Référent administratif secrétariat de Radiologie - Temps plein (H/F/X)

Job description

Dans ce rôle stimulant, le/la référente.e administrative du secrétariat Radiologie garantit le bon fonctionnement du secrétariat, veille au respect des procédures, à l'optimisation des processus et s’assure de l’exécution efficace des tâches par l’ensemble de l’équipe des secrétaires. Ainsi vous contribuez à offrir aux patients une prise en charge fluide et de qualité. Responsabilités spécifiques Gestion du personnel (horaires, congés etc) Gestion des inscriptions des patients Suivi de la facturation, des erreurs de facturation et gestion des plaintes Suivi des examens non protocolés ou non transmis Interface avec le service IT concernant les logiciels radiologiques (notamment PACS on Web) Gestion des agendas en radiologie (IRM, RX, CT, etc.) : Vérification de la bonne prise des rendez-vous Adéquation entre la prescription et l’examen demandé Suivi des plages horaires réservées aux prescripteurs afin d’éviter toute sous-utilisation Mise à jour et suivi du vade-mecum du secrétariat : Centralisation des informations essentielles (examens avec contraste, codification, combinaisons autorisées, etc.), connaissance des codes de radiologie Autres missions Amélioration de l’expérience patient au guichet Formation des secrétaires à la gestion des situations difficiles Optimisation du flux de prise de rendez-vous (bornes, e-mail, call center, guichet), en semaine et le week-end Participation à la mise en place du nouveau système (Epic): gestion des demandes/prescriptions d’avances; organisation d’un système de contrôle et de validation des rdv Mise en place et suivi du processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs Leader empathique, diplomate et motivé Bonne gestion du stress Excellentes compétences organisationnelles La connaissance des logiciels Medes/Wish constitue un atout Esprit d’équipe, collaboration étroite avec les secrétaires, les technologues et les radiologues Expérience en milieu hospitalier Capacité à déléguer les tâches et à superviser de manière positive, avec une répartition claire des responsabilités Vous possédez une excellente maîtrise d'au moins une des deux langues nationales (français ou néerlandais) ainsi qu'un niveau minimum B1 dans l'autre langue Nous offrons: Un cadre de travail stimulant et enrichissant Une rémunération barémique IFIC avec reconnaissance de votre ancienneté pertinente Assurance hospitalisation après 6 mois et assurance accident vie privée 25 jours de congé/an (au prorata du temps de travail) ainsi que des jours de congé supplémentaires à 50, 52 et 55 ans Consultations médicales à la Clinique Saint-Jean aux tarifs mutuelle Intervention dans la formation continue Soutien à l’apprentissage du néerlandais et/ou du français Situation privilégiée au cœur de Bruxelles Restaurant d’entreprise à tarif préférentiel Un cadre professionnel chaleureux où l'aspect humain est mis en avant En tant qu'entreprise inclusive, la clinique Saint-Jean s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination. #LI-VM1 Au cœur de Bruxelles, nous prenons soin de tout un chacun. La Clinique Saint-Jean est un lieu d'écoute et de respect des différences. Cela vaut pour nos plus de 30.000 patients et pour nos 1.800 collègues. Ensemble, nous nous engageons à offrir les meilleurs soins, en utilisant des traitements de pointe et des nouvelles technologies. Et ensemble, nous créons un environnement où tout le monde se sent chez soi. Aimez-vous organiser, coordonner et soutenir une équipe dans un environnement hospitalier ? Le secrétariat de Radiologie est à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) administratif(ve), véritable moteur du fonctionnement quotidien du service et point de contact central pour l’équipe.