Property Administrator/Administrateur immobilier

À propos de QuadReal Property Group QuadReal Property Group est une société d’investissement, d’exploitation et de promotion du secteur immobilier, dont le siège social est situé à Vancouver, en Colombie-Britannique. Ses actifs sous gestion se chiffrent à 98,5 milliards de dollars. Depuis sa création au Canada sous forme de société d’exploitation offrant une gamme complète de services dans le secteur immobilier, QuadReal a élargi ses activités d’investissement par capitaux propres et par emprunts dans les marchés publics et privés à l’international. QuadReal investit directement, par l’intermédiaire des partenariats programmatiques et des plateformes d’exploitation dans lesquelles elle détient une participation. QuadReal aspire à générer des rendements élevés tout en créant des milieux de vie durables, qui ajoutent de la valeur au quotidien des gens et des collectivités qu’elle sert, aujourd’hui et pour les générations à venir. QuadReal : Là où l’excellence prend vie. Description du poste Une ouverture intéressante est disponible pour qui veut se joindre aux équipes de gestion immobilière de QuadReal à titre d’administrateur immobilier. QuadReal se fait un point d’honneur à aider ses locataires et résidents à atteindre leurs objectifs. Nous visons à créer un milieu accueillant pour les locataires, les résidents et les visiteurs et à les aider à atteindre leurs objectifs de développement durable, que ce soit par des cibles concrètes de réduction ou par de saines habitudes de vie. L’administrateur immobilier relève directement du gestionnaire immobilier et est responsable du soutien administratif de tous les aspects des activités journalières du Marché Central et de la tour à bureaux du 9001, boul. de l’Acadie. Responsabilités En collaboration étroite avec le directeur général, le gestionnaire immobilier et les exploitants de l’immeuble, afin de développer de solides liens avec les locataires et remplir l’ensemble des fonctions administratives reliées à la gestion immobilière : Responsable de la perception des loyers, de l’envoi des chèques et de l’attribution des sommes aux comptes des locataires Traiter toutes les factures de fournisseurs (y compris du capital) dans Yardi Préparer et distribuer les lettres aux locataires, notamment les trousses de bienvenue, les frais de location, les arrérages, etc. Faire la liaison entre les locataires et la comptabilité au sujet des questions de comptes clients et fournisseurs au besoin Obtenir les certificats d’assurance de la part des locataires Maintenir et mettre à jour les rapports de dépôts de sécurité Coordonner les déménagements entrants et sortants des locataires Surveiller et faire le suivi des comptes des unités vacantes Maintenir l’information dans les répertoires des propriétés Collaborer avec les exploitants d’immeuble et les sous-traitants tel que requis ou demandé Se conformer et soutenir de façon proactive la culture de durabilité environnementale et de responsabilité sociale et corporative de QuadReal Autres tâches tel que demandé Expérience et qualifications : Études postsecondaires en administration, immobilier ou autre discipline reliée à la comptabilité Quatre années ou plus d’expérience dans un rôle administratif, d’expérience en gestion immobilière ou dans le secteur immobilier, un atout Connaissance approfondie des principes comptables, idéalement assortie de deux années d’expérience aux comptes fournisseurs et comptes clients Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office Expérience avec Yardi, un atout Excellentes aptitudes pour la communication écrite et verbale et étiquette professionnelle au téléphone Aptitudes exceptionnelles pour la communication interpersonnelle Capacité démontrée d’effectuer des tâches multiples et de définir efficacement ses priorités Excellentes aptitudes pour le travail d’équipe, accompagnées de la capacité de travailler de façon autonome Attitude proactive, prend l’initiative sans devoir être dirigé Efficace dans un environnement fébrile Intérêt prononcé à partager des idées et à trouver des occasions d’améliorer nos services de gestion immobilière Orienté vers les résultats, avec un souci prononcé du détail, de la précision et de la qualité du travail Dévouement envers la prestation d’un service exceptionnel, jour après jour Capacité à performer avec une intégrité exceptionnelle, à toujours s’efforcer de faire ce qui doit être fait et à contribuer à créer un environnement fondé sur la confiance, l’honnêteté et le respect Selon le poste, QuadReal offre un ensemble de récompenses globales compétitives en plus du salaire de base, pouvant inclure un plan d’incitation fondé sur la performance, des avantages complets en matière de santé et de soins dentaires, un régime de retraite et des congés payés. Le salaire réellement offert tiendra compte d’un large éventail de facteurs, y compris — sans s’y limiter — les compétences, l’expérience, la formation et l’éducation de la personne, la rémunération du poste sur le marché ainsi que les considérations d’équité interne. Nous valorisons la diversité des expériences et des points de vue. Même si vos compétences ne correspondent pas entièrement aux qualifications ou à la fourchette salariale indiquées, nous vous encourageons à postuler – vous pourriez très bien convenir à ce poste ou à d’autres au sein de notre communauté. Les candidats pourraient également être considérés pour d’autres postes au sein de l’organisation lorsque leurs qualifications et leur expérience correspondent plus étroitement aux occasions disponibles. Nous utilisons la technologie d’intelligence artificielle (IA) — parallèlement à une revue humaine — pour aider à l’examen et à l’évaluation des candidats à ce poste. Notre équipe de recrutement reste impliquée dans toutes les décisions. Avis aux recruteurs: QuadReal n’accepte pas les candidatures non sollicitées provenant d’une source autre que directement d’un candidat. Toute candidature non sollicitée envoyée à QuadReal, directement ou indirectement, sera considérée comme la propriété de QuadReal. QuadReal ne versera aucun frais pour tout placement résultant de la réception d’une candidature non sollicitée. Une agence de recrutement doit d’abord avoir une entente d’agence valide, écrite et dûment exécutée pour des services engagés afin de pouvoir soumettre des candidatures. QuadReal Property Group offrira des mesures d’adaptation raisonnables à tout moment durant le processus d’embauche pour les candidats en situation de handicap ou pour ceux ayant besoin d’une offre d’emploi dans un format alternatif. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation, veuillez en informer le membre de l’équipe d’acquisition de talents avec qui vous travaillez et inclure les informations suivantes : numéro de l’offre d’emploi, votre nom et votre méthode de contact préférée. About QuadReal Property Group QuadReal Property Group is a global real estate investment, development and operating company headquartered in Vancouver, British Columbia. Its assets under management are $98.5 billion. From its foundation in Canada as a full-service real estate operating company, QuadReal has expanded its capabilities globally for investments in equity and debt in both the public and private markets. QuadReal invests directly through operating platforms in which it holds an ownership interest and via programmatic partnerships. QuadReal seeks to deliver strong investment returns while creating sustainable environments that bring value to the people and communities it serves. Now and for generations to come. QuadReal: Excellence lives here. Role Description An exciting opportunity has arisen to join one of QuadReal’s Property Management teams as a Property Administrator. QuadReal prides itself on helping tenants and residents achieve their goals. We strive to create a welcoming community for tenants, residents and their visitors and will help support them to achieve their sustainability goals, whether those are formal reduction targets or just living well. The Property Administrator will report directly to the Property Manager and is responsible for administration support for all aspects of day-to-day activities for Marché Central and the office tower of 9001 l ’Acadie . Responsibilities Working closely with the General Manager, Property Manager and Building Operators to develop strong tenant relationships and complete all administrative functions relating to property management Responsible for rent collection, cheque posting and application of money to tenant accounts Processing all vendor invoices (including capital) in Yardi Prepare & distribute letters to tenants including welcome packages, rental charges, arrears etc. Liaise with tenants and accounting regarding accounts receivable/payable matters as required Coordinate supplier enrolment in PremiseHQ Collect insurance certificates from tenants Maintain and update security deposit reports Coordinate tenant move-ins and move-outs Monitor and track vacant unit accounts Maintain information in property directories Assist assigned property manager directly on various tasks, including preparation of monthly reports to clients Work with building operators & contractors as required or directed Embrace and pro-actively support QuadReal’s culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility Other duties as assigned Experience and Qualifications: Post-secondary in business, real estate, or accounting related discipline 4+ years of experience in an administrative role, experience in property management or real estate experience would be considered an asset Proficient with principles of accounting ideally with 2 years’ accounts receivable/payable experience Proficiency with Microsoft Office Programs Yardi experience would be an asset Excellent written and verbal communication skills and Professional phone etiquette Exceptional interpersonal skills Demonstrated ability to multi-task and prioritize effectively Keen attention to detail Excellent teamwork skills complemented by the ability to work well independently Proactive, self-starter, takes initiative without being directed Thrives in a fast-paced environment An eagerness to share ideas and find opportunities to improve our property management services Results oriented, detail-oriented and accurate A dedication to providing exceptional service, every day Ability to perform with exceptional integrity, always striving to do the right thing and help to create an environment built on trust, honesty, and respect Based on the position, QuadReal offers a competitive total rewards package in addition to the base pay, which may include a performance-based incentive plan, comprehensive health & dental benefits, pension plan, and paid time off. The actual salary offered will take into consideration a wide array of factors including, but not limited to, the individual’s skill, experience, education and training, the market compensation of the role, and the consideration to internal equity. We value diverse experiences and perspectives. Even if your skills don’t align 100% with the listed qualifications or salary range, we encourage you to apply – you may be a great fit for this role or others in our community. Applicants may also be considered for alternative positions within the organization where their qualifications and experience align more closely with available opportunities. We use artificial intelligence (AI) technology — alongside human review — to assist in screening and assessing applicants for this position. Our recruitment team remains involved in all decisions. Candidates must be legally authorized to work in Canada as the company does not provide work permit sponsorship for this role. Note to Recruiters: QuadReal does not accept unsolicited resumes from any source other than directly from a candidate. Any unsolicited resumes sent to QuadReal, directly or indirectly, will be considered QuadReal property. QuadReal will not pay a fee for any placement resulting from the receipt of an unsolicited resume. A recruiting agency must first have a valid, written and fully executed agency agreement contract for engaged services to submit resumes. QuadReal Property Group will provide reasonable accommodation at any time throughout the hiring process for applicants with disabilities or for those needing job postings in an alternate format. If you require accommodation, please advise the Talent Acquisition team member you are working with and include the following: Job posting #, your name and your preferred method of contact. #LI-KA2