Recruiting Coordinator

Collectors is the leading creator of innovative technology that provides value-added services for collectors worldwide. We grade, authenticate, vault, and sell millions of record-setting collectibles, all while modernizing and digitalizing the process to further our mission of helping collectors pursue their passions. We’re always on the lookout for talented people to join our growing team. Our services span collectible trading cards, autographs, comic books, coins, video games, event tickets, and memorabilia. Our subsidiaries include PSA, PCGS, Beckett, SGC, and Card Ladder. Since our founding in 1986, we have graded and authenticated millions of items. We employ more than 3000 people across our headquarters in Santa Ana, California and offices in New Jersey, Texas, Florida, Japan, Shanghai, Hong Kong, Canada, Mexico, Germany, and France. With our proven track record of success, we are excited to expand our operations to Germany. As a startup operation in this new market, we offer a unique opportunity for innovative and driven individuals to make a significant impact. Join us at the forefront of establishing the PSA brand in Europe and enjoy the benefits of working in a startup environment backed by the stability and resources of a successful US business. Collectors ist führender Entwickler innovativer Technologien und bietet Sammlern weltweit Dienstleistungen mit zusätzlichen Nutzen. Wir bewerten, authentifizieren, lagern und verkaufen Millionen von Sammlerstücken, die Rekorde brechen. Dabei modernisieren und digitalisieren wir unsere Prozesse kontinuierlich, um Sammler bei der Ausübung ihrer Leidenschaften zu unterstützen. Wir sind stets auf der Suche nach talentierten Mitarbeitern für unser wachsendes Team. Unser Angebot umfasst Sammelkarten, Autogramme, Comics, Münzen, Videospiele, Veranstaltungstickets und Erinnerungsstücke. Zu unseren Tochtergesellschaften gehören PSA, PCGS, Beckett, SGC und Card Ladder. Seit unserer Gründung im Jahr 1986 haben wir Millionen von Artikeln bewertet und authentifiziert. Wir beschäftigen mehr als 3000 Mitarbeiter in unserem Hauptsitz in Santa Ana, Kalifornien, und in unseren Büros in New Jersey, Texas, Florida, Japan, Shanghai, Hong Kong, Kanada, Mexiko, Deutschland und Frankreich. Aufgrund unserer nachweislichen Erfolgsbilanz freuen wir uns, unsere Geschäftstätigkeit auf Deutschland auszuweiten. Als junges Unternehmen in diesem neuen Markt bieten wir innovativen und engagierten Menschen die einzigartige Chance, einen entscheidenden Beitrag zu leisten. Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft der Marke PSA in Europa mit. Profitiere von den Vorteilen eines dynamischen Startup-Umfelds mit der Stabilität und den Ressourcen eines erfolgreichen US-Unternehmens. We’re looking for a Candidate Experience Lead to join the Talent Acquisition team. In this role, you will provide an excellent candidate experience and will be responsible for the seamless execution and management of our recruiting lifecycle, including owning candidate and stakeholder communication, interview scheduling and coordination, application tracking system and data management for your pipelines, and process improvements. You'll be embedded within the Talent Acquisition team, working with hiring managers across our variety of teams as the candidate advocate for every person interviewing at Collectors. You’ll coordinate each step of a candidate’s interview cycle from start to finish, ensuring a smooth, professional, effective, and high quality interview experience for all candidates. You’ll report to the Senior Program Manager, People Operations and will be based in Frankfurt, Germany. Onsite Requirement: This role requires you to be onsite in the office 5 days per week. What You'll Do: Own end-to-end coordination and execution of recruiting lifecycle in partnership with recruiters Take responsibility for candidates’ progression through pipelines, prioritizing, solving problems and escalating challenges to recruiters as needed Schedule virtual and on-site interviews for multiple candidates, ensure quality feedback is collected following interviews Facilitate on-site baseline tests for Grading and Authentication pipelines Develop an understanding of the organization, including the various functions and career levels, to power strong judgment in coordinating interview loops and candidate experiences Initiate and manage full-cycle communication for the coordination process, from initial outreach when a candidate applies, to coordinating interviews at the Collectors Universe office Help drive impact on the candidate experience as the first point of contact for candidates, as well as be a resource and own the entire candidate experience throughout the recruitment process Manage a high volume of applicants and interviews for candidates using scheduling software Collaborate with recruiters and hiring managers to ensure candidates are moved through the recruitment process seamlessly Champion candidate momentum and experience and promote data accuracy and hygiene Identify opportunities for recruiting process improvement and propose practical solutions Partner with team leadership to build and define coordination function as well as strategic projects as they arise Support Germany-specific hiring and pre-employment processes. Ensure compliance with German employment regulations and GDPR (EU data privacy requirements) when handling candidate data. Support international candidates by coordinating required documentation and next steps. Coordinate onsite interviews and candidate logistics with local teams. Who You Are: 1-3 years + of experience in service-oriented or customer-facing roles, in addition to 1+ years of professional experience Interest in talent acquisition and/or human resources; coordinating or recruiting experience is a plus Exceptional writing and communication skills with the ability to work across a variety of internal and external stakeholders Strong organizational skills and a high attention to detail; you are able to manage a high volume of candidates and emails effectively Ability to think on your feet, change or adapt to ambiguous situations, and juggle multiple priorities at once in a fast-paced onsite environment. Proactive, collaborative problem solver with the ability to zoom out and understand the greater context and impact of tasks Fluent in German and English Pay Transparency Statement: The gross annual salary range for this position is €41,714.58 to €55,167.54. Placement within the range is based on objective, gender-neutral factors such as relevant experience, qualifications, and scope of responsibility. This role may also be eligible for bonuses or other variable compensation. Entgelttransparenz Die Bruttojahresvergütung für diese Position liegt zwischen €41.714,58 und €55.167,54. Die Einordnung innerhalb dieser Spanne erfolgt auf Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien wie einschlägiger Berufserfahrung, Qualifikation und Verantwortungsumfang. Zusätzlich kann diese Position für Bonuszahlungen oder andere variable Vergütungsbestandteile in Frage kommen. Diversity Statement: Collectors Universe is an equal opportunity employer. We welcome applications from all qualified candidates regardless of ethnic origin, gender, religion or belief, disability, age, or sexual orientation (m/w/d). Diversity und Chancengleichheit Collectors Universe ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidat*innen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung (m/w/d). Diversity Statement: Collectors Universe is an equal opportunity employer. We welcome applications from all qualified candidates regardless of ethnic origin, gender, religion or belief, disability, age, or sexual orientation (m/w/d). Diversity und Chancengleichheit: Collectors Universe ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidat*innen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung (m/w/d). Reasons To Join Us: The opportunity to be a part of our Germany operation and to make a meaningful impact on the successful launch of PSA in the EU A dynamic and collaborative international team An organization dedicated to supporting the passionate Collectors community A competitive salary and benefits Residents of areas outside the United States: Please see the Collectors Global Privacy Policy, located here . When you apply to a job on this site, the personal data contained in your application will be collected by Collectors (“Controller”), which is located at 1600 E St Andrew Pl Ste 150 Santa Ana, CA 92705 and can be contacted by emailing . You may reach our privacy protection officer by emailing . Your personal data will be processed for the purposes of managing Controller’s recruitment, hiring, and related activities, which include but are not limited to setting up and conducting candidate interviews and technical exams, evaluating and assessing the results thereof, and communicating with the candidate. Such processing is legally permissible under Art. 6(1)(f) of Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation) as necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the Controller, which are the solicitation, evaluation, and selection of applicants for Employment. Your personal data will be collected by and shared with Workday, a cloud services provider located in the United States of America and engaged by Controller to help manage its recruitment and hiring process on Controller’s behalf. Accordingly, if you are located outside of the United States, your personal data will be transferred to the United States once you submit it through this site. Because the European Union Commission has determined that United States data privacy laws do not ensure an adequate level of protection for personal data collected from EU data subjects, the transfer will be subject to appropriate additional safeguards under the 2021 Standard Contractual Clauses adopted by the European Commission. You can obtain a copy of the standard contractual clauses by contacting us at . Where necessary, we may share your data with additional recipients for the purpose of processing your application and/or concluding an employment contract. Examples include Deel Inc., our employer of record in Europe, and staffing agencies. We will only do so in accordance with applicable legal requirements. Your personal data will be retained by Controller as long as Controller determines it is necessary to evaluate your application for employment. Under the GDPR, you have the right to request access to your personal data, to request that your personal data be rectified or erased, and to request that processing of your personal data be restricted. You also have the right to data portability. In addition, you may lodge a complaint with an EU supervisory authority. Warum du zu uns kommen solltest: Die Möglichkeit, Teil unseres Deutschland-Teams zu werden und den erfolgreichen Start von PSA in der EU aktiv mitzugestalten Ein dynamisches, internationales Team mit enger Zusammenarbeit Eine Organisation, die sich der Unterstützung der leidenschaftlichen Collectors-Community verschrieben hat Eine attraktive Vergütung sowie umfassende Benefits Für Bewerber außerhalb der Vereinigten Staaten: Bitte lies unsere globale Datenschutzrichtlinie von Collectors hier . Wenn du dich über diese Website bewirbst, werden die in deiner Bewerbung enthaltenen personenbezogenen Daten von Collectors („Verantwortlicher“) verarbeitet. Der Verantwortliche hat seinen Sitz in 1600 E St Andrew Pl Ste 150, Santa Ana, CA 92705, USA und ist unter erreichbar. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichst du unter . Deine personenbezogenen Daten verarbeiten wir, um unseren Recruiting- und Einstellungsprozess durchzuführen. Dazu gehört insbesondere die Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen und fachlichen Assessments, die Auswertung der Ergebnisse sowie die Kommunikation mit dir im Bewerbungsprozess. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), da sie für die Durchführung und Steuerung unseres Bewerbungsprozesses erforderlich ist. Deine Daten werden außerdem von Workday, einem Cloud-Dienstleister mit Sitz in den USA, verarbeitet, den wir zur Unterstützung unseres Recruiting- und Einstellungsprozesses einsetzen. Wenn du dich außerhalb der USA befindest, werden deine Daten daher in die USA übermittelt, sobald du sie über diese Website einreichst. Da die Europäische Kommission festgestellt hat, dass in den USA kein gleichwertiges Datenschutzniveau besteht, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter zusätzlicher Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission aus dem Jahr 2021. Eine Kopie dieser Standardvertragsklauseln kannst du unter anfordern. Soweit erforderlich, geben wir deine Daten an weitere Empfänger weiter, um deine Bewerbung zu bearbeiten und/oder einen Arbeitsvertrag abzuschließen. Dazu können beispielsweise Deel Inc, unser Employer of Record in Europa oder Personalvermittlungsagenturen zählen. Dies erfolgt selbstverständlich nur im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorgaben. Wir speichern deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Prüfung deiner Bewerbung erforderlich ist. Nach der DSGVO hast du das Recht auf Auskunft über deine gespeicherten Daten, auf Berichtigung oder Löschung sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Außerdem hast du das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus kannst du dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in der EU beschweren.