestens 1 Jahr Erfahrung im Bereich Projektmanagement, Assistenz und Operations. Du denkst strukturiert, priorisierst klar und arbeitest eigenverantwortlich und lösungsorientiert. Du hast eine hohe technische Affinität und arbeitest dich schnell in neue Tools ein. Du nutzt aktiv KI-Tools (z.B. ChatGPT, Automatisierungstools, Content-Tools) oder hast großes Interesse daran, dich weiterzuentwickeln. Du hast ein gutes Verständnis für digitale Prozesse und Effizienzsteigerung. Du bist zuverlässig, diskret und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick. Du kommunizierst klar und professionell auf Deutsch (sehr gut) und Englisch (gut). Du arbeitest lieber im Office, als im Homeoffice. BITTE IGNORIERE DIESE STELLE, WENN DU: eine normale “nine to five -Stelle” suchst – diese Rolle ist herausfordernd und erfordert eine "Alles-geben" Mentalität. keine Kritik akzeptieren kannst. Stress und Druck nicht handhaben kann.