Recepcionista

Job description

Objetivo del Puesto: Facilitar la comunicación entre el personal de la agencia y los contactos exteriores, así como entre los mismos empleados de la agencia. Apoyo al trabajo administrativo. Funciones Principales: Recibe y organiza la correspondencia externa e interna de todos los empleados de la agencia. Recibe llamadas nacionales e internacionales y las conecta con los empleados. Facilita el acceso de llamadas a celular e internacionales de los empleados. Maneja la agenda de contactos. (Ogilvy nivel mundial, Agencias de Publicidad, clientes, etc.) Actividades Principales: Emite ¨quedan¨ a proveedores contra factura y orden. Entrega de materiales publicitarios. Entrega facturas y órdenes de medios/producción a los departamentos de contabilidad y producción. Localiza a miembros de la agencia cuando son solicitados (por teléfono o por altavoz en algunos casos). Recibe a visitantes/clientes amablemente y localiza al empleado encargado. Mantiene al día los contactos de la agencia. Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas Facilita la comunicación interna de la agencia. Elabora calendarios de cumpleañeros mes a mes Competencias: Capacidad para aprender a manejar sistemas informáticos. Organizada y metódica. Capacidad de trabajar en equipo. Vocación de servicio, compromiso con el trabajo y la Institución. Habilidades en lenguaje oral y escrito, tanto en fluidez como en claridad. Buen relacionamiento interpersonal. Actitud positiva, con deseos de aprender y contribuir positivamente. Autodidacta y Pro-activa. Muy buena presentación Factores Claves de Éxito: Organización y seguimiento oportuno. Buena comunicación. Iniciativa. Confidencialidad Amabilidad Honestidad